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Gestão, Estratégia e Qualidade

Cartório do Zero: um case prático de transição do 2º Ofício de Cuiabá

Desde que Dra. Niuara Borges tomou conhecimento sobre sua nomeação para o Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, foram muitos planejamentos.

Não é nada fácil fazer a transição de um cartório. Ainda mais sendo de uma capital. São muitos detalhes para observar, analisar, selecionar e efetivar para iniciar a Gestão de um Cartório do Zero.

Quando fui comunicada deste Desafio, logo me prontifiquei a entrar o meu melhor. Planejamos as etapas em fases: Seleção e Contratação; Organização Estrutural; Treinamentos e Humanização; e Avaliação. Isso tudo foi realizado em 3 meses de atividade!

Com a realização do diagnóstico técnico, foram pontuados considerações pertinentes as boas práticas legais, de gestão e de qualidade, para a melhoria dos serviços prestados aos usuários e a capacitação dos colaboradores para uma conduta ética e de integridade. Foram desenvolvidas as ações no diagnóstico através de visitas técnicas presenciais guiada por:

– Avaliação das normas técnicas de gestão

– Avaliação do nível de atendimento, postura e comportamentos no trato ao cliente

– Avaliação da infraestrutura e adaptações gerais para facilitar a prestação dos serviços

– Avaliação da equipe interna e políticas introduzidas a Gestão de Pessoas e Compliance

– Avaliação da execução dos processos e operacionalidade do sistema interno

– Avaliação ao acesso e facilitados aos serviços a distância/online para os clientes

Assim, seria mais fácil em iniciar toda a transição. Vou falar com mais detalhes sobre as fases.

Seleção e Contratação: fiz o mapa do perfil desejado pela Oficial Titular, em cada posição, suas qualificações necessárias e enquadramento ao Plano de Carreiras estabelecido. Realizei toda a seleção através da plataforma do Inspire Qualidade, garantindo imparcialidade e objetividade no processo seletivo.  Primeiramente, foram dados os privilégios de seleção aos colaboradores em atividade no Cartório. Todos passaram pela seleção. Foram contratados mais de 70% dos ex-colaboradores. Logo depois, com as vagas ainda em aberto, foi conduzido o processo seletivo externo. Foram quase mil currículos recebidos em 4 dias! As seleções foram realizadas através de análise de currículo e entrevista pessoal. Os finalistas passaram por entrevista diretamente com a titular, para garantir o perfil desejado. Os benefícios foram melhorados e seguidos os padrões atuais de mercado, sendo: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico. No total, foram contratados 55 colaboradores e realizado o treinamento de integração de novatos, através do Regulamento Interno e de Conduta a equipe.

Organização estrutural: houveram várias mudanças significativas, a iniciar do layout até o sistema operacional, para fornecer a celeridade na execução dos serviços. A primeira tarefa foi desenvolver as filosofias principais para o Cartório (Visão, Missão e Valores). Foram adquiridos novos computadores e impressoras, troca do sistema ERP, painel de senha, troca das versões do sistema operacional, desenvolvimento de novo site institucional, desenvolvido um novo sistema de microfilmagens, novo sistema de telefonia, novos imobiliários, adicionado novos balcões e áreas de atendimento, instalação de totens de atendimento, novos bebedouros e melhoria no sistema de refrigeração. Para melhorias na área do atendimento, aumentou mais de 50% dos guichês de atendimento que consequentemente, refletiram em um aumento de 50% na quantidade de atendimentos diários pelo cartório. Além disso, foi implementado o sistema de senhas na entrada do cartório, através de uma triagem orientativa sobre quais serviços o cliente realmente precisa ser atendimento e um toten de atendimento customizado para os mais experientes. Foi implantado mesas para assinaturas de documentos em conveniência ao cliente no fundo da área da recepção. Foi aprimorado as ações de prevenção ao Covid perante a área do atendimento ao cliente, com delimitações de faixas e álcool gel para todos. Foi mantido o agendamento dos atendimentos durante os meses de novembro e dezembro.

Treinamento e Humanização: Foi realizado ainda um Treinamento de Integração para introduzir a nova cultura, diretrizes de conduta, mentalidade e comportamento na equipe, além dos treinamentos para utilização do novo sistema para acelerar o desenvolvimento do serviço e melhorar o atendimento ao cliente. Foi melhorado a área de descanso da equipe, com a compra de poltronas, televisão, ar condicionado, quadro de avisos e área do café. Implantado novos uniformes e entregue junto ao Kit do Novato, com squeeze, máscara e caneta personalizadas. Foram estabelecidas normas de conduta, política de atendimento ao cliente entre outros treinamentos para a melhoria da gestão, da equipe e do Compliance do Cartório. Foi implantado o Sistema de Indicadores de Processos, para visualização da Produtividade e Qualidade de toda equipe, monitorada pelos líderes. Foi incluído o novo chat RocktSpark para facilitar a comunicação com a equipe interna. Ações sociais motivacionais foram realizadas junto aos colaboradores na confraternização do final do ano, com a apresentação do grupo de “Orquestra, Balé e Coral Flauta Mágica”, um projeto único e especial.

Avaliação: Em menos de 3 meses já consegue observa as grandes mudanças dentro do Cartório, tanto pela equipe quanto pelos próprios clientes, tanto em sua estrutura, quanto na prestação dos serviços. A base da Gestão e Qualidade foram implantadas com sucesso. Mais de 95% das pessoas selecionadas, foram avaliadas e mantidas na equipe e com um bônus pela sua efetivação. Ainda há muitos desafios para serem resolvidos e aperfeiçoados. Com a implantação do Programa de Qualidade desde a sua posse, Dra. Niuara Borges deseja que a sociedade de Cuiabá consiga perceber melhorias na prestação dos serviços deste Cartório, de forma rápida, simples e com resultados tangíveis.

Nesse meio tempo, foi comemorado os 200 anos do Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, onde o Inspire Qualidade não pode deixar de reconhecer este momento e produziu um Livro com a coleta de relatos da história deste Cartório. Uma obra que você consegue ter acesso via site www.2oficiocuiaba.com.br

O Inspire Qualidade trabalha de acordo com o perfil estratégico de cada Titular, sendo um mentor, seu “braço direito” nos momentos mais sensíveis, de desafios e também de reconhecimentos a toda a equipe do Cartório.

Fico imensamente grata e feliz por participar desta história. A jornada apenas começou… 

Se você é Titular de um Cartório e está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão e pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Encontre seu Ikigai

Na cultura de Okinawa, Japão, há um conceito muito simples e profundo, com infinitas camadas, conhecido como ikigai (生き甲斐). Em uma tradução aproximada, significa “razão de viver”.

Também tem sido traduzido, de maneira bem livre, como “razão pela qual você se levanta de manhã”.

O conceito Ikigai começou desde o período Heian (794 a 1185) – talvez muito antes.

O ideograma [甲] vem de concha ou carapaça que era algo muito valioso no passado. Entretanto, o ideograma [斐] significa literalmente bonito, florido ou estampado.

Alguns afirmam que a longevidade dos japoneses tem forte relação com o conceito de Ikigai.

De acordo com a tradição japonesa, todos possuem um ikigai (ou propósito de vida) bastante óbvio. Entretanto, a maioria das pessoas não conseguem encontrar esse propósito de vida ou não vivem de acordo com ele.

Vamos considerar que qualquer atividade que desenvolvemos pode cair em um desses quatro grandes conjuntos: (i) aquilo que amamos, (ii) aquilo que fazemos bem, (iii) aquilo do que o mundo precisa, e (iv) aquilo que te pagam para fazer. Esses conjuntos têm diferentes interseções entre si. As interseções são a sua paixão, a sua missão, a sua profissão e a sua vocação.

Pode haver uma atividade que você ame e faça bem; se você descobrí-la, saiba que essa é a sua paixão. Outra atividade você faz bem e é rentável; essa é a sua vocação. Em alguns casos, há uma atividade que você e ama e da qual o mundo precisa; essa é a sua missão. E, por fim, quando o mundo precisa de uma atividade, está disposto a pagar por ela e você está disposto a realizá-la, essa é a sua profissão.

Contudo, para viver uma vida plena, ou seja “encontrar a si mesmo”, o ideal é conseguir colocar a principal atividade que você desenvolve na interseção dos quatro conjuntos. Esse é o ikigai.

Como encontrar seu Ikigai

Para encontrar o seu Ikigai, você precisará olhar para o seu interior e refletir sobre o que você ama, quais valores você carrega consigo, qual atividade você faz com tanto prazer que nem percebe o tempo passar…

Para isso, posso indicar os pontos a seguir:

a) Faça uma reflexão sobre si mesmo

Para começar, uma reflexão sobre si já é um bom caminho. Se você não tem ideia de como fazer essa reflexão, algumas perguntas poderão te ajudar nessa empreitada:

  • O que você ama fazer?
  • No que você é bom?
  • No que o mundo precisa de você?
  • Pelo que você pode ser pago?

Encontrando um ponto em comum, onde houver harmonia entre todos esses pontos, você saberá o seu Propósito.

b) Pontos chave que poderão te ajudar

Muitas vezes, encontrar as respostas para essas perguntas não é algo tão fácil assim, então existem alguns pontos chave que poderão ajudar na descoberta, são eles:

  • Pare de atuar no piloto automático: constantemente pergunte a si mesmo se o que você faz lhe traz felicidade.
  • Não se compare a ninguém, não deseje ter o mesmo que os outros: Você é a sua própria referência.
  • Todos nós temos talento: todos nós temos algum tipo de habilidade excepcional que nos diferencia dos outros e que devemos aproveitar. Qual é a sua?
  • Sinta o Ikigai aqui e agora: aprenda mais com você mesmo.
  • Quais são suas atividades diárias que te levam a continuar investindo o seu tempo para fazer cada vez melhor?
  • Conscientize-se: muitas vezes, viver de acordo com o nosso Ikigai também significa deixar de lado uma grande parte do que nos rodeia. Devemos nos conscientizar de que é algo que exigirá de nós muita coragem.
  • O Ikigai é o oposto da passividade ou do conformismo: Ele exige muito de você e o faz se sentir vivo, livre e cheio de energia, independentemente da sua idade ou do seu estado físico, porque acima de tudo, é um estado mental.
  • Somente saber o que é Ikigai não importa: Coloque-o em ação!

E depois disso…

c) Crie o seu próprio diagrama

Diagrama Ikigai

Como podemos ver, o diagrama do Ikigai é composto pelas seguintes esferas:

  • O que você ama
  • O que você é bom
  • O que você pode ser pago para realizar
  • O que o mundo precisa

As intersecções dessas esferas, mostram mais profundamente sobre seus ideais:

  • O que você ama + O que você é bom = Paixão
  • O que você é bom + O que você pode ser pago para realizar = Profissão
  • O que você pode ser pago para realizar + O que o mundo precisa = Vocação
  • O que o mundo precisa + O que você ama = Missão

Qualquer atividade que fazemos está em um desses conjuntos e o Ikigai está no centro, é a junção de todas. Conseguindo encontrá-lo, além de obter sucesso nos negócios, você ainda vive com mais qualidade e melhor, pois estará satisfeito e feliz.

d) Realizando os passos

  1. Leve de 30 a 60 minutos para refletir sozinho, com um caderno e uma caneta.
  2. Esboce o diagrama de Ikigai e rotule cada círculo.
  3. Passe de 5 a 10 minutos em cada um dos quatro círculos, refletindo e anotando as ideias mais fortes que vêm à mente para cada pergunta.
  4. Depois de fazer anotações para cada círculo, tente escrever uma única frase que exprima seu Ikigai: a intersecção das quatro áreas. ** Não precisa ser conciso, gramaticalmente correto ou polido! **
  5. Reflita sobre o que você escreveu.
  6. Compartilhe com alguém próximo a você. Considere o quão bem alinhado o resultado do seu Ikigai está com sua vida profissional hoje.
  7. Finalmente, se você descobrir que há desalinhamento entre seu Ikigai e sua vida profissional atual, desafie-se a dar um pequeno passo ousado imediatamente.

As vantagens de um negócio alinhado ao seu Ikigai

Ter um negócio alinhado ao seu Ikigai é a chave para o sucesso. Sucesso aqui, não deve ser apenas visto como ganhar muito dinheiro ou enriquecer em pouco tempo. Sucesso nesse sentido, significa trabalhar naquilo que ama, trabalhar em algo que esteja alinhado à nossa essência, aproveitando ao máximo as nossas capacidades e como consequência, garantindo a satisfação de outras pessoas também.Yin Yang

Encontrar o equilíbrio entre as áreas é o caminho para ter êxito nos negócios e viver melhor.

Trabalhar com satisfação aumenta a nossa auto-estima e melhora o nosso humor. Com isso, nosso sistema imunológico torna-se mais forte, nos distanciamos das doenças e passamos a viver mais e melhor.

Por que você tem medo de tomar decisões?

4 erros que (quase) todo chefe comete ao tomar decisões | Exame

Mais de 95% das pessoas tem medo de tomar decisões em suas vidas. Isso é porque todo o processo de decisão tem um tipo de dificuldade, algum tipo de conflito para poder fazer a sua escolha.

 Lidamos com desafios familiares, ciladas emocionais, exigências profissionais, expectativas dos relacionamentos e tantas outras questões…

Tudo que envolve relações humanas é complexo e exige de nós articulações entre as quatro inteligências: QI (cognitiva), QE (emocional), QA (atitudinal) e QS (espiritual).

Talvez quando você fazia uma pergunta ou fazia um comentário em casa, com seus pais te criticavam, ou te xingavam ou riam de você ou talvez isso aconteceu na escola, com seus amiguinhos que riam e faziam chacotas de você constantemente, criando um trauma e isso fez que você não quisesse mais se expor.

O sinal de alerta é acionado porque talvez em sua história de vida tomar uma decisão estivesse relacionado com muito sofrimento. Ou aqueles que tiveram uma educação muito rígida, inflexível e controlada por regras, não eram permitidos enquanto crianças a fazerem suas próprias escolhas, já que seguir as normas e regras era pré-requisito.

Ou seja, tornaram-se crianças inseguras e com um fraco repertório comportamental nesse sentido, além de não se apropriarem da criatividade como benefício enriquecedor na resolução de problemas.

Preferem não tentar nada por medo de errar. Não gostam de tomar decisões. Permitem que outras pessoas assumam o risco ou a responsabilidade em seu lugar. Você simplesmente perde a chance de ser líder, de ter uma oportunidade melhor, de ter um emprego melhor.

Compreender o motivo real deste fator limitando em sua vida é um divisor de águas. A boa notícia que isso tudo pode ser transformado, mudado, aprendido e modificado.

Você pode procurar um tratamento terapêutico, começar a se permitir a tomar pequenas decisões no trabalho, a participar de grupos na equipe mesmo como ouvinte para entender a dinâmica e atuar como executor de tarefas, participar de grupos sociais da comunidade, pode iniciar dando uma ideia na caixa de sugestões.

Empodere-se que você pode decidir por você. Richard Branson, empresário inglês, um dos homens mais ricos e admirados do mundo, ensina as quatro regras básicas para se tomar decisões que vou passar para você e te ajudar em seus primeiros passos:

A primeira regra de Branson é: Não haja por impulso. Não tome decisões emocionais. Como a neurociência comprova, reagimos à imaginação carregada de emoção, como se aquilo fosse verdade. Devemos esperar 48 horas para decidir sobre algo quando esse algo nos tira do sério.

A segunda regra é: Leve em consideração todas as desvantagens. Antes de tomar qualquer decisão, leve em consideração tudo o que poderia dar errado. Pense nas consequências.

 A terceira regra é: Tenha uma visão geral do todo. Avalie o maior número de opções e variáveis. Solucione problemas. Amplie sua visão e suas respostas no todo. Quanto maior a sua visão, maior o seu poder de decisão.

A quarta regra é: Cuide das suas desvantagens. Todos temos fragilidades, nossas fraquezas e temos que cuidar de cada detalhe para que isso não interfira em nossas decisões, nos prejudicando. Tenha consciência delas, elimine ou reduza suas desvantagens no máximo possível antes de tomar qualquer decisão.

Essas dicas são para ajudar você a tomar melhores decisões em sua vida!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

LGPD: entenda o que mudou com a nova lei

A maioria dos profissionais estava na expectativa da prorrogação da aprovação desta lei para o ano que vem. Só que isso não aconteceu, como previsto para alguns profissionais que vieram acompanhando essa saga desde o início da jornada, como eu já havia avisado a muitos da adequação.

Agora existe uma urgência para se adequar aos requisitos desta Lei, iniciando pelas adequações pela da área digital ou seja, o site institucional da sua organização.

Do que se trata a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais

Em todo o território nacional, todas as empresas deverão se adequar as ao tratamento do uso dos dados pessoais de clientes e usuários, protegendo seus direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade de qualquer cidadão, independentemente de etnia, cor, classe social, religião, gênero, entre outras características.

Para isso, a lei define que tratamento significa toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração.

Ou seja, é necessário deixar claro a finalidade do uso dos dados operacionalizados pela organização mediante ao seu acesso, como será utilizado, como isso ocorrerá, como será armazenado, por quanto tempo e como será excluído.

Nada mais é deixar um ambiente mais transparente e seguro ao usuário/cliente.

Conceitos importantes da LGPD

A lei começa estabelecendo nomenclaturas e criando algumas figuras no processo de tratamento dos dados. Confira alguns dos conceitos.

  • Dado pessoal é qualquer informação relativa a pessoa “identificada ou identificável”
  • Dado pessoal sensível é informação relativa a origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato ou organização, saúde, vida sexual ou dado genético ou biométrico
  • Dado anonimizado é relativo a um titular que não possa ser identificado
  • Banco de dados é o conjunto estruturado de informações pessoais
  • Titular é a pessoa a quem se referem os dados
  • Controlador é a pessoa responsável por tomar as decisões referentes a tratamento de dados
  • Operador é quem executa o tratamento em nome do controlador
  • Encarregado é a pessoa responsável pela comunicação entre as três partes: o controlador e o operador (empresa), o titular e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados
  • Consentimento é a manifestação livre pela qual o titular permite o uso dos dados (o ônus da prova cabe ao controlador)
  • Relatório de impacto à proteção de dados pessoais é a documentação do controlador descrevendo o processo de tratamento dos dados que podem gerar risco às liberdades civis.

O que pode e o que não pode com a LGPD

A nova lei proíbe a obrigatoriedade de informar dados pessoais para acessar serviços e produtos. Dados essenciais para o uso do serviço, como e-mail para fazer o login ou endereço para receber o produto, são uma exceção.

O ponto central da LGPD é a necessidade de consentimento expresso do titular para armazenamento dos seus dados.

Fica proibido ceder ou vender informações de contato de potenciais clientes para divulgação de produtos e serviços por telemarketing, por exemplo.

Está proibido até mesmo o uso dos dados por parte da própria organização para uma finalidade diferente daquela que foi combinada com o cliente.

É preciso obter o consentimento específico e ser capaz de provar isso a qualquer momento.

Para os dados considerados sensíveis, o processo é ainda mais rigoroso.

No caso de dados de crianças e adolescentes, é preciso o consentimento de ao menos um dos pais ou responsável legal.

O que está proibido, segundo a lei: “Acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito”.

Mas se, por exemplo, o formulário de cadastro de contato obriga o usuário a colocar o CPF, isso deve ser alterado para opcional ou ser retirado, pois não interfere diretamente no negócio.

Da mesma forma, se organização tem um aplicativo gratuito, não será mais possível exigir que o usuário compartilhe a privacidade para acessar as funções do app.

Também é importante ficar atento aos Termos de Uso e à Política de Privacidade da sua empresa. Esses documentos continuarão sendo essenciais, mas, mesmo com todas as informações disponíveis neles, ainda será proibido forçar a aceitação do usuário no que diz respeito aos dados pessoais.

Como adequar a LGPD

Iniciar as adequações de forma imediata já deve ser a sua postura nos próximos dias. Deixe claro a todos os clientes e usuários sobre a forma como sua organização liderá com as questões da Lei de forma mais transparente ao tratamento de dados a partir de agora.

Faça um diagnóstico geral: qual é o caminho que as informações das pessoas percorrem na sua organização? É necessário conhecer toda a vida útil desses dados, desde a coleta até o armazenamento, a finalidade de uso, etc. Dependendo do porte da organização e da complexidade dos serviços realizados, pode ser recomendável a contratação dos serviços de uma consultoria.

Crie uma Política adequada para o Uso dos Cookies. É preciso pedir permissão aos usuários para o uso desta ferramenta, seguidas de uma explicação de como eles funcionam, ficando mais fácil dos usuários confirmarem com uma resposta afirmativa ao seu uso.

Conforme o usuário avance no relacionamento e interação em seu site, maior deve ser a criação de avisos e políticas para o proteção deste dados.

Para não passar batido, fiz algumas dicas para você já iniciar algumas mudanças essa semana em sua organização:

  • Crie uma autorização para tratamento de dados pessoais separada das outras cláusulas contratuais. Será mais um documento que precisará ser aceito pelo usuário;
  • Incluia na autorização se os dados pessoais serão transmitidos para outras empresas, mesmo que coligadas ou pertencentes aos mesmo grupo econômico;
  • Faça um pop-up de consentimento na hora de finalizar o pedido ou o cadastro de um cliente. Informar que os dados serão coletados e processados para questões de faturamento é suficiente;
  • Peça a autorização para se comunicar com o usuário por e-mail, SMS e WhatsApp e lembrá-lo, sempre que enviar uma mensagem, que ele já autorizou tal ação. No entanto, é importante disponibilizar uma opção para que usuário deixe de recebê-las quando desejar;
  • Implemente uma estrutura para responder aos usuários que passarão a ter o direito de consultar qualquer empresa para saber se ela possui dados referentes a eles, quais são esses dados e como foram obtidos. As informações deverão ser repassadas via internet ou fisicamente, a critério do usuário;
  • Além da estrutura para responder, é preciso manter uma equipe para atender aos pedidos de exclusão, pois o usuário poderá requerer à organização que exclua seus dados pessoais após a satisfação das obrigações (pagamento, entrega, entre outros).

Importante ressaltar que você deve nomear e treinar um colaborador ou até mesmo contratar um profissional para ser responsável pela Privacidade e Proteção dos Dados, nomeá-lo como Data Protection Officer, ou DPO, para assegurar que todas as decisões tenham um embasamento legal e uma fiscalização assertiva. É ele quem deve fazer a ponte entre a organização e a  Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD), o órgão regulador da lei.

Fiscalização e penalidades da LGPD

Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) está sendo estruturada de acordo com os requisitos da lei. Entre suas funções está a de zelar pela proteção dos dados, elaborar diretrizes para a Política Nacional de Proteção de Dados Pessoais e da Privacidade e aplicar as penalidades em caso de tratamento de dados feito de modo ilícito.

A estrutura de penalidades pode desestruturar as organizações, cometendo falhas ao descumprimento da LGPD, confira a lista:

  • Advertência, com indicação de prazo para adoção de medidas corretivas;
  • Multa simples, de até 2% do faturamento da empresa, limitada a R$ 50 milhões por infração;
  • Multa diária, limitada ao teto de R$ 50 milhões;
  • Publicização da infração após devidamente apurada e confirmada a sua ocorrência;
  • Bloqueio dos dados pessoais a que se refere a infração até a sua regularização;
  • Eliminação dos dados pessoais a que se refere a infração;
  • Suspensão parcial do funcionamento do banco de dados a que se refere a infração pelo período máximo de 6 meses, prorrogável por mais 6 meses, até a regularização da atividade de tratamento;
  • Suspensão do exercício da atividade de tratamento dos dados pessoais a que se refere a infração pelo período máximo de 6 meses, prorrogável por igual período;
  • Proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas ao tratamento de dados.

As punições começam a ser aplicadas a partir de 1º de agosto de 2021. Então, por mais que o prazo para fazer as adequações tenha ficado curto, por enquanto sua organização não receberá uma multa ou qualquer outra pena. As advertências serão no sentido de educar e orientar a forma correta de implementar a LGPD.

Conte com o Inspire Qualidade para adequação da LGPD

LGPD e gestão de processos
LGPD e gestão de processos

Em um primeiro momento, a LGPD pode parecer algo bastante complexo, mas, na verdade, ela é muito mais trabalhosa do que difícil, como vimos ao longo do texto. O que sua organização precisa fazer agora é montar um planejamento rápido e ágil para deixar tudo conforme exige a legislação.

Se você pretende dar os primeiros passos para adequação da LGPD já deve saber que deve começar pelo mapeamento dos processos da Gestão.

Foi por isso que eu criei a Jornada da LGPD indicada para organizações e Cartórios que precisam tomar o primeiro passo para adequar as ações de privacidade e proteção de dados.

Eu mesma irei te ajudar a mapear os itens através dos seguintes passos:

  • Identificação dos dados em todos os processos internos
  • Identificação da forma de sua armazenagem e acesso aos dados
  • Adequações necessárias aos acessos aos dados
  • Criação da documentação regulatória interna
  • Treinamento da equipe perante a LGPD com foco nos processos

Nesta primeira jornada, serão realizados encontros programados com a equipe executora (Comitê interno) para a construção/adequação do mapeamento geral, orientações e condução para a implantação e adequação prática aos processos internos, com o mínimo de impacto possível.

Auxílio prático junto aos líderes e a equipe no desenvolvimento das novas versões das documentações obrigatórias aos processos, capacitando toda a equipe para a LGPD com foco nos processos, seus impactos e mudanças gerais.

Saiba mais solicitando uma proposta desta jornada para você também!

Antes de contratar qualquer consultoria, verifique se a mesma já possui as adequações do processo da LGPD em cima de seus processos próprios. Congruência é a palavra-chave deste momento!

Gestão por Meritocracia, é possível?

Resumão 3% | Nerd Café

Esse fim de semana, finalizei o seriado brasileiro chamado 3% que está disponível no Netflix, umas das séries mais vistas nos EUA e bem avaliadas em mais de 190 países. Em 3%, conta a história de poucas pessoas restaram no mundo, o qual se tornou palco de miséria e pobreza.

Entretanto, a população se uniu e juntou todos os recursos naturais em um único lugar, o Maralto. Mas pouquíssimas pessoas poderiam viver nele. A solução, então, é um processo seletivo para a moradia.

Esse processo é realizado com jovens de 20 anos, onde apenas 3% das vagas são preenchidas. Testes de aptidão física, mental, psicológica e de todos os formatos possíveis são aplicadas para poder selecionar os melhores e mais qualificados para esse lugar.

Após o Processo, os aptos a viverem no Maralto são colocados em uma posição superior aos demais. Assim, geram-se desigualdades e conflitos entre os que estão dentro e fora do local.

O seriado trás algumas reflexões principalmente sobre o processo de seleção e meritocracia, autoritarismo, liderança e trabalho em equipe e que eu quero compartilhar com você algumas perguntas para você pensar também:

  • Será que conseguimos agir com imparcialidade na criação dos requisitos desses processos?
  • O processo em si é justo?
  • Criar um processo já não é uma maneira de segregar e desnivelar pessoas?
  • Criar requisitos já não pode ser considerado uma forma de desigualdade e criar conflitos seletivos?
  • A pessoa que faz o processo é preparada emocionalmente para ser imparcial?
  • Todas as pessoas têm a mesma chance?
  • Cada um tem o lugar que merece?
  • Todos dão o máximo de si no processo?
  • Que tipos de consequência pode trazer a premiação do “melhor da equipe”?
  • Medalhas, troféus, brindes fazem a diferença?
  • As pessoas são criadoras do seu próprio mérito?
  • As pessoas querem te conhecer melhor por qual propósito?
  • Como ignorar as emoções em um processo de seleção para ser imparcial?
  • Quais as consequências da competitividade dentro da equipe?
  • As boas ideias são realmente das pessoas que dizem ser “donas” delas?

Para merecer, você precisar acreditar. O mundo é dividido em dois lados, um farto e um escasso e você escolhe em qual deles você quer viver. É difícil seguir junto, você não quer atrapalhar ninguém, você apenas quer fazer o seu e fazer o que tem que ser feito. Ninguém está aqui para julgar, apenas para anotar os fatos porque elas confiam e se importam muito com as pessoas. Aliás, elas esperam que você dê o máximo de si, inclusive fazer coisas horríveis. Quanto menos emocional você for, mais forte e melhor você será. Aliás, as memórias podem ser muito dolorosas. No final, você irá agradecer a chance por ter uma vida melhor.

Pense:

  • Nós escolhemos ou somos escolhidos?
  • Nós somos líderes ou somos liderados?
  • Nós manipulamos ou somos manipulados?
  • Nós corrompemos ou somos corrompidos?

Onde há pessoas, há opiniões e onde há opiniões, mesmo baseado em dados, há emoções. Onde há emoções, a chance em cometer injustiças é inevitável. Viva com essa verdade inconveniente.

RENOVOU! Netflix confirma 4ª e última temporada de 3% - Nerd Break

É possível viver sobre a Gestão por Meritocracia?

Vale a pena assistir e deixar a sua crítica aqui também. Gostei muito deste seriado, uma forma diferenciada de olhar para a Gestão de Pessoas e refletir melhor sobre o sistema [utópico?!] de meritocracia.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Descomplique e organize suas Finanças

Hoje eu tive um papo inspirador com a grande profissional da área de finanças @aliceporto.solucoesfinanceiras, que foi muito enriquecedor a todos os meus clientes que estiveram conosco nesta manhã da Maratona da Qualidade no Canal do Youtube do Inspire.

Reflita sobre suas finanças

Alice indicou vários insights e dicas práticas importantes que devem ser aplicadas a partir de hoje em nossa forma de relacionarmos com o dinheiro.

É importante levar em consideração a questão da flexibilização perante a sua personalidade, para que esse novo relacionamento seja prazeroso e traga resultados, e não motivo de alta cobrança, sentimento de culpa ou frustração até chegar ao ponto que você possa abandonar essas práticas e voltar ao ponto zero do exercício.

Foi por isso que deixei bem destacado os principais insights que a Alice trouxe a comunidade do Inspire Qualidade. Confira:

– Finanças é uma questão de hábito saudável.
– Materialize o dinheiro para compreender o seu peso e grandeza!
– Guarde um real hoje para iniciar sua reserva emergencial e repita isso diariamente.
– Como você se relaciona com o dinheiro é a igual a forma como seus pais lidam com ele!
– Feche a torneira dos gastos e desperdícios causados pelos vilões do mercado.
– Dinheiro é energia; ele não para e precisar circular.

Esses pontos essenciais contribuem para buscarmos novas formas de descomplicar nossas finanças nesses tempos tão sensíveis, já que a economia não pode parar nunca.

Quer saber mais? Acesse a palestra no YouTube do Inspire Qualidade, ative o sininho para receber as novidades em tempo real das publicações.

O Método dos Potes

Em 2017 eu conheci o método dos Potes na Imersão que fiz do MMI com T. Harv Eker, autor do livro “O Segredo de uma Mente Milionária”.

É um método simples e poderoso para ajudar a organizar suas finanças. Através da metáfora do Pote é sugerido que você divida seu dinheiro em seis formas diferentes. Você pode flexibilizar na medida adequada para a sua condição de vida hoje. Você pode usar contas bancárias, envelopes, potes ou frascos. Os seis potes são:

🔸Pote das Despesas Básicas – 50% – deverá ser destinado ao pagamento das despesas básicas e recorrentes, tais como aluguel, mercado, padaria, conta de luz, água, telefone, internet, transporte, IPVA, IPTU, condomínio…
🔸Pote da Educação – 10% – Necessitamos estar sempre nos atualizando e nos capacitando para que possamos crescer cada vez mais através de cursos, faculdade, MBA, palestras… Quanto mais avançado você for, mais valorizado você será e receberá por isso.
🔸Pote da Diversão e Lazer – 10% – Utilize em coisas que te fazem bem como livros novos, cinema, viagem, restaurantes, shows…
🔸Pote das Conquistas – 10% – Se você deseja melhorar a vida pessoal, realizar um sonho, comprar um carro, uma casa ou até mesmo fazer doações, entregar presentes, comemorar datas especiais é importante deixar um orçamento restrito a isso.
🔸Pote de Poupança de Longo Prazo – 10% guarde o dinheiro necessário para momentos não previstos como problemas de saúde ou desemprego.
🔸Liberdade Financeira – Reserve 10% para ser aplicado em seu futuro para sua aposentadoria. Atenção: nunca use este dinheiro!

Essa forma você pode iniciar ainda hoje a organização de suas #finanças, criando um hábito saudável. Ah, lembre-se: você deve controlar os centavos também como aprendido na palestra da @aliceporto.solucoesfinanceiras

Conheça seus percentuais, seu modelo de vida e suas prioridades. Mude sua mentalidade, use um modelo flexível e comece hoje! Mas isso tudo só é possível com persistência viu?!!

Como diz Harv “Pare de esperar para gerenciar o teu dinheiro. O hábito de gerir o teu dinheiro é mais importante do que a quantidade”.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Dicas para gerenciar tarefas na Gestão do Cartório

4 dicas incríveis para definir prioridades em sua vida - Menthes

Gerenciar tarefas tem sido um grande desafio na Gestão dos cartórios.

A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de Objetivos Estratégicos e Metas Inteligentes para conseguir atingir um nível de Qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.

Poucos líderes utilizam o controle manuais do gerenciamento das tarefas da equipe. Muitos nem controlam as atividades da equipe. Logo, não há como dizer que o Plano Estratégico definido possui qualquer relevância a Gestão do Cartório.

Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do negócio quando má gerenciada ou ignorada pelos Líderes.

São reais, acontecem a todo momento. Logo, a sua execução é assertiva? Tem sido produtiva? São tarefas importantes? Quais delas são prioridades no dia? Ou você vive apagando fogo com tarefas urgentes?

A primeira dica que ofereço a você é o entendimento das prioridades pela Matriz Eisenhower, mais conhecida como “Matriz de Urgência e Importância”.

Como priorizar tarefas com a Matriz Eisenhower na Gestão do Cartório

Na rotina do Cartório a lista de tarefas a serem realizadas costuma ser bastante grande e, muitas vezes, a pessoa não sabe por onde começar, de tanta atividade que tem que realizar de uma vez.

Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, vou compartilhar uma ferramenta que foi criada por Dwight D. Eisenhower –  general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”

A ferramenta “Matriz de Urgência e Importância” busca organizar e priorizar  tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações.

A matriz de Eisenhower e a produtividade
Matriz de Eisenhower: Atividades Importantes vs. Urgentes - FM2S

É importante categorizar bem suas atividades para garantir produtividade ao longo do dia e ser assertivo quanto ao uso do seu tempo na Gestão do Cartório. Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.

Eu gosto muito desse modelo adaptado para verificar a prioridade das tarefas no meu diaa dia. Você pode avaliar o que é melhor a você:

As prioridades que mais equilibram a minha vida | Publicações ...

Esse é um modelo simples que te dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades a serem realizadas. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.

Como gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório

Primeiramente, deve listar todas as tarefas a serem cumpridas pela equipe e depois separá-las de forma individual, quem é responsável pelo o que.

Em seguida você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:

  • Dia
  • Semana
  • Quinzenais
  • Mensais

Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.

Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.

Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas

A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.

Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.

Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.

Biomedicina em Ação: A Técnica Pomodoro de Produtividade

Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.

Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!

Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.

Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas

POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:

  • Prioritize
  • Organize
  • Streamline
  • Economize
  • Contribute

Traduzindo para o português, teríamos:

  • Prioritize = Priorize
  • Organize = Organize
  • Streamline = Simplifique
  • Economize = Economize
  • Contribute = Contribua
Los métodos más importantes para la gestión del tiempo

Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.

Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:

Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?

Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.

Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.

Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.

Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.

Aplicativos para gerenciar tarefas da equipe

Depois que você entendeu e aplicou essa Matriz para gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório, é importante otimizar essa ação com um software para gerenciar tarefas na rotina de sua equipe. Vamos a quatro dicas práticas:

Trello tem uma interface intuitiva (do tipo arrasta e solta) que proporciona tudo isso com muita agilidade e fácil compartilhamento com a equipe. Com ajuda de cartões coloridos que se movem por colunas onde se colocam as listas de tarefas, o método kanban se torna uma poderosa ferramenta visual para que todos saibam exatamente quais são as tarefas que precisam ser feitas (com as datas de entrega e escopos bem definidos.

Asana também utiliza o método Kanban, mas tem um foco um pouco diferente do Trello. Ela tem funcionalidades bastante direcionadas para o monitoramento do tempo utilizado pelo colaborador em cada tarefa e se ele atingiu suas metas. Seu objetivo é levar a alta produtividade e permitir que o time se dedique às tarefas que realmente importam.

Taskade é um painel para rascunhos e anotações, mas também pode ser usado como gerenciador de tarefas. Você pode criar uma lista e compartilhá-la com amigos, familiares ou colegas de trabalho. O Taskade é totalmente gratuito, mas a versão Pro tem mais funcionalidades. Saiba mais em https://www.taskade.com/

Todoist é um gerenciador de tarefas e projetos, mas ele tem como característica central manter a produtividade através de uma interface limpa, com controle de datas e diversos gráficos de desempenho. Ele tem versão gratuita e também PRO. Saiba mais em https://todoist.com/

Você conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Usa algum em sua Serventia? Quais os resultados? Gostaria de nos passar a dica de um que não lembrei de mencionar?

Por favor, compartilhe comigo sua experiência nos comentários aqui ou no Instagram! 

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

PIQ é reconhecido na live “Cartórios do Futuro”

Hoje aconteceu mais um encontro realizado pela @branoreg @anoregmt #Corregedoria Geral do Estado do Mato Grosso e #txaidesenvolvimento na live “Cartórios do Futuro”.

Projeto “Cartórios do Futuro” tem o objetivo de auxiliar e compartilhar histórias positivas dos cartórios de todo o país durante a pandemia do novo coronavírus

Durante a Live, Dra Velenice Dias fez o reconhecimento dos resultados obtidos com o Programa Inspire Qualidade (PIQ), pioneiro no Brasil e que impulsionou o Estado a ser destaque em vários anos no #PQTA.

Ciclos do PIQMT

O Inspire Qualidade atingiu vários níveis de aperfeiçoamento durante os anos com a parceria da AnoregMT e IEPTBMT. A saber:

Em 2013 – iniciou capacitações em todos os pólos do Estado, com Mentoria online para orientação e acompanhamento aos participantes.

Em 2014 – realizou visitas técnicas de inspeção e gerenciou a banca avaliadora independente, composta inclusive com profissionais da Corregedoria do Estado.

Em 2015 – Finalizado com a Premiação Estadual dos participantes e destaque nacional pela ação.

Em 2018 – O Programa vem com uma revolução em seus níveis de aplicabilidade e efetividade com o Desafio 90 dias da Qualidade e a Mentoria Online como apoio.

Em 2019 – A Imersão do Inspire Qualidade atingiu os Cartórios que ainda não haviam participado nos ciclos anteriores, com um Final de Semana cheio de Aprendizagem, Modelos e Práticas para serem replicados em sua Serventia.

Em 2020 – Foi criado o Programa “Cartório do Zero” para titulares ingressados do concurso no Estado.

Agradecimentos

Tudo isso foi possível porque cada titular, cada profissional, cada equipe conseguiu perceber os benefícios e o real valor da Qualidade em sua Vida, de forma prática, rápida e simples.

Fico imensamente feliz que muitos, confiaram tanto, que me contrataram para atuar de forma personalizada em seu Cartório e hoje fazem parte do grupo seleto de clientes que coordeno diretamente para as melhores dentro da sua Serventia.

Infelizmente não posso atender a todos de forma personalizada, pois prezo pelo compromisso aos detalhes e aos resultados, além do trabalho forte na mudança de mentalidade e comportamentos da equipe.

Há apenas duas vagas na Mentoria para o PQTA que ainda posso ajudar alguns cartórios que desejam um trabalho personalizado e focado na mudança organizacional.

Meus sinceros agradecimentos a Corregedoria do Estado apoiando e recomendando o Inspire Qualidade na classe Notarial e registral.

Agradecer a Dra. Maria Aparecida pela oportunidade em executar esse Programa, abrindo as portas, confiando e dando a autonomia necessária para gerar todo esse resultado, que foi inesperado para mim.

A Dra. A Dra. Niuara, por continuar e acreditar no Desafio real de Viver a Qualidade na prática.

Ao Dr. José Arimatéia, pela confiança e o espaço para continuar propagando a minha visão e a forma como atuo com a Qualidade.

A Dra. Velenice, por acreditar e reconhecer os reais ganhos com a Jornada da Excelência em seus cartórios!🙏🧡🚀🏆

Sempre estarei a disposição para entregar meu melhor com uma visão de Excelência, Pioneirismo e de Resultado!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como criar Metas Inteligentes

OKR: exemplos e como implementar esta metodologia – Movidesk

Metas inteligentes são criadas de acordo com métodos consagrados das Boas Práticas de Gestão do Mercado. Primeiramente, vamos relembrar os conceitos importantes:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Meta inteligente é a definição do caminho, tempo e meios que serão empregados para alcançar um objetivo.

Com isso, o objetivo é de fato aquilo que se deseja alcançar, que é a principal necessidade ou vontade. E para ascender a ele é importante direcionar-se ao seu encontro. E esse é o objetivo das metas inteligentes!

Outro termo de extrema relevância que precisamos conhecer é o planejamento. As metas precisam ser muito bem descritas, detalhadas e planejadas para que sejam bem executadas e tenha sucesso em seu direcionamento.

É importante, então, que sejam trabalhadas e alinhadas com um objetivo específico.

Métodos utilizados para criar Metas Inteligentes

Método OVP

É um método bem simples, que une OBJETIVO + VALOR + PRAZO

Objetivo = o que eu quero atingir

Valor = número de referência

Prazo = tempo definido

A fóruma simples para criar Metas Inteligentes!

Método SMART

Esse método foi introduzido em 1954 por Peter Drucker, um dos mais consagrados gurus da Administração, ao apresentar a Gestão por Objetivos no livro “The Practice of Management”. O Método Smart consiste em:

  • S: be specific (ser específico)
  • M: be measurable (ser mensurável)
  • A: be attainable (ser atingível)
  • R: be realistic (ser realista)
  • T: timely (ser tangível)

Em português, é comum usar o acrônimo METAS:

  • Mensurável
  • Específico
  • Tempo definido
  • Alcançável
  • Significativo

Por si só, já é um método de Meta Inteligente!

Vamos ao detalhamento:

Specific // Específico

Sendo específico em seu objetivos já tem grande chance de ser realizado do que quando você tem um objetivo não-específico.
Para estabelecer objetivos específicos você deve ter em mente:

  • Quem: Quem está envolvido
  • O que: O que eu quero realizar
  • Por que: Razões específicas, propósitos e benefícios para atingir seu objetivo
  • Onde: identificar um local
  • Identificar requisitos e restrições

Measurable // Mensurável

Estabelecer critérios concretos para medir o progresso em direção à realização de cada objetivo que você definir.
É necessário determinar as seguintes perguntas para mensurar seu objetivo:

  • Quanto? Quantos?
  • Como vou saber quando ele será realizado?

Attainable // Atingível

Você só conseguirá desenvolver habilidades, atitudes, aptidões e capacidade financeira a partir do momento em que conseguir identificar os seus objetivos mais importantes. E quando fizer isso, você descobrirá maneiras de como torná-los realidade.

Planejar seu passos e estabelecer prazo irão permitir que você avance etapas para alcançar qualquer objetivo em mente. Aquele objetivos que antes pareciam ser inatingíveis, agora passarão a ser atingíveis, finalmente.

Listar suas metas é construir sua auto-imagem. Você se vê como merecedor desses objetivos.

Realistic // Realista

Deve-se apresentar um objetivo para o qual você está disposto a trabalhar.

Só você poderá determinar se o seu objetivo será alto ou baixo, mas não se esqueça que cada meta representa um progresso substancial, veja:

  • Meta baixa = Força motivacional baixa
  • Meta alta = Força motivacional baixa

Se você realmente acredita em seu objetivo, o seu objetivo é realista.

Timely // Tangível

É fundamental estabelecer prazos dentro das metas. Se não houver prazo, não há senso de urgência.

Trabalhar com prazo é a mesma coisa de trabalhar com o seu inconsciente, pois você inicia um movimento para começar a trabalhar no objetivo.

A meta é tangível quando você pode experimentá-lo com seus sentidos:

  • Paladar
  • Olfato
  • Tato
  • Visão
  • Audição

E para finalizar, quando seu objetivo é tangível você terá melhor de chance de torná-lo específico, mensurável e portanto, atingível.

Método FAST

Segundo os Professores Donald Sull e Charles Sull da MIT Sloan School of Management para colocar a Estratégia em ação, os líderes organizacionais devem definir metas/objetivos FAST ao invés de SMART.

FAST é o acrônimo para:

  • Frequently discussed
  • Ambitious
  • Specific
  • Transparent

Em português, podemos utilizar o mesmo acrônimo FAST:

  • (F) Frequentemente discutido
  • (A) Ambicioso
  • (S) Específico
  • (T) Transparente

As Metas devem ser:

1. FREQUENTEMENTE DISCUTIDAS (Frequently discussed) – As metas/objetivos devem ser revisadas periodicamente por toda a equipe. Um bom ciclo é trimestral.

2. AMBICIOSAS (Ambitious) – Metas ambiciosas minimizam a tendência das pessoas em definirem e perseguirem metas conservadoras, que é uma tendência natural quando o mindset é que sejam Alcançáveis (Achievable). Como diria o Marcel Telles da AB InBev, “o ideal são metas quase impossíveis, mas não impossíveis.” 

3. ESPECÍFICAS (Specific) com métricas e marcos – A habilidade de traduzir metas em métricas e marcos possibilitam melhoria significativa no desempenho de indivíduos e times de diversas formas, como por exemplo ajudam a detalhar como os objetivos estratégicos serão alcançados; e a identificar quais entregas realmente importam, ao relacioná-las com as atividades e KPIs.

4. TRANSPARENTES (Transparent) – As metas devem ser transparentes, públicas. Quando as metas são de conhecimento de todos, ao invés de privadas, possibilitam um aumento do desempenho pela pressão dos pares, competição e pela colaboração. Além disso, quando as metas do nível estratégico são de conhecimento de todos, os indivíduos e times conseguem se alinhar na mesma direção.

PRINCIPAIS FERRAMENTAS PARA ACOMPANHAR METAS INTELIGENTES

Trello

O Trello é uma das plataformas de gerenciamento de projetos mais famosas atualmente, podendo também ser empregado como uma ferramenta de OKR. Ele permite a designação de tarefas e acompanhamento de atividades entre diferentes membros do mesmo projeto.

Além disso, o Trello conta com sistemas de compartilhamento de arquivos e uma interface muito prática e fácil de se utilizar. Além disso ele oferece ainda aplicativos para iOS e Android. Seu plano base é gratuito, acesse o site oficial!

Gtmhub

O Gtmhub oferece uma grande gama de recursos que ajudam no acompanhamento de objetivos e tarefas. Algumas delas são relatórios feitos em SQL, acesso de dados online, automatização de e-mails, sincronização com dados do Google Sheets e a transformação de dados de acordo com a necessidade.

O Gtmhub é uma das melhores plataformas para acompanhamento de experiência de membros da equipe e gerenciamento de metas. Ele conta com um período gratuito de até 7 dias, acesse o site da ferramenta!

Betterworks

O Betterworks oferece uma das melhores ferramentas de OKR no mercado, permitindo o acompanhamento contínuo de desempenho da equipe e criação de metas e objetivos. Ele facilita o alinhamento de tarefas e metas de cada equipe com os objetivos gerais de uma organização. A ferramenta já foi utilizada por grandes empresas como Evernote e BMW. O Betterworks conta com um período de testes gratuito de até 14 dias, acesse o site oficial!

Você tem utilizado alguma dessas ferramentas? Me conta lá no instagram!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como usar o Método OKR para criar Objetivos Estratégicos

Atualmente, a gestão baseada em metas/objetivos é algo amplamente utilizado no mercado público e privado. É senso comum que Metas têm o poder de colocar uma Estratégia em ação, embora funcione somente quando (i) estão alinhadas com as prioridades estratégicas, (ii) leva-se em consideração a interdependência entre as unidades organizacionais e (iii) possibilita-se correções de curso ao longo do tempo. Sem essas 3 condições atendidas, é muito possível que um indivíduo alcance suas metas, mas não execute adequadamente a Estratégia corporativa.

Mas antes, é importante deixar claro a definição de metas e objetivos:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Método OKR

OKR – Objectives and Key Results

OKR é um framework para implementar estratégias, que consiste em definir Objetivos (Objectives) e respectivos Resultados-Chave (Key Results), que servirão para medir o progresso dos Objetivos. Além disso, cada OKR também podem ter Iniciativas para detalhar o trabalho necessário para atingir os Resultados-Chave.

De modo geral, podemos dizer que o OKR funciona como uma ferramenta de comunicação interna, já que serve para integrar as equipes com os valores corporativos, considerando, para isso, a estratégia estabelecida. A principal diferença entre esta ferramenta e as formas tradicionais de gestão de metas é o fato de ela ser de curto prazo, de modo que os resultados-chave são estipulados para um espaço de tempo menor: três meses.

Em outras palavras, os objetivos são estabelecidos, medidos e reavaliados com frequência. Nesse contexto, algumas características se destacam como consequência da aplicação da metodologia:

  • Melhora na comunicação: as barreiras na comunicação entre as equipes e os profissionais em si são reduzidas. Como resultado, as expectativas organizacionais e dos colaboradores são alinhadas.
  • Busca pela simplicidade: durante o processo de implementação e execução da metodologia OKR é utilizada uma linguagem simples para que a comunicação seja clara e eficaz.
  • Uso da abordagem top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem incentiva a participação não só dos gestores, mas também dos colaboradores no processo de definição de metas. Isso proporciona mais engajamento e cria um propósito para cada profissional.
  • Ciclos curtos: todo o processo é feito em um período curto, considerando a definição das metas, o acompanhamento do desempenho e a correção de erros. Do mesmo modo, são feitas atualizações quando é necessário.
  • Utiliza o princípio da stretch goals (metas desafiadoras): a ideia é que o OKR (ou mais de um) seja desafiador, estimulando a avaliação da forma como a equipe tem trabalhado. Com isso, os funcionários saem da zona de conforto, buscam algo que até então acreditavam ser impossível e refletem sobre o quão longe conseguem ir. Vale ressaltar que a dificuldade deve ser suficiente para desafiar, mas não desestimular os profissionais.

Quais são os tipos/níveis de OKRs

Por ser uma metodologia que atende todos os níveis estruturais de uma organização, o OKR tem 3 níveis principais, sendo eles:

– Nível Organizacional

As ações e metas definidas no nível organizacional têm como objetivo guiar a instituição estrategicamente. Elas devem ser completamente alinhadas com a cultura organizacional, já que estão vindo de cima para baixo.

– Nível Departamental

Aqui as metas são definidas buscando o sucesso de cada setor ou equipe. Acabam por ser muito mais objetivos, pois estão mais próximos do colaborador “final” do que os OKRs de nível organizacional. As decisões feitas aqui refletirão diretamente o que foi decidido no nível organizacional.

– Nível Individual

Essas são os OKRs definidas para cada pessoa, determinando o que deve alcançar com sua atuação única. Esses objetivos buscam consumar o que foi definido no nível departamental.

Os principais benefícios da utilização da metodologia OKR são:

• Agilidade: ciclos mais curtos de metas que permitem ajustes mais rápidos e melhor adaptação às mudanças;

• Engajamento dos funcionários: a abordagem de top down (de baixo para cima) do OKR para definição de metas conecta os funcionários com os objetivos, aumentando o engajamento;

• Tempo reduzido para definir metas: a simplicidade do OKR faz com que o processo de definição de metas seja mais rápido e mais fácil, reduzindo drasticamente o tempo em definir metas;

• Transparência: o uso de OKRs compartilhados melhora a colaboração entre times diferentes, resolvendo e unificando iniciativas;

• Autonomia e responsabilidade: os times recebem uma direção clara e terão opção de escolher como alcançar os OKRs, se tornando responsáveis por seus objetivos através de critérios claros, que serão conhecidos por todos..

• Foco e disciplina: com um número reduzido de metas, cria-se foco na organização e esforços e iniciativas mais disciplinados;

• Metas mais ambiciosas: criar objetivos flexíveis fazem com que a equipe defina metas ambiciosas e desafiadoras.

Como funciona o método OKR?

Para os OKRs terem êxito aplicado no seu negócio, é necessário estabelecer metas e objetivos claros e ambiciosos à curto prazo, porque serão mensurados a cada trimestre. John Doerr, um dos maiores investidores de tecnologia mais bem sucedidos de todos os tempos, criou uma fórmula que ajudou o Google a estabelecer metas, sendo ela:

Eu vou (Objectives) medido por (Key Results)

Resumindo:

  • Objetivo (O) = o que desejo alcançar?
  • Resultados-chave (KR) = como posso mensurar?

Ou seja, uma boa meta deve indicar o que a empresa irá realizar e a maneira como ela irá medir sua conquista. A palavra-chave, neste caso, é “medido por”, visto que a medição é a que cria uma meta real, e não só um desejo. Mas antes de prosseguir, devemos saber o significado de cada componente das OKRs:

Objetivos

São descrições qualitativas memoráveis do que se deseja alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e desafiar a equipe. Exemplo: um objetivo pode ser “criar a melhor experiência do cliente”. Mas como saber se essa experiência é a melhor? É o que veremos a seguir com os Key Results.

Key Results

São um conjunto de métricas que medem o seu progresso em direção ao objetivo. Para cada um deles, você deve ter um conjunto de 2 a 5 resultados principais. Mais do que isso e ninguém se lembrará deles. Todos os Key Results devem ser quantitativos e mensuráveis. “Se não tem um número, não é um Key Result.” afirma Marissa Mayer, ex-vice-presidente do Google.

Exemplo: vamos usar o exemplo de objetivo acima. Como mensurar se a empresa está proporcionando uma boa experiência ao cliente? Algumas Key Results poderiam ser o NPS (Net Promoter Score) e Taxa de Recompra, duas maneiras de medir satisfação dos consumidores. 

Exemplos de OKRs

Você já sabe o que é OKR e por que o método é tão celebrado, mas também precisa entendê-lo na prática.

Basicamente, a fórmula pode ser aplicada em qualquer área, resultando em OKRs organizacionais, departamentais e até individuais.

Como dar nota aos OKRs?

Existem diversas maneiras de pontuar os OKRs e cada empresa tem sua maneira. Sugerimos iniciar pela forma mais simples, usando a proporção linear de atingimento de cada Resultado Chave. Cada Resultado Chave é avaliado entre 0 e 1 ou 0 e 100 e, de acordo com os conceitos da metodologia, um resultado acima de 0,6 ou 60 já é considerado positivo.

Recomendamos a seguinte grade para mensurar seus OKRs:

Os 3 Principais Softwares para Acompanhar OKRs

CoBlue é uma ferramenta completa para gestão contínua de performance que se intitula o 1º software de OKR do Brasil.

A solução oferece recursos para gerenciamento de processos, check-ins frequentes e trabalho colaborativo na nuvem, além de contar com um pacote de treinamentos para implementação do método.

Weekdone é uma das plataformas de gestão de OKRs mais utilizadas no mercado.

A ferramenta permite que gestores e colaboradores trabalhem juntos na definição de metas, monitoramento das métricas e avaliação de resultados, com painéis atualizados em tempo real.

Por fim, o Planilhas Google é uma opção gratuita e básica para começar a implementar sua metodologia OKR.

Suas planilhas dinâmicas permitem que você crie e acompanhe os OKRs na nuvem, além de importar dados de outros softwares da empresa.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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