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Gestão de Cartório

Cartório do Zero: um case prático de transição do 2º Ofício de Cuiabá

Desde que Dra. Niuara Borges tomou conhecimento sobre sua nomeação para o Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, foram muitos planejamentos.

Não é nada fácil fazer a transição de um cartório. Ainda mais sendo de uma capital. São muitos detalhes para observar, analisar, selecionar e efetivar para iniciar a Gestão de um Cartório do Zero.

Quando fui comunicada deste Desafio, logo me prontifiquei a entrar o meu melhor. Planejamos as etapas em fases: Seleção e Contratação; Organização Estrutural; Treinamentos e Humanização; e Avaliação. Isso tudo foi realizado em 3 meses de atividade!

Com a realização do diagnóstico técnico, foram pontuados considerações pertinentes as boas práticas legais, de gestão e de qualidade, para a melhoria dos serviços prestados aos usuários e a capacitação dos colaboradores para uma conduta ética e de integridade. Foram desenvolvidas as ações no diagnóstico através de visitas técnicas presenciais guiada por:

– Avaliação das normas técnicas de gestão

– Avaliação do nível de atendimento, postura e comportamentos no trato ao cliente

– Avaliação da infraestrutura e adaptações gerais para facilitar a prestação dos serviços

– Avaliação da equipe interna e políticas introduzidas a Gestão de Pessoas e Compliance

– Avaliação da execução dos processos e operacionalidade do sistema interno

– Avaliação ao acesso e facilitados aos serviços a distância/online para os clientes

Assim, seria mais fácil em iniciar toda a transição. Vou falar com mais detalhes sobre as fases.

Seleção e Contratação: fiz o mapa do perfil desejado pela Oficial Titular, em cada posição, suas qualificações necessárias e enquadramento ao Plano de Carreiras estabelecido. Realizei toda a seleção através da plataforma do Inspire Qualidade, garantindo imparcialidade e objetividade no processo seletivo.  Primeiramente, foram dados os privilégios de seleção aos colaboradores em atividade no Cartório. Todos passaram pela seleção. Foram contratados mais de 70% dos ex-colaboradores. Logo depois, com as vagas ainda em aberto, foi conduzido o processo seletivo externo. Foram quase mil currículos recebidos em 4 dias! As seleções foram realizadas através de análise de currículo e entrevista pessoal. Os finalistas passaram por entrevista diretamente com a titular, para garantir o perfil desejado. Os benefícios foram melhorados e seguidos os padrões atuais de mercado, sendo: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico. No total, foram contratados 55 colaboradores e realizado o treinamento de integração de novatos, através do Regulamento Interno e de Conduta a equipe.

Organização estrutural: houveram várias mudanças significativas, a iniciar do layout até o sistema operacional, para fornecer a celeridade na execução dos serviços. A primeira tarefa foi desenvolver as filosofias principais para o Cartório (Visão, Missão e Valores). Foram adquiridos novos computadores e impressoras, troca do sistema ERP, painel de senha, troca das versões do sistema operacional, desenvolvimento de novo site institucional, desenvolvido um novo sistema de microfilmagens, novo sistema de telefonia, novos imobiliários, adicionado novos balcões e áreas de atendimento, instalação de totens de atendimento, novos bebedouros e melhoria no sistema de refrigeração. Para melhorias na área do atendimento, aumentou mais de 50% dos guichês de atendimento que consequentemente, refletiram em um aumento de 50% na quantidade de atendimentos diários pelo cartório. Além disso, foi implementado o sistema de senhas na entrada do cartório, através de uma triagem orientativa sobre quais serviços o cliente realmente precisa ser atendimento e um toten de atendimento customizado para os mais experientes. Foi implantado mesas para assinaturas de documentos em conveniência ao cliente no fundo da área da recepção. Foi aprimorado as ações de prevenção ao Covid perante a área do atendimento ao cliente, com delimitações de faixas e álcool gel para todos. Foi mantido o agendamento dos atendimentos durante os meses de novembro e dezembro.

Treinamento e Humanização: Foi realizado ainda um Treinamento de Integração para introduzir a nova cultura, diretrizes de conduta, mentalidade e comportamento na equipe, além dos treinamentos para utilização do novo sistema para acelerar o desenvolvimento do serviço e melhorar o atendimento ao cliente. Foi melhorado a área de descanso da equipe, com a compra de poltronas, televisão, ar condicionado, quadro de avisos e área do café. Implantado novos uniformes e entregue junto ao Kit do Novato, com squeeze, máscara e caneta personalizadas. Foram estabelecidas normas de conduta, política de atendimento ao cliente entre outros treinamentos para a melhoria da gestão, da equipe e do Compliance do Cartório. Foi implantado o Sistema de Indicadores de Processos, para visualização da Produtividade e Qualidade de toda equipe, monitorada pelos líderes. Foi incluído o novo chat RocktSpark para facilitar a comunicação com a equipe interna. Ações sociais motivacionais foram realizadas junto aos colaboradores na confraternização do final do ano, com a apresentação do grupo de “Orquestra, Balé e Coral Flauta Mágica”, um projeto único e especial.

Avaliação: Em menos de 3 meses já consegue observa as grandes mudanças dentro do Cartório, tanto pela equipe quanto pelos próprios clientes, tanto em sua estrutura, quanto na prestação dos serviços. A base da Gestão e Qualidade foram implantadas com sucesso. Mais de 95% das pessoas selecionadas, foram avaliadas e mantidas na equipe e com um bônus pela sua efetivação. Ainda há muitos desafios para serem resolvidos e aperfeiçoados. Com a implantação do Programa de Qualidade desde a sua posse, Dra. Niuara Borges deseja que a sociedade de Cuiabá consiga perceber melhorias na prestação dos serviços deste Cartório, de forma rápida, simples e com resultados tangíveis.

Nesse meio tempo, foi comemorado os 200 anos do Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, onde o Inspire Qualidade não pode deixar de reconhecer este momento e produziu um Livro com a coleta de relatos da história deste Cartório. Uma obra que você consegue ter acesso via site www.2oficiocuiaba.com.br

O Inspire Qualidade trabalha de acordo com o perfil estratégico de cada Titular, sendo um mentor, seu “braço direito” nos momentos mais sensíveis, de desafios e também de reconhecimentos a toda a equipe do Cartório.

Fico imensamente grata e feliz por participar desta história. A jornada apenas começou… 

Se você é Titular de um Cartório e está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão e pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Maiores erros em currículo

Curriculum: 10 erros que você não deve cometer | Na Prática

Nessas últimas semanas, realizei um projeto de Recrutamento e Seleção para o Cartório do 2 Ofício de Cuiabá no projeto Cartório do Zero, ou seja, auxiliar em toda a gestão para a transição de interinidade nesses primeiros meses.

Meu desafio no momento foi analisar a equipe atual, aproveitando o máximo das pessoas para a nova gestão e realizar uma seleção externa. Além disso, realizar o treinamento introdutório para novatos e acompanhar o desempenho da nova equipe pelo período de experiência, para assim, iniciarmos a Jornada para a Excelência para o ano que vem.

Por isso resolvi criar este post dos muitos erros que verifiquei ao analisar currículos e que pode ajudar você a melhorar sua apresentação e estratégia ao desejar um novo trabalho neste tempo tão sensível que estamos vivendo.

Foram mais de 900 currículos recebidos, analisados um a um individualmente, seguindo os critérios abaixo de apontamento que fiz para ajudar você a entender como é esse processo de seleção de pessoas.

Maiores erros encontrados em Processo Seletivo

O maiores erros que encontrei são:

  • Não ler o descritivo da vaga – muitas pessoas não leem o descritivo da vaga, tornando seu currículo muitas vezes inválido ao processo. Se a vaga é para funções no cartório e você é da área de enfermagem, ciências biológicas, educador infantil ou qualquer área que não é similar ao direito ou a gestão, seu currículo já é reprovado no início.
  • Enviar currículo em nome de outra pessoa – com a lei geral de proteção de dados, sua credibilidade cai e a segurança e idoneidade no processo são anulados já de início na seleção. Se for enviar um e-mail, envie pelo seu e-mail próprio, nada de pedir favor as pessoas.
  • Enviar o currículo em formato desconhecido ou através de link – neste universo de fraudes e vírus, nenhum documento enviado fora do formato word ou pdf não deve ser aberto, como forma de segurança a gestão. Vi muitos curriculos em link nas nuvens ou digitalizado com o currículo totalmente amassado. Logo, se você enviou fora desses formatos, foi desclassificado de imediato.
  • Dados pessoais desnecessários – conforme a lei geral de proteção de dados e do aviso de privacidade determinado para o processo seletivo, foi deixado claro a minimização dos dados pessoais para o envio de currículos. Somente dados como nome, e-mail, telefone, experiência profissional, escolaridade e cursos importantes devem ser inseridos no currículo, nada além. Na próxima, muitos serão reprovados de imediato.
  • Cuidado ao relatar sua experiência – muitos não inserem o período correto de trabalho (mês/ano) e sempre o primeiro deve ser sua última experiência. Relate seus resultados, o que você aprendeu, o que você fazia, deixe claro sua experiência e conquistas naquele trabalho.
  • Enviar e-mail sem assunto ou apresentação geral – sempre coloque no assunto qual a vaga que você pretende e faça um resumo geral das suas competências no e-mail e o porquê você deseja tanto a vaga. É o momento de você conquistar o recrutador. Se for preciso, coloque seu currículo no corpo do e-mail para facilitar toda a análise.
  • Nomeie seu arquivo com seu nome e sua vaga – é bem confuso ou difícil de entender currículos enviado como “C2353r353” ou “lili-linda”. Cuidado, você está sendo avaliado em todos os pontos!
  • Utilize seu e-mail de forma clara e específica – evite possuir e-mails para contatos profissionais como jkdsr@gmail.com ou v2242@gmail.com Geralmente podem ser confundidos como spam ou vírus. São reprovados imediatamente!
  • Nunca coloque seus documentos pessoais no currículo!
  • Nunca, nunca deixe contato de outras pessoas como referência em seu currículo! Com a lei geral de proteção de dados, você pode ter grandes problemas e ser reprovada de imediato na análise geral!
  • Nunca faça autoavaliação e autoelogios. O ego só te atrapalha neste momento. Muitas pessoas colocaram que eram pontuais e foram chamadas para a entrevista e simplesmente não compareceram ou insistiram numa segunda chance. Game Over!
  • Preste bem atenção ao formato e estrutura de seu currículo – cuidado com letras muito grandes. Um bom currículo deve ser feito em apenas uma página, com um design atraente, clean, claro e objetivo. Menos é mais!
  • Para finalizar, revise, sempre! Erros de português são terríveis!

Espero que essas dicas possam te ajudar em seu novo processo seletivo!

Se você é um Cartório e precisa de ajuda na avaliação geral da sua equipe, está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão de pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Encontre seu Ikigai

Na cultura de Okinawa, Japão, há um conceito muito simples e profundo, com infinitas camadas, conhecido como ikigai (生き甲斐). Em uma tradução aproximada, significa “razão de viver”.

Também tem sido traduzido, de maneira bem livre, como “razão pela qual você se levanta de manhã”.

O conceito Ikigai começou desde o período Heian (794 a 1185) – talvez muito antes.

O ideograma [甲] vem de concha ou carapaça que era algo muito valioso no passado. Entretanto, o ideograma [斐] significa literalmente bonito, florido ou estampado.

Alguns afirmam que a longevidade dos japoneses tem forte relação com o conceito de Ikigai.

De acordo com a tradição japonesa, todos possuem um ikigai (ou propósito de vida) bastante óbvio. Entretanto, a maioria das pessoas não conseguem encontrar esse propósito de vida ou não vivem de acordo com ele.

Vamos considerar que qualquer atividade que desenvolvemos pode cair em um desses quatro grandes conjuntos: (i) aquilo que amamos, (ii) aquilo que fazemos bem, (iii) aquilo do que o mundo precisa, e (iv) aquilo que te pagam para fazer. Esses conjuntos têm diferentes interseções entre si. As interseções são a sua paixão, a sua missão, a sua profissão e a sua vocação.

Pode haver uma atividade que você ame e faça bem; se você descobrí-la, saiba que essa é a sua paixão. Outra atividade você faz bem e é rentável; essa é a sua vocação. Em alguns casos, há uma atividade que você e ama e da qual o mundo precisa; essa é a sua missão. E, por fim, quando o mundo precisa de uma atividade, está disposto a pagar por ela e você está disposto a realizá-la, essa é a sua profissão.

Contudo, para viver uma vida plena, ou seja “encontrar a si mesmo”, o ideal é conseguir colocar a principal atividade que você desenvolve na interseção dos quatro conjuntos. Esse é o ikigai.

Como encontrar seu Ikigai

Para encontrar o seu Ikigai, você precisará olhar para o seu interior e refletir sobre o que você ama, quais valores você carrega consigo, qual atividade você faz com tanto prazer que nem percebe o tempo passar…

Para isso, posso indicar os pontos a seguir:

a) Faça uma reflexão sobre si mesmo

Para começar, uma reflexão sobre si já é um bom caminho. Se você não tem ideia de como fazer essa reflexão, algumas perguntas poderão te ajudar nessa empreitada:

  • O que você ama fazer?
  • No que você é bom?
  • No que o mundo precisa de você?
  • Pelo que você pode ser pago?

Encontrando um ponto em comum, onde houver harmonia entre todos esses pontos, você saberá o seu Propósito.

b) Pontos chave que poderão te ajudar

Muitas vezes, encontrar as respostas para essas perguntas não é algo tão fácil assim, então existem alguns pontos chave que poderão ajudar na descoberta, são eles:

  • Pare de atuar no piloto automático: constantemente pergunte a si mesmo se o que você faz lhe traz felicidade.
  • Não se compare a ninguém, não deseje ter o mesmo que os outros: Você é a sua própria referência.
  • Todos nós temos talento: todos nós temos algum tipo de habilidade excepcional que nos diferencia dos outros e que devemos aproveitar. Qual é a sua?
  • Sinta o Ikigai aqui e agora: aprenda mais com você mesmo.
  • Quais são suas atividades diárias que te levam a continuar investindo o seu tempo para fazer cada vez melhor?
  • Conscientize-se: muitas vezes, viver de acordo com o nosso Ikigai também significa deixar de lado uma grande parte do que nos rodeia. Devemos nos conscientizar de que é algo que exigirá de nós muita coragem.
  • O Ikigai é o oposto da passividade ou do conformismo: Ele exige muito de você e o faz se sentir vivo, livre e cheio de energia, independentemente da sua idade ou do seu estado físico, porque acima de tudo, é um estado mental.
  • Somente saber o que é Ikigai não importa: Coloque-o em ação!

E depois disso…

c) Crie o seu próprio diagrama

Diagrama Ikigai

Como podemos ver, o diagrama do Ikigai é composto pelas seguintes esferas:

  • O que você ama
  • O que você é bom
  • O que você pode ser pago para realizar
  • O que o mundo precisa

As intersecções dessas esferas, mostram mais profundamente sobre seus ideais:

  • O que você ama + O que você é bom = Paixão
  • O que você é bom + O que você pode ser pago para realizar = Profissão
  • O que você pode ser pago para realizar + O que o mundo precisa = Vocação
  • O que o mundo precisa + O que você ama = Missão

Qualquer atividade que fazemos está em um desses conjuntos e o Ikigai está no centro, é a junção de todas. Conseguindo encontrá-lo, além de obter sucesso nos negócios, você ainda vive com mais qualidade e melhor, pois estará satisfeito e feliz.

d) Realizando os passos

  1. Leve de 30 a 60 minutos para refletir sozinho, com um caderno e uma caneta.
  2. Esboce o diagrama de Ikigai e rotule cada círculo.
  3. Passe de 5 a 10 minutos em cada um dos quatro círculos, refletindo e anotando as ideias mais fortes que vêm à mente para cada pergunta.
  4. Depois de fazer anotações para cada círculo, tente escrever uma única frase que exprima seu Ikigai: a intersecção das quatro áreas. ** Não precisa ser conciso, gramaticalmente correto ou polido! **
  5. Reflita sobre o que você escreveu.
  6. Compartilhe com alguém próximo a você. Considere o quão bem alinhado o resultado do seu Ikigai está com sua vida profissional hoje.
  7. Finalmente, se você descobrir que há desalinhamento entre seu Ikigai e sua vida profissional atual, desafie-se a dar um pequeno passo ousado imediatamente.

As vantagens de um negócio alinhado ao seu Ikigai

Ter um negócio alinhado ao seu Ikigai é a chave para o sucesso. Sucesso aqui, não deve ser apenas visto como ganhar muito dinheiro ou enriquecer em pouco tempo. Sucesso nesse sentido, significa trabalhar naquilo que ama, trabalhar em algo que esteja alinhado à nossa essência, aproveitando ao máximo as nossas capacidades e como consequência, garantindo a satisfação de outras pessoas também.Yin Yang

Encontrar o equilíbrio entre as áreas é o caminho para ter êxito nos negócios e viver melhor.

Trabalhar com satisfação aumenta a nossa auto-estima e melhora o nosso humor. Com isso, nosso sistema imunológico torna-se mais forte, nos distanciamos das doenças e passamos a viver mais e melhor.

Descomplique e organize suas Finanças

Hoje eu tive um papo inspirador com a grande profissional da área de finanças @aliceporto.solucoesfinanceiras, que foi muito enriquecedor a todos os meus clientes que estiveram conosco nesta manhã da Maratona da Qualidade no Canal do Youtube do Inspire.

Reflita sobre suas finanças

Alice indicou vários insights e dicas práticas importantes que devem ser aplicadas a partir de hoje em nossa forma de relacionarmos com o dinheiro.

É importante levar em consideração a questão da flexibilização perante a sua personalidade, para que esse novo relacionamento seja prazeroso e traga resultados, e não motivo de alta cobrança, sentimento de culpa ou frustração até chegar ao ponto que você possa abandonar essas práticas e voltar ao ponto zero do exercício.

Foi por isso que deixei bem destacado os principais insights que a Alice trouxe a comunidade do Inspire Qualidade. Confira:

– Finanças é uma questão de hábito saudável.
– Materialize o dinheiro para compreender o seu peso e grandeza!
– Guarde um real hoje para iniciar sua reserva emergencial e repita isso diariamente.
– Como você se relaciona com o dinheiro é a igual a forma como seus pais lidam com ele!
– Feche a torneira dos gastos e desperdícios causados pelos vilões do mercado.
– Dinheiro é energia; ele não para e precisar circular.

Esses pontos essenciais contribuem para buscarmos novas formas de descomplicar nossas finanças nesses tempos tão sensíveis, já que a economia não pode parar nunca.

Quer saber mais? Acesse a palestra no YouTube do Inspire Qualidade, ative o sininho para receber as novidades em tempo real das publicações.

O Método dos Potes

Em 2017 eu conheci o método dos Potes na Imersão que fiz do MMI com T. Harv Eker, autor do livro “O Segredo de uma Mente Milionária”.

É um método simples e poderoso para ajudar a organizar suas finanças. Através da metáfora do Pote é sugerido que você divida seu dinheiro em seis formas diferentes. Você pode flexibilizar na medida adequada para a sua condição de vida hoje. Você pode usar contas bancárias, envelopes, potes ou frascos. Os seis potes são:

🔸Pote das Despesas Básicas – 50% – deverá ser destinado ao pagamento das despesas básicas e recorrentes, tais como aluguel, mercado, padaria, conta de luz, água, telefone, internet, transporte, IPVA, IPTU, condomínio…
🔸Pote da Educação – 10% – Necessitamos estar sempre nos atualizando e nos capacitando para que possamos crescer cada vez mais através de cursos, faculdade, MBA, palestras… Quanto mais avançado você for, mais valorizado você será e receberá por isso.
🔸Pote da Diversão e Lazer – 10% – Utilize em coisas que te fazem bem como livros novos, cinema, viagem, restaurantes, shows…
🔸Pote das Conquistas – 10% – Se você deseja melhorar a vida pessoal, realizar um sonho, comprar um carro, uma casa ou até mesmo fazer doações, entregar presentes, comemorar datas especiais é importante deixar um orçamento restrito a isso.
🔸Pote de Poupança de Longo Prazo – 10% guarde o dinheiro necessário para momentos não previstos como problemas de saúde ou desemprego.
🔸Liberdade Financeira – Reserve 10% para ser aplicado em seu futuro para sua aposentadoria. Atenção: nunca use este dinheiro!

Essa forma você pode iniciar ainda hoje a organização de suas #finanças, criando um hábito saudável. Ah, lembre-se: você deve controlar os centavos também como aprendido na palestra da @aliceporto.solucoesfinanceiras

Conheça seus percentuais, seu modelo de vida e suas prioridades. Mude sua mentalidade, use um modelo flexível e comece hoje! Mas isso tudo só é possível com persistência viu?!!

Como diz Harv “Pare de esperar para gerenciar o teu dinheiro. O hábito de gerir o teu dinheiro é mais importante do que a quantidade”.

Gostou deste post? Então deixe seu comentário ou fale comigo pelas redes sociais!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

7 Lições do Livro Como fazer amigos e Influenciar pessoas

Dale Carnegie foi um escritor e orador norte-americano (1888-1955), reconhecido mundialmente pelos seus best-sellers como “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas” e “Como Evitar Preocupações e Começar a Viver”.

Dois livros que recomendo muito a sua leitura. Descobri essa preciosidade há alguns anos e fez toda a diferença em minha vida. Todos sabem que sou introspectiva e matinha na minha mente a ideia de quem influenciar pessoas só seria possível através de “se expor” aparecendo, se comunicando verbalmente, criando videos e tudo mais.

Quando fiz a leitura desse livro, um meteoro caiu sobre a minha cabeça. Quem disse que só tem uma única forma de influenciar pessoas? Quem disse que bons amigos é representando por quantidade, ou por likes, ou por curtidas e participação em lives?

Tudo é possível dentro da sua própria essência. Por isso eu uso muito os canais indiretos para expressar a forma como atuo, transmitindo conhecimento e disseminando boas práticas para as pessoas interessadas em Gestão com Qualidade. Redes sociais e o Blog é o formato que me deixa mais confortável em me comunicar com você.

Tenho recebido muito reconhecimento e mensagens para continuar agindo assim, pois o meu propósito esta sendo atingindo, passo a passo, pouco a pouco, de forma humanizada, ajudando pessoas a mudarem sua mentalidade perante a Gestão. Isso não tem preço!

E por que você não publica essas mensagens? Porque eu penso que se for de forma natural e pró-ativa, a mensagem chegará com mais sinceridade. Quando buscamos marketing a todo custo, o essencial se torna invisível aos olhos.

Tudo foi possível depois que fiz a leitura desse livro, que é baseado na ideia de que maximizar o potencial humano é a chave do sucesso dos negócios, no qual retrata na prática alguns pilares fundamentais para relações humanas.

O que poucos sabem é que, antes de se tornar um renomado autor, o primeiro emprego de Carnegie, logo após a faculdade, foi como vendedor de bacon, banha e sabão da Armour & Companie. Nessa função, o jovem Dale tornou-se o maior vendedor da companhia nos Estados Unidos.

Depois desta experiência, Carnegie partiu para dedicar-se ao seu sonho: dar aulas e cursos sobre comunicação. Baseado em um desses cursos, Dale escreveu “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas”, que aborda 32 princípios que podem ser aplicados em diversas situações da vida.

Hoje eu trouxe 7 lições que aprendi com a leitura desse livro, para poder lhe ajudar em seu desenvolvimento pessoal:

  1. Comece sempre de forma amigável – Inicie uma conversa com um sorriso no rosto e sempre repita o nome da pessoa pelo respeito e valorização que você possui com ela;
  2. Inicie e a conversa com pontos em comuns – Assim é mais fácil direcioná-la para uma melhor assertividade e empatia guiando para uma solução ou ideia de melhoria no final da conversa;
  3. Crie interesse e cative a pessoa com a conversa – Passe a mensagem de forma genuína, despertando interesse real pela importância do tema, compreensão e gerando uma conclusão envolvente;
  4. Toda conversa é uma oportunidade para treinar sua capacidade em ter empatia – Entenda o ponto de vista da outra pessoa, suas razões, pensamentos e atitudes. Entenda sua expectativa, esteja disposta a ouvir, sem julgamentos;
  5. Onde há discussão, não há comunicação – Apenas ruído e más vibrações. Aprenda a dialogar, observe os fatos e se preciso for, peça ajuda a outra pessoa para verificar de forma imparcial o acontecido;
  6. Reconheça seu erro rápido e enfaticamente Admita seu próprio erro sem demora e com entusiasmo. Não justifique. Quando fazemos isso, aliviamos a sensação de culpa e atitude de defesa, ajudando a resolver o problema rapidamente;
  7. Incentive a outra pessoa falar com sinceridade – Procure primeiro compreender para depois ser compreendido. Ouça com atenção, sem críticas, julgamentos ou condenação. Faça um elogio honesto e sincero.

Um livro importante para você melhorar a sua capacidade em conectar com pessoas e melhorar a sua comunicação de forma mais assertiva, sincera e empática.

Se eu te dissesse que a minha meta agora é apenas saber se estou cumprindo meu propósito de vida com o meu trabalho através do que exponho nas redes sociais, no blog e na forma como atuo nas mentorias, fazendo o máximo de esforço em ser autentica nos conteúdos e na forma de trabalhar. Entretanto eu jamais pediria para você se inscrever no meu Instagram ou no meu canal do Youtube. Muito menos contratar um serviço meu que é diferenciado pelo valor agregado de forma humanizada.

Em vez disso, eu presumo que se você está curtindo meus post ou assinou meu blog ou Youtube, porque você gosta de desenvolvimento pessoal aplicado a Gestão com Qualidade, para poder te ajudar na vida com novas ideias e insights práticas. Novas oportunidades surgirão desta postagem!

Como dizia Freud: dentre as fontes de infelicidades do ser humano, a principal delas é aquela causada por outras pessoas.

Autoreflexão e autoconhecimento com qualidade são as bases para um futuro melhor. Inspire-se nesse livro também!

Gostou das dicas? Foram úteis para você? Então deixe sua avaliação nas estrelinhas e me envie um comentário, estou aguardando!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Instagram do Cartório: confira dicas de Qualidade

Instagram do Cartório tem sido tratado com a devida Qualidade e estratégia em seu Sistema de Gestão? Essa e outras dicas você confere neste post especial que fiz para você!

Todos nós temos muitas dificuldades para manter a audiência nas redes sociais. O Instagram tem se tornado uma ferramenta empresarial com mais de 400 milhões de usuários, perdendo em tamanho apenas para o Facebook.

O Brasil é o segundo país em número de usuários, com 35 milhões. Só perde para os Estados Unidos. O engajamento do Instagram é nada menos que 10 vezes maior do que o do Facebook, 54 vezes maior do que o do Pinterest e 84 vezes maior do que o do Twitter. Uma goleada.

De acordo com a pesquisa realizada pelo IBOPE, os brasileiros passam pelo menos de 3h por dia no Instagram e a utiliza para se atualizar das notícias, para compartilhamento de informações e postagem de fotos e pensamentos.

Entenda: você precisa estar onde o seu cliente está! Quase toda população possui um celular conectado a internet e já possui conta em redes sociais, sendo bastante engajados e assíduos no uso das plataformas.

Por isso é importante as estratégias das mídias sociais, principalmente a do Instagram do Cartório, sejam bem estruturadas e executadas para ser um canal de comunicação ativo e conseguir excelentes negócios e engajamentos por meio delas.

Como aumentar o engajamento do Instagram do Cartório?

Engajamento nos traz informações sobre o interesse, interação e o envolvimento dos seguidores com o seu conteúdo. É seu termômetro. É normal que quanto maior o número de seguidores, menor a taxa de engajamento. De todo modo, vale você observar se seu engajamento no Instagram está realmente bom considerando estes percentuais e o que eles apontam:

Menor que 1% = engajamento baixo

Entre 1% e 3.5% = engajamento médio

Entre 3.5% e 6% =  engajamento alto

Mais que 6% = engajamento excelente

São formas de engajamento no Instagram:

  • curtidas nos posts do feed;
  • comentários nos posts do feed;
  • salvar posts do feed;
  • enviar posts do feed;
  • tempo gasto com a timeline parada nos posts do feed (o Instagram entende que a pessoa está observando ou lendo aquele conteúdo);
  • envio de mensagem direta;
  • respostas e interações aos Stories como responder a enquetes e enviar perguntas;
  • ações nos Stories, do tipo segurar a tela para ver, e navegar nos Stories;
  • enviar Stories.

Todas estas ações são entendidas pelo Instagram como sinais de que o usuário está interessado no conteúdo daquele perfil.  

Lembre-se: Não poste apenas por curtidas ou comentários. Isso são métricas de vaidade!

Boas Práticas para utilizar o Instagram do Cartório

Estabelece uma meta: você deseja o que nesse post? Curtidas? Compartilhamentos? Comentários? Ser salvo?

  • Defina um nome fácil, simples e prático para que seu público te encontre no Instagram, como por exemplo, o ofício e a cidade que se encontra.
  • Configure o seu perfil comercial: Basta selecionar “Alternar para o perfil comercial” na área de configuração e seguir as instruções. Lembre-se de manter o perfil público!
  • Integre seu instagram com o facebook com o compartilhamento automático.
  • Responda prontamente os comentários, elogios, emotions, críticas vindas de seus seguidores. Isso eleva a reputação de sua marca na rede e aos seguidores. Lembre-se: o Instagram é ‘social’.
  • Utilize hashtags nas legendas das imagens porque elas auxiliam o seu público a se identificar com as fotos e os vídeos postados. Ao mesmo tempo em que aumentam as chances de novas pessoas conhecerem a sua marca.
  • A geolocalização é um recurso para trabalhar o marketing de proximidade. Com ele, usuários que estão próximos à sua empresa terão facilidade de encontrá-la.
  • Promova maior visibilidade de suas postagens, configurando no botão “Promover” o público-alvo para o qual o anúncio será veiculado, definir um orçamento e escolher a duração da campanha.
  • Utilize o stories para dar mais humanidade à marca, usando imagens menos produzidas e artificiais. A prática de divulgação de bastidores, do cotidiano da equipe e de assuntos mais pontuais e personalizáveis traz mais fluidez e pessoalidade à conta.
  • Desenvolva lives com tira dúvidas ou temas específicos para interagir com o público. Por meio da integração com o Facebook, a live do Instagram pode ser compartilhada entre as duas plataformas, alcançando ainda mais pessoas.
  • O Instagram é uma rede social que tem um forte potencial de engajamento. Nela, o seguidor pode interagir por meio de curtidas, comentários e mensagens diretas, além das enquetes nos Stories.
  • As enquetes são ótimos meios de conseguir informações valiosas sobre os seus seguidores como preferências, o que gostariam de ver no perfil e também o que não gostaram. 
  • Direcione o usuário para uma ação de call-to-action através de mecanismos de links como LinktreeContactInBio e o insta.am e insira em sua Bio do Instagram do Cartório. Quer diferenciar a sua bio? Utilize fontes diferentes daquela que o Instagram permite usar. Um aplicativo como o LingoJam permite criar textos com fontes diferenciadas e é super simples de usar.
  • Ative notificações de perfis importantes que você gosta, visite o perfil desejado, clique nos três pontinhos e clique em “ativar notificações de publicação” ou “ativar notificações de story”. O contrário também pode ser feito para não receber publicações no seu feed: Basta ir até o perfil desejado, clicar nos três pontinhos e selecionar “Silenciar”.
  • Para excluir marcação em postagens, vá no post em que você foi marcado, clique nos três pontinhos e, depois, em “Opções de publicação”. Então, você pode optar por simplesmente não mostrar mais a foto no seu perfil ou por remover a marcação.
  • Para aprovar a marcação antes que ela apareça no seu perfil do Instagram do Cartório, vá nas configurações da conta, clique em “Fotos e vídeos com você” e selecione se você quer adicioná-las automaticamente ou não. Isso pode ser útil, por exemplo, quando um usuário cria posts ofensivos ou com uma linguagem com a qual você não quer ser vinculado.
  • Invista em uma estética coerente com o perfil do seu público. Você pode utilizar uma paleta de cores similares nas fotos, optar por cenários semelhantes e pelo mesmo estilo de foto ou por molduras e montagens parecidas, entre outras coisas.
  • Mantenha uma agenda de publicações e manter uma constância em posts, seja no feed ou nos stories. Verifique também com qual frequência o seu público recebe melhor as suas publicações e os horários que mais recebem visualizações. Assim você saberá o melhor momento para ganhar mais engajamento e ser visto.
  • Uma publicação diária já é suficiente — mas você pode postar cerca de três conteúdos por dia, desde que sejam relevantes, variando entre imagens e vídeos. Cada publicação será entregue para mais ou menos 10% do total de seguidores em média de quatro horas, mas caso tenha um bom engajamento nos primeiros 20 minutos, o Instagram aumenta a distribuição aos seguidores.
  • Foque em qualidade e não quantidade de postagens. Postar várias vezes durante o mesmo horário ou sequencialmente durante o dia, pode cansar o seu público através dessa superexposição. É melhor postar conteúdos incríveis com menos frequência do que conteúdos ruins ao mesmo tempo.
  • Acompanhe as estatísticas do próprio instagram: informações como gênero, faixa etária e localização do público. Além de análises como a de participação do público e a de alcance dos posts.
  • Recentemente, o Instagram lançou um novo formato: o IGTV, que acessado em um botão no canto superior direito do aplicativo. É uma mudança gigantesca, já que o novo recurso permite vídeos mais longos do que os 15 segundos permitido na função Stories. A tela continua na vertical e com isso é possível identificar um claro objetivo de competição com o Youtube e a própria televisão.

Erros no Instagram do Cartório que você não pode cometer

Depois das Boas Práticas para iniciar o bom uso desta ferramenta, vou inserir alguns apontamentos de erros cometidos no Instagram. Preparado (a)?

  • Cuidado com o “auto-like”. Os seguidores não gostam de isso e podem perder o interesse de seguir você. Além de que é algo redundante: o fato de ter publicado já mostra que você gostou daquele conteúdo.
  • Nunca compre seguidores! Existem vários sites que oferecem esse tipo de serviço, mas não caia nessa furada. Esses “seguidores fantasmas” não irão trazer nenhum benefício, pode fazer você perder a reputação da sua marca.
  • Não explora todos os recursos da ferramenta! Não utilizar todos os recursos disponíveis no Instagram é um dos grandes erros para quem usa essa rede social. Os perfis comerciais no Instagram do Cartório contam com o apoio de ferramentas que permitem a análise de dados sobre impressões, alcance e engajamento. Dessa forma é possível descobrir quais foram as publicações que funcionaram e que não funcionaram com o seu público.
  • Deixar um terceiro ou agência responsável pelo Instagram. Cuidado! Aqui você deve se atentar que, um terceiro pode não ser devidamente capacitado para responder a dúvidas, resolver problemas ou passar informações adequadas tanto na postagem como nas mensagens recebidas.
  • Muitos utilizam ferramentas de respostas automáticas por plataformas não autorizadas pelo Instagram, sendo considerada uma atitude de SPAM, perdendo a oportunidade de conexão e relacionamento com o cliente e baixando a reputação da sua marca.
  • Mensagens podem ser insatisfatórias, esquecidas ou nunca respondidas por isso. Por isso, é recomendável que compartilhe o uso do Instagram do Cartório com alguém da sua equipe para ser responsável e tomar esses devidos cuidados.
  • Otimize seu perfil! Aperfeiçoe o impacto visual na percepção do seu cliente. Para isso, há várias técnicas que podem ser usadas, você pode escolher usar molduras diferentes a cada mês, ou paletas de cores específicas para um período (uma estação do ano, por exemplo), temas relacionados à acontecimentos da vida ou aqueles que você cria (aniversário, chegada aos 10 mil seguidores, etc.).
  • Responda comentários e mensagens diretas sempre com cordialidade e oferecendo ajuda ou soluções aos problemas.
  • Evite “bater boca” com usuários, mesmo com críticas aos seus produtos. Faça tudo o que puder para ajudá-lo.
  • Não use o perfil comercial como perfil pessoal. No Instagram empresarial, apenas postagens e comentários relacionados à marca.
  • Quando possível, curta e comente fotos de seus seguidores ou postagens em que foi marcada. Use bom humor e criatividade. Gentileza gera Gentileza.

Gostou das dicas? Foram úteis para você? Então deixe sua avaliação nas estrelinhas e me envie um comentário, estou aguardando!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Dicas para gerenciar tarefas na Gestão do Cartório

4 dicas incríveis para definir prioridades em sua vida - Menthes

Gerenciar tarefas tem sido um grande desafio na Gestão dos cartórios.

A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de Objetivos Estratégicos e Metas Inteligentes para conseguir atingir um nível de Qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.

Poucos líderes utilizam o controle manuais do gerenciamento das tarefas da equipe. Muitos nem controlam as atividades da equipe. Logo, não há como dizer que o Plano Estratégico definido possui qualquer relevância a Gestão do Cartório.

Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do negócio quando má gerenciada ou ignorada pelos Líderes.

São reais, acontecem a todo momento. Logo, a sua execução é assertiva? Tem sido produtiva? São tarefas importantes? Quais delas são prioridades no dia? Ou você vive apagando fogo com tarefas urgentes?

A primeira dica que ofereço a você é o entendimento das prioridades pela Matriz Eisenhower, mais conhecida como “Matriz de Urgência e Importância”.

Como priorizar tarefas com a Matriz Eisenhower na Gestão do Cartório

Na rotina do Cartório a lista de tarefas a serem realizadas costuma ser bastante grande e, muitas vezes, a pessoa não sabe por onde começar, de tanta atividade que tem que realizar de uma vez.

Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, vou compartilhar uma ferramenta que foi criada por Dwight D. Eisenhower –  general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”

A ferramenta “Matriz de Urgência e Importância” busca organizar e priorizar  tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações.

A matriz de Eisenhower e a produtividade
Matriz de Eisenhower: Atividades Importantes vs. Urgentes - FM2S

É importante categorizar bem suas atividades para garantir produtividade ao longo do dia e ser assertivo quanto ao uso do seu tempo na Gestão do Cartório. Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.

Eu gosto muito desse modelo adaptado para verificar a prioridade das tarefas no meu diaa dia. Você pode avaliar o que é melhor a você:

As prioridades que mais equilibram a minha vida | Publicações ...

Esse é um modelo simples que te dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades a serem realizadas. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.

Como gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório

Primeiramente, deve listar todas as tarefas a serem cumpridas pela equipe e depois separá-las de forma individual, quem é responsável pelo o que.

Em seguida você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:

  • Dia
  • Semana
  • Quinzenais
  • Mensais

Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.

Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.

Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas

A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.

Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.

Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.

Biomedicina em Ação: A Técnica Pomodoro de Produtividade

Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.

Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!

Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.

Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas

POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:

  • Prioritize
  • Organize
  • Streamline
  • Economize
  • Contribute

Traduzindo para o português, teríamos:

  • Prioritize = Priorize
  • Organize = Organize
  • Streamline = Simplifique
  • Economize = Economize
  • Contribute = Contribua
Los métodos más importantes para la gestión del tiempo

Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.

Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:

Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?

Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.

Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.

Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.

Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.

Aplicativos para gerenciar tarefas da equipe

Depois que você entendeu e aplicou essa Matriz para gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório, é importante otimizar essa ação com um software para gerenciar tarefas na rotina de sua equipe. Vamos a quatro dicas práticas:

Trello tem uma interface intuitiva (do tipo arrasta e solta) que proporciona tudo isso com muita agilidade e fácil compartilhamento com a equipe. Com ajuda de cartões coloridos que se movem por colunas onde se colocam as listas de tarefas, o método kanban se torna uma poderosa ferramenta visual para que todos saibam exatamente quais são as tarefas que precisam ser feitas (com as datas de entrega e escopos bem definidos.

Asana também utiliza o método Kanban, mas tem um foco um pouco diferente do Trello. Ela tem funcionalidades bastante direcionadas para o monitoramento do tempo utilizado pelo colaborador em cada tarefa e se ele atingiu suas metas. Seu objetivo é levar a alta produtividade e permitir que o time se dedique às tarefas que realmente importam.

Taskade é um painel para rascunhos e anotações, mas também pode ser usado como gerenciador de tarefas. Você pode criar uma lista e compartilhá-la com amigos, familiares ou colegas de trabalho. O Taskade é totalmente gratuito, mas a versão Pro tem mais funcionalidades. Saiba mais em https://www.taskade.com/

Todoist é um gerenciador de tarefas e projetos, mas ele tem como característica central manter a produtividade através de uma interface limpa, com controle de datas e diversos gráficos de desempenho. Ele tem versão gratuita e também PRO. Saiba mais em https://todoist.com/

Você conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Usa algum em sua Serventia? Quais os resultados? Gostaria de nos passar a dica de um que não lembrei de mencionar?

Por favor, compartilhe comigo sua experiência nos comentários aqui ou no Instagram! 

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como criar Metas Inteligentes

OKR: exemplos e como implementar esta metodologia – Movidesk

Metas inteligentes são criadas de acordo com métodos consagrados das Boas Práticas de Gestão do Mercado. Primeiramente, vamos relembrar os conceitos importantes:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Meta inteligente é a definição do caminho, tempo e meios que serão empregados para alcançar um objetivo.

Com isso, o objetivo é de fato aquilo que se deseja alcançar, que é a principal necessidade ou vontade. E para ascender a ele é importante direcionar-se ao seu encontro. E esse é o objetivo das metas inteligentes!

Outro termo de extrema relevância que precisamos conhecer é o planejamento. As metas precisam ser muito bem descritas, detalhadas e planejadas para que sejam bem executadas e tenha sucesso em seu direcionamento.

É importante, então, que sejam trabalhadas e alinhadas com um objetivo específico.

Métodos utilizados para criar Metas Inteligentes

Método OVP

É um método bem simples, que une OBJETIVO + VALOR + PRAZO

Objetivo = o que eu quero atingir

Valor = número de referência

Prazo = tempo definido

A fóruma simples para criar Metas Inteligentes!

Método SMART

Esse método foi introduzido em 1954 por Peter Drucker, um dos mais consagrados gurus da Administração, ao apresentar a Gestão por Objetivos no livro “The Practice of Management”. O Método Smart consiste em:

  • S: be specific (ser específico)
  • M: be measurable (ser mensurável)
  • A: be attainable (ser atingível)
  • R: be realistic (ser realista)
  • T: timely (ser tangível)

Em português, é comum usar o acrônimo METAS:

  • Mensurável
  • Específico
  • Tempo definido
  • Alcançável
  • Significativo

Por si só, já é um método de Meta Inteligente!

Vamos ao detalhamento:

Specific // Específico

Sendo específico em seu objetivos já tem grande chance de ser realizado do que quando você tem um objetivo não-específico.
Para estabelecer objetivos específicos você deve ter em mente:

  • Quem: Quem está envolvido
  • O que: O que eu quero realizar
  • Por que: Razões específicas, propósitos e benefícios para atingir seu objetivo
  • Onde: identificar um local
  • Identificar requisitos e restrições

Measurable // Mensurável

Estabelecer critérios concretos para medir o progresso em direção à realização de cada objetivo que você definir.
É necessário determinar as seguintes perguntas para mensurar seu objetivo:

  • Quanto? Quantos?
  • Como vou saber quando ele será realizado?

Attainable // Atingível

Você só conseguirá desenvolver habilidades, atitudes, aptidões e capacidade financeira a partir do momento em que conseguir identificar os seus objetivos mais importantes. E quando fizer isso, você descobrirá maneiras de como torná-los realidade.

Planejar seu passos e estabelecer prazo irão permitir que você avance etapas para alcançar qualquer objetivo em mente. Aquele objetivos que antes pareciam ser inatingíveis, agora passarão a ser atingíveis, finalmente.

Listar suas metas é construir sua auto-imagem. Você se vê como merecedor desses objetivos.

Realistic // Realista

Deve-se apresentar um objetivo para o qual você está disposto a trabalhar.

Só você poderá determinar se o seu objetivo será alto ou baixo, mas não se esqueça que cada meta representa um progresso substancial, veja:

  • Meta baixa = Força motivacional baixa
  • Meta alta = Força motivacional baixa

Se você realmente acredita em seu objetivo, o seu objetivo é realista.

Timely // Tangível

É fundamental estabelecer prazos dentro das metas. Se não houver prazo, não há senso de urgência.

Trabalhar com prazo é a mesma coisa de trabalhar com o seu inconsciente, pois você inicia um movimento para começar a trabalhar no objetivo.

A meta é tangível quando você pode experimentá-lo com seus sentidos:

  • Paladar
  • Olfato
  • Tato
  • Visão
  • Audição

E para finalizar, quando seu objetivo é tangível você terá melhor de chance de torná-lo específico, mensurável e portanto, atingível.

Método FAST

Segundo os Professores Donald Sull e Charles Sull da MIT Sloan School of Management para colocar a Estratégia em ação, os líderes organizacionais devem definir metas/objetivos FAST ao invés de SMART.

FAST é o acrônimo para:

  • Frequently discussed
  • Ambitious
  • Specific
  • Transparent

Em português, podemos utilizar o mesmo acrônimo FAST:

  • (F) Frequentemente discutido
  • (A) Ambicioso
  • (S) Específico
  • (T) Transparente

As Metas devem ser:

1. FREQUENTEMENTE DISCUTIDAS (Frequently discussed) – As metas/objetivos devem ser revisadas periodicamente por toda a equipe. Um bom ciclo é trimestral.

2. AMBICIOSAS (Ambitious) – Metas ambiciosas minimizam a tendência das pessoas em definirem e perseguirem metas conservadoras, que é uma tendência natural quando o mindset é que sejam Alcançáveis (Achievable). Como diria o Marcel Telles da AB InBev, “o ideal são metas quase impossíveis, mas não impossíveis.” 

3. ESPECÍFICAS (Specific) com métricas e marcos – A habilidade de traduzir metas em métricas e marcos possibilitam melhoria significativa no desempenho de indivíduos e times de diversas formas, como por exemplo ajudam a detalhar como os objetivos estratégicos serão alcançados; e a identificar quais entregas realmente importam, ao relacioná-las com as atividades e KPIs.

4. TRANSPARENTES (Transparent) – As metas devem ser transparentes, públicas. Quando as metas são de conhecimento de todos, ao invés de privadas, possibilitam um aumento do desempenho pela pressão dos pares, competição e pela colaboração. Além disso, quando as metas do nível estratégico são de conhecimento de todos, os indivíduos e times conseguem se alinhar na mesma direção.

PRINCIPAIS FERRAMENTAS PARA ACOMPANHAR METAS INTELIGENTES

Trello

O Trello é uma das plataformas de gerenciamento de projetos mais famosas atualmente, podendo também ser empregado como uma ferramenta de OKR. Ele permite a designação de tarefas e acompanhamento de atividades entre diferentes membros do mesmo projeto.

Além disso, o Trello conta com sistemas de compartilhamento de arquivos e uma interface muito prática e fácil de se utilizar. Além disso ele oferece ainda aplicativos para iOS e Android. Seu plano base é gratuito, acesse o site oficial!

Gtmhub

O Gtmhub oferece uma grande gama de recursos que ajudam no acompanhamento de objetivos e tarefas. Algumas delas são relatórios feitos em SQL, acesso de dados online, automatização de e-mails, sincronização com dados do Google Sheets e a transformação de dados de acordo com a necessidade.

O Gtmhub é uma das melhores plataformas para acompanhamento de experiência de membros da equipe e gerenciamento de metas. Ele conta com um período gratuito de até 7 dias, acesse o site da ferramenta!

Betterworks

O Betterworks oferece uma das melhores ferramentas de OKR no mercado, permitindo o acompanhamento contínuo de desempenho da equipe e criação de metas e objetivos. Ele facilita o alinhamento de tarefas e metas de cada equipe com os objetivos gerais de uma organização. A ferramenta já foi utilizada por grandes empresas como Evernote e BMW. O Betterworks conta com um período de testes gratuito de até 14 dias, acesse o site oficial!

Você tem utilizado alguma dessas ferramentas? Me conta lá no instagram!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como usar o Método OKR para criar Objetivos Estratégicos

Atualmente, a gestão baseada em metas/objetivos é algo amplamente utilizado no mercado público e privado. É senso comum que Metas têm o poder de colocar uma Estratégia em ação, embora funcione somente quando (i) estão alinhadas com as prioridades estratégicas, (ii) leva-se em consideração a interdependência entre as unidades organizacionais e (iii) possibilita-se correções de curso ao longo do tempo. Sem essas 3 condições atendidas, é muito possível que um indivíduo alcance suas metas, mas não execute adequadamente a Estratégia corporativa.

Mas antes, é importante deixar claro a definição de metas e objetivos:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Método OKR

OKR – Objectives and Key Results

OKR é um framework para implementar estratégias, que consiste em definir Objetivos (Objectives) e respectivos Resultados-Chave (Key Results), que servirão para medir o progresso dos Objetivos. Além disso, cada OKR também podem ter Iniciativas para detalhar o trabalho necessário para atingir os Resultados-Chave.

De modo geral, podemos dizer que o OKR funciona como uma ferramenta de comunicação interna, já que serve para integrar as equipes com os valores corporativos, considerando, para isso, a estratégia estabelecida. A principal diferença entre esta ferramenta e as formas tradicionais de gestão de metas é o fato de ela ser de curto prazo, de modo que os resultados-chave são estipulados para um espaço de tempo menor: três meses.

Em outras palavras, os objetivos são estabelecidos, medidos e reavaliados com frequência. Nesse contexto, algumas características se destacam como consequência da aplicação da metodologia:

  • Melhora na comunicação: as barreiras na comunicação entre as equipes e os profissionais em si são reduzidas. Como resultado, as expectativas organizacionais e dos colaboradores são alinhadas.
  • Busca pela simplicidade: durante o processo de implementação e execução da metodologia OKR é utilizada uma linguagem simples para que a comunicação seja clara e eficaz.
  • Uso da abordagem top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem incentiva a participação não só dos gestores, mas também dos colaboradores no processo de definição de metas. Isso proporciona mais engajamento e cria um propósito para cada profissional.
  • Ciclos curtos: todo o processo é feito em um período curto, considerando a definição das metas, o acompanhamento do desempenho e a correção de erros. Do mesmo modo, são feitas atualizações quando é necessário.
  • Utiliza o princípio da stretch goals (metas desafiadoras): a ideia é que o OKR (ou mais de um) seja desafiador, estimulando a avaliação da forma como a equipe tem trabalhado. Com isso, os funcionários saem da zona de conforto, buscam algo que até então acreditavam ser impossível e refletem sobre o quão longe conseguem ir. Vale ressaltar que a dificuldade deve ser suficiente para desafiar, mas não desestimular os profissionais.

Quais são os tipos/níveis de OKRs

Por ser uma metodologia que atende todos os níveis estruturais de uma organização, o OKR tem 3 níveis principais, sendo eles:

– Nível Organizacional

As ações e metas definidas no nível organizacional têm como objetivo guiar a instituição estrategicamente. Elas devem ser completamente alinhadas com a cultura organizacional, já que estão vindo de cima para baixo.

– Nível Departamental

Aqui as metas são definidas buscando o sucesso de cada setor ou equipe. Acabam por ser muito mais objetivos, pois estão mais próximos do colaborador “final” do que os OKRs de nível organizacional. As decisões feitas aqui refletirão diretamente o que foi decidido no nível organizacional.

– Nível Individual

Essas são os OKRs definidas para cada pessoa, determinando o que deve alcançar com sua atuação única. Esses objetivos buscam consumar o que foi definido no nível departamental.

Os principais benefícios da utilização da metodologia OKR são:

• Agilidade: ciclos mais curtos de metas que permitem ajustes mais rápidos e melhor adaptação às mudanças;

• Engajamento dos funcionários: a abordagem de top down (de baixo para cima) do OKR para definição de metas conecta os funcionários com os objetivos, aumentando o engajamento;

• Tempo reduzido para definir metas: a simplicidade do OKR faz com que o processo de definição de metas seja mais rápido e mais fácil, reduzindo drasticamente o tempo em definir metas;

• Transparência: o uso de OKRs compartilhados melhora a colaboração entre times diferentes, resolvendo e unificando iniciativas;

• Autonomia e responsabilidade: os times recebem uma direção clara e terão opção de escolher como alcançar os OKRs, se tornando responsáveis por seus objetivos através de critérios claros, que serão conhecidos por todos..

• Foco e disciplina: com um número reduzido de metas, cria-se foco na organização e esforços e iniciativas mais disciplinados;

• Metas mais ambiciosas: criar objetivos flexíveis fazem com que a equipe defina metas ambiciosas e desafiadoras.

Como funciona o método OKR?

Para os OKRs terem êxito aplicado no seu negócio, é necessário estabelecer metas e objetivos claros e ambiciosos à curto prazo, porque serão mensurados a cada trimestre. John Doerr, um dos maiores investidores de tecnologia mais bem sucedidos de todos os tempos, criou uma fórmula que ajudou o Google a estabelecer metas, sendo ela:

Eu vou (Objectives) medido por (Key Results)

Resumindo:

  • Objetivo (O) = o que desejo alcançar?
  • Resultados-chave (KR) = como posso mensurar?

Ou seja, uma boa meta deve indicar o que a empresa irá realizar e a maneira como ela irá medir sua conquista. A palavra-chave, neste caso, é “medido por”, visto que a medição é a que cria uma meta real, e não só um desejo. Mas antes de prosseguir, devemos saber o significado de cada componente das OKRs:

Objetivos

São descrições qualitativas memoráveis do que se deseja alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e desafiar a equipe. Exemplo: um objetivo pode ser “criar a melhor experiência do cliente”. Mas como saber se essa experiência é a melhor? É o que veremos a seguir com os Key Results.

Key Results

São um conjunto de métricas que medem o seu progresso em direção ao objetivo. Para cada um deles, você deve ter um conjunto de 2 a 5 resultados principais. Mais do que isso e ninguém se lembrará deles. Todos os Key Results devem ser quantitativos e mensuráveis. “Se não tem um número, não é um Key Result.” afirma Marissa Mayer, ex-vice-presidente do Google.

Exemplo: vamos usar o exemplo de objetivo acima. Como mensurar se a empresa está proporcionando uma boa experiência ao cliente? Algumas Key Results poderiam ser o NPS (Net Promoter Score) e Taxa de Recompra, duas maneiras de medir satisfação dos consumidores. 

Exemplos de OKRs

Você já sabe o que é OKR e por que o método é tão celebrado, mas também precisa entendê-lo na prática.

Basicamente, a fórmula pode ser aplicada em qualquer área, resultando em OKRs organizacionais, departamentais e até individuais.

Como dar nota aos OKRs?

Existem diversas maneiras de pontuar os OKRs e cada empresa tem sua maneira. Sugerimos iniciar pela forma mais simples, usando a proporção linear de atingimento de cada Resultado Chave. Cada Resultado Chave é avaliado entre 0 e 1 ou 0 e 100 e, de acordo com os conceitos da metodologia, um resultado acima de 0,6 ou 60 já é considerado positivo.

Recomendamos a seguinte grade para mensurar seus OKRs:

Os 3 Principais Softwares para Acompanhar OKRs

CoBlue é uma ferramenta completa para gestão contínua de performance que se intitula o 1º software de OKR do Brasil.

A solução oferece recursos para gerenciamento de processos, check-ins frequentes e trabalho colaborativo na nuvem, além de contar com um pacote de treinamentos para implementação do método.

Weekdone é uma das plataformas de gestão de OKRs mais utilizadas no mercado.

A ferramenta permite que gestores e colaboradores trabalhem juntos na definição de metas, monitoramento das métricas e avaliação de resultados, com painéis atualizados em tempo real.

Por fim, o Planilhas Google é uma opção gratuita e básica para começar a implementar sua metodologia OKR.

Suas planilhas dinâmicas permitem que você crie e acompanhe os OKRs na nuvem, além de importar dados de outros softwares da empresa.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Uso dos Indicadores de Desempenho em um Programa da Qualidade

Indicadores de desempenho de logística para você acompanhar!

O uso frequente de indicadores de desempenho serve para orientar as ações organizacionais da equipe rumo aos objetivos prioritários do negócio.

É a melhor forma de identificar falhas e oportunidades a fim de maximizar os resultados da organização.

Também é uma maneira de monitorar as variáveis internas e externas que impactam os negócios. Isso cria um ambiente controlado, para que não se fique à mercê dos altos e baixos do mercado.

Foi por esse motivo que liste os indicadores de desempenho fundamentais a nível estratégico para a equipe iniciar hoje a sua implantação e controle.

Não é à toa que frequentemente comparo o funcionamento de uma organização ao organismo de um ser humano. Quanto melhor o resultado, melhor a saúde do indivíduo.

Enquanto o médico faz uma série de exames para concluir o que o paciente tem, a equipe deve fazer análises extensas da performance organizacional através dos indicadores.

A partir do planejamento estratégico, estabelece os objetivos primordiais organizacionais; logo depois são desmembrados em objetivos e metas a serem atingidas. Em seguida, atribuí indicadores que nos digam se estamos no caminho certo para chegar aos objetivos propostos.

Esse método não é novidade para ninguém, até mesmo para quem não está em um programa de qualidade. Mas poucos aqueles que fazem o bom uso dessas ferramentas essenciais ao sucesso do negócio.

Mas, você sabe o que é um indicador?

O que é indicador?

O indicador é composto por um conjunto de relações entre as unidades de medida ou entre as métricas. Então é preciso relacionar 2 (duas) ou mais métricas para você passar a ter um indicador.

Por exemplo, quando você olha o valor da venda média você soma o total de vendas e dividi pelo número de vendas que aconteceram durante o dia, chegando assim no valor da venda média.

Key Performance Indicator (KPI)

A sigla (KPI) traduzida para o português significa Indicador-Chave de Performance, é uma forma de mensurar todos os indicadores da sua organização. Por exemplo, o setor financeiro, é possível mensurar através de indicadores através de cobrança, pontualidade, acompanhamento e até por relatórios, tudo isso é feito através de pontos.

Está técnica vem sendo muito utilizada por grandes organizações através de pontos para bonificar ou gerar a meritocracia dos colaboradores e até em outros setores como produção, vendas e etc… por conta das infinidades das informações geradas de forma constante. Isto é, o KPI é utilizado para saber os pontos centrais dos indicadores que serão medidos.

Indicadores Estratégicos de Gestão

É muito comum as organizações usarem poucos indicadores de gestão. Essa frequência é importante por que tudo aquilo que você não consegue medir é muito difícil depois mensurar se deu certo ou não.

O maior interesse nos indicadores estratégicos de performance é analisar e monitorar o seu desempenho ao longo do tempo. Assim, ter um conjunto de indicadores e monitorá-los são formas relevantes e eficazes para seu negócio.

É recomendado que você ao definir um indicador de desempenho analise quais os parâmetros de referência para esse indicador, isto é, olhar para o indicar e definir junto a ele o valor mínimo, uma meta ou um valor máximo. E não necessariamente é preciso ter os 3 (três), mas o interessante é pelo menos ter 2 (dois) parâmetros de referência.

Quando é estabelecido um parâmetro de referência para seus indicadores estratégicos você começa a saber o que fazer quando seu indicador está fora desses parâmetros de referência que você estabelece.

Definindo Periodicidade

Uma periodicidade de análise é basicamente identificar qual o tempo ideal para analisar diferentes indicadores? Por exemplo, existem indicadores que são vistos diariamente, semanalmente e alguns outros mensalmente.

Sendo assim, é importante estabelecer quais os parâmetros você irá usar para analisar esses indicadores com um critério para analisá-los sempre da mesma forma, ou seja, está é uma maneira de observar o comportamento deste indicador está adequado ou não para seu negócio.

Observe e acompanhe seus indicadores

Este passo aparentemente simples é onde as organizações em sua maioria erram por falta de disciplina e método de observação e análise periódica de seus indicadores. É muito importante o acompanhamento dos indicadores pois quando você está acompanhando o indicador é possível tomar decisões que irão te levar a determinadas ações que vão melhorar o seu desempenho, sejam ações de mudança de procedimentos ou mesmo de alterações na medição do indicador que, normalmente, no decorrer do processo esse indicador sofrerá alguns reajustes.

Os Níveis dos Indicadores na Gestão

LCE_137_Optat - Mercado de Trabalho - Gestão pela Qualidade Total ...

Indicadores estratégicos

São aqueles atrelados ao planejamento estratégico da organização e demarcam o futuro que se espera para a organização. Por isso, estão ligados à missão e à visão estabelecidas para a organização. A missão é o propósito de existir da organização e diz os motivos pelos quais ela foi criada. A visão retrata o que a organização quer ser no futuro.

Os indicadores estratégicos são pautados em análises prévias dos cenários interno e externo da organização. Internamente, questões como modelo de negócios, diferenciais que a organização tem, capacidade de inovação e capital intelectual são avaliadas.

Externamente, são analisados os concorrentes, a situação econômica do país, políticas do setor de atuação, legislações e outras variáveis que impactam as atividades.

Indicadores táticos (ou indicadores gerenciais)

Depois de saber o que a organização quer para os próximos 5 ou 10 anos, o próximo passo é determinar como cada área vai contribuir para que esses objetivos sejam atingidos. São identificadas, então, as metas gerenciais, de médio prazo.

O planejamento tático corresponde a um plano de ação a ser levado a cabo num prazo de 1 a 3 anos e deve estar completamente alinhado ao planejamento estratégico.

Com um nível tático que vem cumprindo as metas e esteja alinhado à estratégia é grande a chance de cumprimento dos grandes objetivos da organização.

Indicadores de eficiência operacional 

Finalmente, temos os indicadores operacionais, ou de curto prazo. Eles estão estreitamente ligados aos processos e à operação da organização como um todo. Os indicadores operacionais são atribuídos às pessoas, envolvendo cada colaborador da organização de modo que ele contribua ativamente para os objetivos estratégicos da organização.

Um plano operacional alinhado à estratégia é um forte aliado à sua execução, garantindo a conclusão dos planos de médio e longo prazo. Assim, a tomada de decisão estratégica, tática e operacional será muito mais assertiva e confiável.

Como criar um indicador de desempenho

Escolher e criar indicadores de desempenho na organização que possam realmente ajudar no processo de gestão deve ser feito seguindo algumas dicas.

Confira este passo a passo que elaborei para você:

  1. Entenda os aspectos de sua oferta ao mercado que mais agregam percepção de valor para os clientes finais.
  2. Defina KPIs para medir metas realizáveis para entregar esses valores as partes interessadas.
  3. Os indicadores de desempenho devem ser fáceis de medir e de entender pelos colaboradores.
  4. Acompanhe constantemente a evolução dos indicadores e os resultados que estão sendo alcançados.
  5. Ao notar que os indicadores de desempenho não alcanças as metas definidas, analise e tome as providências para melhorar o processo.

Conceitos gerais sobre indicadores de desempenho de processos

  • Índices: o número que retrata o desempenho auferido num processo pelos seus indicadores de desempenho
  • Metas: é o valor que deve ser retratado, em um predeterminado período de tempo, pelos indicadores de desempenho dos processos
  • Tolerância: Se a meta não for atingida, existe um limite de tolerância que mostrará o grau de gravidade do resultado. Valores fora dessa faixa de tolerância indicam que o desenrolar do processo é crítico e deve ser tomada alguma providência.

Porque utilizar indicadores de desempenho de processos

  • Disponibilizam a informação que o gestor necessita sobre cada etapa do processo
  • Proporcionam maior exatidão na tomada de decisão pelo gestor
  • Tem por objetivo trazer mais eficiência e eficácia aos processos
  • Trazem mais rapidez, melhor compreensão e transparência ao se divulgar resultados
  • Indicadores de desempenho se tornam a medida da excelência da empresa
  • Permitem a criação de um dashboard com todas as informações disponíveis de forma panorâmica

Confira os tipos de indicadores de desempenho mais utilizados

Atualmente são diversos os tipos de indicadores de desempenho nas organizações à disposição dos gestores. Eles escolhem quais e quando utilizarem conforme as necessidades e o planejamento de seus negócios.

  1. Indicadores de desempenho de produtividade: se referem ao uso de recursos da organização em relação a quantidade de entregas que o processo faz em determinado período. É fundamental que indicadores de desempenho de produtividade sejam acompanhados de indicadores de desempenho de qualidade. Afinal, de nada adianta produzir muito, se a qualidade do que é produzido estiver abaixo das necessidades e desejos dos clientes do processo.
  2. Indicadores de desempenho de qualidade: usados para se detectar rapidamente não-conformidades (entregas fora do padrão) ou desvios no processo. São obtidos pela relação do número de saídas totais com as saídas sem desvios ou defeitos. É importante que eles meçam qual a percepção dos clientes finais sobre as entregas realizadas e se estão ou não satisfeitos.
  3. Indicadores de desempenho de capacidade: todo processo tem um limite, em função do tempo. Assim, existe uma quantidade máxima de entregas que poderá ser realizada em determinado período de tempo.
  4. Indicadores de desempenho estratégico: se referem aos objetivos mais amplos, relacionados ao planejamento estratégico do negócio. mostram o quanto a organização se está se aproximando de sua visão de futuro. Estão relacionados aos fatores críticos de sucesso.

Quais ferramentas ajudam a acompanhar e aplicar os indicadores?

Na gestão organizacional, existem muitas ferramentas de trabalho. Algumas servem apenas de forma conceitual, isto é, são filosofias de atuação. Outras, no entanto, oferecem uma vantagem real para quem as coloca em prática.

Com as ferramentas certas, é possível ter maior facilidade no levantamento e alocação dos indicadores de planejamento estratégico, garantindo mudanças e o aprimoramento do que está sendo feito. Confira!

Análise SWOT

Essa ferramenta permite analisar os pontos positivos e negativos do negócio e fazer um planejamento estratégico para que a empresa torne-se mais competitiva no mercado.

SWOT, traduzindo do inglês, é a sigla para quatro fatores do empreendimento: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Por isso que, em português, essa ferramenta é conhecida como FOFA.

As forças e fraquezas dizem respeito ao ambiente interno e buscam identificar seus pontos fortes e fracos. Já as oportunidades e ameaças referem-se ao ambiente externo. O gestor precisa, nesse caso, identificar as oportunidades de crescimento e as ameaças do mercado, considerando a concorrência.

BSC

Por meio das 4 perspectivas propostas pelo BSC: financeira, de clientes, de processos internos e de aprendizado e crescimento, você conseguirá ter uma visão geral de tudo que está acontecendo na sua organização. Em cada uma dessas perspectivas, você poderá traçar objetivos e alinhar indicadores de desempenho para saber se tudo está indo de acordo com o planejado. Isso ajuda a garantir maior visão da estratégia.

Canvas

Também intitulado como Quadro de Modelo de Negócios, o Canvas é uma ferramenta de gestão muito utilizada para novas empresas e para aquelas que desejam reestruturar seu modelo de negócios.

Essa ferramenta é estruturada em quadros, esquematizando um mapa visual das áreas do negócio e das formas com que atuam. O Canvas leva aos gestores a tomarem decisões mais assertivas, uma vez que é possível identificar o valor do negócio.

KPI’s

Avaliar métricas é fundamental para planejar os próximos passos da gestão e saber o que precisa ser melhorado na organização. É justamente a isso que se propõem os indicadores de desempenho – ou KPI’s, da sigla em inglês para Key Performance Indicators.

A ferramenta é importante porque, com ela, o gestor pode acompanhar os resultados organizacionais, identificando processos e aspectos do negócio que precisam ser modificados de alguma forma. A partir da análise dos indicadores, é possível saber quais são os sucessos e fracassos na busca pelos seus objetivos.

Benchmarking

O benchmarking é importante para analisar a performance do seu negócio perante a concorrência. Essa ferramenta propõe que faça um levantamento de outras organizações do mercado para obter referências úteis, capazes de alavancar resultados. Duas formas comuns de fazer são as análises interna e externa.

Para isso, é preciso identificar as boas práticas adotadas por outras organizações – ou seja, no ambiente interno. Isso não é tão fácil, já que o empreendedor não possui os dados dos concorrentes.

Mas é possível realizar o benchmarking também dentro da própria organização, analisando indicadores de performance em diferentes setores, equipes, por exemplo.

Gestão à Vista

São poucas as organizações que compartilham os indicadores levantados com seus colaboradores, deixando-os às “cegas” ao longo do processo.

Grosso modo, essa ferramenta objetiva dar maior transparência ao ambiente de trabalho. Os indicadores coletados e atualizados são fixados em painéis que ficam visíveis para os próprios colaboradores, assim todos podem se manter atualizados.

Um exemplo é fixar indicadores de produtividade, qualidade, capacidade em painéis na sala de reuniões. Por consequência, será possível criar uma cultura de maior transparência e alta performance, engajando os profissionais na entrega de resultados.

Diagrama de Ishikawa

Finalizando, é importante conhecer o diagrama de Ishikawa, também chamado de espinha de peixe ou causa-efeito. Imagine que um dos indicadores esteja baixo do esperado, o que fazer? Essa ferramenta ajuda a encontrar e eliminar a causa-raiz.

O diagrama de Ishikawa trabalha com a ideia de que qualquer efeito, seja ele desejado ou não, é proveniente de 6Ms: mão de obra, método, material usado, medida, meio ambiente e máquinas. Logo, a análise da causa deve começar com esses fatores e se aprofundar até encontrar o verdadeiro problema.

Ao aplicar o diagrama, torna-se factível identificar os problemas que impedem o alcance de indicadores favoráveis e o próprio sucesso da estratégia organizacional. Depois, pode-se promover melhorias específicas para potencializar os resultados.

Six Sigma

Utilizada no mundo todo, essa ferramenta de gestão ajuda, de forma geral, as empresas a avaliarem seu desempenho.

O objetivo é que, por meio dela, o negócio seja mais eficiente e reduza os custos. Podem ser empregados dois métodos, com cinco passos cada: DMADV e o DMAIC.

DMADV

Visa a testar novos processos, serviços e produtos:

  • Definir: estabelecer um objetivo de acordo com a estratégia da empresa
  • Mensurar: avaliar as chances de sucesso e os riscos do produto ou processo e pontuar expectativas
  • Analisar: explorar maneiras de chegar ao padrão de qualidade esperado e identificar as oportunidades para o projeto
  • Desenhar: planejar como o projeto será colocado em prática
  • Verificar: executar o planejamento e monitorar os resultados.

DMAIC

Busca deixar os processos já existentes mais qualificados:

  • Definir: detectar o processo que precisa ser melhorado na empresa
  • Mensurar: identificar as razões que causam o problema e quais indicadores podem ser usados para avaliar o desempenho
  • Analisar: estruturar maneiras de solucionar o problema
  • Melhorar: colocar em prática as ações pensadas
  • Controlar: avaliar se as ações adotadas funcionam e se ainda há melhorias a serem feitas.

Gerenciadores de tarefas e projetos

Muitas vezes, a falta de produtividade da equipe pode levar a organização à estagnação. Afinal, para alavancar resultados, é necessário produzir mais em menos tempo.

O Trello é um exemplo entre os aplicativos de gestão de tarefas e projetos. Ele auxilia a aumentar a produtividade, deixando os fluxos de trabalho mais organizados. Com a ferramenta, é possível criar equipes em cada projeto, delegar tarefas e mostrar o progresso de cada atividade. Por meio de quadros, os colaboradores podem ver o andamento geral de cada projeto. Checklists e prazos também podem ser incluídos para que nenhuma data seja perdida.

Um dos principais benefícios é que o Trello permite que os colaboradores enviem arquivos e se comuniquem por comentários dentro da própria ferramenta. O design é intuitivo para facilitar a utilização.

Asana e Basecamp são outros exemplos de softwares bastante utilizados para esse tipo de acompanhamento e gestão.

Smartsheet

Com o Smartsheet é possível compartilhar sua análise com outros membros da equipe, definir alertas automatizados para lembrá-lo sobre tarefas futuras e prazos que se aproximam, obter um status visual rápido de seus principais projetos e consultar relatórios resumidos sobre metas.

Assim, é fácil dar a suas equipes uma maneira mais visual de trabalhar, se comunicar e colaborar.

Google Analytics

A primeira dica de ferramentas para análise de indicadores vem dessa gigante da internet. O Google Analytics é uma plataforma que mensura os KPIs relacionados aos acessos no site da sua empresa.

Essencial para quem quer marcar presença no ambiente online, esta ferramenta ainda traz informações sobre o perfil e o comportamento de quem interage com a sua marca na internet.

Completamente gratuito, o Google Analytics oferece relatórios em tempo real, o que ajuda muito na sua análise de resultados.

Sistema de gestão ERP

Usar um sistema ERP é uma forma de controlar melhor os gastos, acelerar tarefas e poupar trabalho operacional na gestão financeira.

Com um software assim, é possível integrar várias atividades em um único sistema, como o registro de contas a pagar e valores a receber, a atualização do fluxo de caixa, o envio automático de documentos contábeis e a geração de boletos, por exemplo.

Ferramentas de CRM

Um sistema CRM (Customer Relationship Management, ou Gestão de Relacionamento com o Cliente) uma ferramenta importante para captar e fidelizar clientes, assim como gerenciar suas informações. Com ele, você também pode acompanhar os leads durante toda a jornada de vendas.

Há muitos tipos de CRM no mercado, mas, normalmente, esse tipo de plataforma possui um conjunto de recursos de gestão que englobam várias áreas da empresa: vendas, marketing e atendimento ao cliente.

Veja, agora você está por dentro do assunto! São muitos os indicadores de planejamento estratégico que podem ser usados para ter uma visão real e sistêmica da organização e do plano. É importante usá-los em conjunto com as ferramentas citadas, como as OKRs ou modelo de gestão à vista.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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