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Gestão de Cartório

Dicas para um Programa de Qualidade

Ontem participei como congressista do maior evento Internacional de Compliance da área Notarial e Registral realizada pelo ICNR, pelo seu sócio diretor Dr. João Rodrigo de Morais Stinghen. Inclusive você pode adquirir o curso pelo link https://cicnr.com.br .

Fiz o melhor em um tempo tão curtinho para falar de uma temática tão importante ao lado de grandes titulares nomeados na classe pelo seu profissionalismo e qualidade e de tantas outras consultoras e consultores que fazem a diferença na área também.

Indiquei 10 dicas para iniciar um Programa de Qualidade ou para você que já possui e deseja aprimorar o seu sistema de gestão com mais qualidade de um ponto de vista que na minha experiencia de quase 10 anos na área notarial e registral principalmente com os cartórios do MT, que acredito ser importante você levar em consideração na leitura deste artigo.

As dicas são:

1. O Programa de Qualidade tem que ser uma persuasão para o consentimento coletivo. Nada que é feito obrigado gera um bom resultado. A pessoa que tem a vontade de iniciar o programa (seja ele o titular, substituto ou qualquer outra pessoa) deve conversar com a equipe, deixar claro as etapas, requisitos, a contribuição de cada um para o processo e o ganha-ganha gerado nessa jornada.

2. É preciso administrar expectativas. Um Programa de Qualidade gera muitos pensamentos, ilusões, uma projeção de futuro que tem que ser bem alinhado entre o Titular e a equipe. Quando se decide implantar o programa, as pessoas pensam que seus problemas serão resolvidos, serão contratadas mais pessoas para a área, serão trocados os computadores velhos, a estrutura irá melhorar, haverá confraternizações em datas comemorativas, elas serão reconhecidas de verdade e por aí vai… Se essas expectativas não forem atendidas ou sabiamente organizadas e entendidas por todos, dificilmente o programa dará algum resultado adequado. Por isso o programa da qualidade exige um mapeamento de riscos para inclusive não criar traumas e frustrações.

3. Um Programa de Qualidade vai além de papéis, procedimentos, check list ou cumprimento de requisitos. Ele é essencialmente uma gestão de emoções para gerar a qualidade de vida individual em prol dos resultados produtivos coletivos. Quando você faz uma pesquisa de clima com a equipe, você está ouvindo o que está debaixo do tapete, as raivas, frustrações, fofocas, inimizades, autoritarismo, rejeições, tristezas, angústias e por aí vai. Um procedimento não é apenas para organizar ou reduzir prazo zero. É para ouvir toda a equipe, entender a melhor forma de se fazer algo, envolver, treinar e dar autonomia para que todos saibam fazer da mesma forma, levando a equidade das operações ao seu maior nível possível.

4. Faça tudo de forma sincera, transparente, justa e com bom senso. As pessoas ainda não estão preparadas para isso. O programa deve ser implantando nessas bases e o reconhecimento nunca deve ser igual para todos e sim, da forma mais justa por aquilo que foi entregue por cada um. Lembre-se sempre: elogie em público e critique em privado.

5. O Programa de Qualidade é um espelho. A equipe é a cara do titular. Para alguns isso pode ser assustador, para outros uma grande alegria. Muito na equipe que te incomoda, irrita, critica ou julga está em você e precisa ser resolvido e vice versa. É uma questão que exige muita sabedoria, paciência, resiliência e preparação emocional para lidar com a verdade. Até porque nem tudo pode ser delegado, mas tudo tem que ser gerenciado, até mesmo a postura do titular.

6. Começar um Programa de Qualidade e não terminar, ou termina de qualquer jeito, ou só fazer no papel, só demonstra que como você faz uma coisa é como você faz todas as outras coisas. Marca uma reunião cancelar sempre, começa a descrever procedimento e esquece de terminar ou quer tanta perfeição que nunca termina. O programa da qualidade vem para alinhar esse processo para a entrega do 100% de cada indivíduo conforme a sua realidade. Uma análise sucinta das capacidades individuais deve ser empregada para desenvolver potencialidades, vivências e resultados e não somente procedimentos que podem ser burocráticos.

7. O Programa de Qualidade vem para direcionar as pessoas a fazerem o que elas já fazem da melhor forma possível. Mas alguém pode dizer: “estou trabalhando mais por isso! Ah eu preciso ganhar mais por isso!”. Não coleguinha, você só está fazendo as coisas do jeito certo de se fazer isso. O reconhecimento virá no próximo passo: da sua padronização de qualidade ou da sua entrega a mudança.

8. Mudança é a palavra chave do Programa de Qualidade. Se implantá-lo e nada mudar, algo muito errado foi feito. O Programa de Qualidade tem a missão de resolver problemas e a visão de aperfeiçoar a realidade, aprimorando processos, estrutura, qualificações e implantar inovações. Sem essa base instituída, você só tem um programa fantasma dentro do seu cartório.

9. O Programa de Qualidade exige uma análise adequada da LGPD e deve ter um termo adequado para isso. Guarda de documentos ou operacionalização dos processos com a identificação do colaborador, fotos que são postadas em redes sociais, comemoração de aniversários entre outros fatos que precisam se enquadrar na Política de Privacidade da Qualidade.

10. A abertura do Programa de Qualidade tem que ser um ritual. Assim como fazemos o “ano novo” em nossa vida, é preciso criar esses ritos de marco inicial dentro do cartório. Um bom slogan, ou um grito de guerra. Um propósito construído com a visão da equipe. Um logotipo com sentido baseado no propósito.  Kits de endomarketing  como camisetas, squize, agenda, mensagens personalizadas, ações motivacionais e com datas comemorativas, tudo isso faz parte do dos elementos fundamentais da cultura organizacional.

Por último, não menos importante, é a atenção plena ao comportamento e congruência daquilo que foi planejado com o executado. Isso se chama “Compliance na Qualidade”. Vai além de cumprir leis e normativas. São sinais de alerta que devem ser observados, controlados e tomadas ações corretivas quando pertinente. Vou exemplificar melhor o que quero dizer com isso: Por exemplo:

  • Envolver apenas um funcionário no treinamento como esse somente para cumprir a legislação
  • Escolher a mesma pessoa no cartório para ser responsável pela qualidade, pela LGPD ou pelo Compliance, ignorando a gestão de conflitos de interesses
  • Assinar e atualizar documentos, fazer treinamentos, na véspera da auditoria
  • Avaliar com critérios subjetivos o tal funcionário do mês ou avaliação da equipe
  • Colaborador recebe reclamações que não são levadas ao conhecimento da gestão ou não pontuadas nos controles da qualidade
  • Utilizar sistema de medição de produtividade que não seja totalmente automatizado e sim, as informações são imputadas por um humano
  • Fazer a pesquisa de clima apenas com alternativas fechadas sem espaço para pontuar problemas ou pior, fazer um assédio moral e psicológico para que as pessoas temam em falar a verdade
  • Estipular com autoritarismo a participação no Programa de Qualidade e no PQTA para ganhar o prêmio x.

Então te trago algumas reflexões agora:

  • Você cumpre realmente o Compliance com Qualidade?
  • Será que seu Programa está realmente integrado com a Qualidade?
  • Ou melhor, qual a verdadeira Qualidade imposta em seu cartório hoje?
  • Todo mundo quer mudança, mas quem é que realmente quer mudar?
  • Se não for agora, quando?

O importante é dar o primeiro passo na forma correta, independente do tempo que leve para adequar as pessoas para a qualidade.  Não importa a sua estratégia, alinhe comportamento com resultado. Atinja o nível adequado das premiações e certificações da qualidade em seu cartório de uma forma simples, humana e desenvolvendo etapas de gestão respeitando o seu tempo e crescimento sustentável.

Como diz Mario Sergio Cortella: “faça o seu melhor, na condição que você tem, enquanto não pode fazer melhor ainda!”

Mais cedo ou mais tarde, você despertará para a verdadeira essência da qualidade e vai entender que tudo é mudança de comportamento e mentalidade, também é gestão das emoções e do nosso ego. Todo o resto é consequência. Permita passar por essa vivência com significado e propósito, você entenderá na prática o que estou dizendo, se você conseguir implantar uma dessas dicas dentro do seu cartório, apenas umazinha, eu terei cumprido a minha meta de hoje.

Palavras finais

É preciso aprender a inspirar e ser inspirado. As boas práticas são disseminadas o tempo todo por quem faz acontecer a qualidade dentro dos cartórios. Sabe como é importante e expõe seus resultados. O reconhecimento é consequência e participar do PQTA é importante para a equipe e a sociedade.

Hoje me inspirei em tantas ideias e aperfeiçoamentos que irei começar a implantar na minha forma de trabalhar já na próxima semana com meus clientes. Quem participou das temáticas anteriores, sabem o alto nível e praticidade que os profissionais estão dispondo para todos. Isso se chama, maturidade de qualidade e agregação de valor. Em todos os momentos, aprendemos algo que podemos incorporar em nossa vida, em nosso trabalho. Isso é melhoria continua.

Por que qualidade é isso. É entrega. É fazer mais do que aquilo que se é pago para fazer. É inspirar pessoas a serem melhores com o conhecimento e vivência adquiridos na vida. É potencializar pessoas para gerar a maturidade adequada para entender cada momento, agindo de forma íntegra e congruente com aquilo que se espera fazer.

Como diz Cora Carolina: “Feliz aquele que transfere o que sabe e aprende o que ensina.” Só entrega o melhor quem realmente vive aquilo que se diz.

Esse congresso é diferenciado e não é para qualquer um.

Eu entreguei um ingresso para cada um dos meus clientes, e estou muito contente pela participação de todos aqui. E como uma amante da qualidade, já vou sair daqui e verificar com todos eles a satisfação desse painel, até porque entrego o meu melhor em tudo o que faço para eles e eles me devolvem com as melhores ideias e sugestões para eu me aperfeiçoar cada vez mais. Cresço muito com todos vocês. A Qualidade é apenas o começo da jornada, nunca o fim. Lembre-se sempre disso. É fácil implantar Qualidade, difícil é mantê-lo!

Obrigada pela oportunidade Dr. Rodrigo e Dra. Samila. Contem sempre com a minha parceria e para você que acabou de ler esse artigo, estou disponível caso você tenha interesse em minha ajuda em seu cartório e para a melhoria da sua equipe.

Cartório do Zero: um case prático de transição do 2º Ofício de Cuiabá

Desde que Dra. Niuara Borges tomou conhecimento sobre sua nomeação para o Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, foram muitos planejamentos.

Não é nada fácil fazer a transição de um cartório. Ainda mais sendo de uma capital. São muitos detalhes para observar, analisar, selecionar e efetivar para iniciar a Gestão de um Cartório do Zero.

Quando fui comunicada deste Desafio, logo me prontifiquei a entrar o meu melhor. Planejamos as etapas em fases: Seleção e Contratação; Organização Estrutural; Treinamentos e Humanização; e Avaliação. Isso tudo foi realizado em 3 meses de atividade!

Com a realização do diagnóstico técnico, foram pontuados considerações pertinentes as boas práticas legais, de gestão e de qualidade, para a melhoria dos serviços prestados aos usuários e a capacitação dos colaboradores para uma conduta ética e de integridade. Foram desenvolvidas as ações no diagnóstico através de visitas técnicas presenciais guiada por:

– Avaliação das normas técnicas de gestão

– Avaliação do nível de atendimento, postura e comportamentos no trato ao cliente

– Avaliação da infraestrutura e adaptações gerais para facilitar a prestação dos serviços

– Avaliação da equipe interna e políticas introduzidas a Gestão de Pessoas e Compliance

– Avaliação da execução dos processos e operacionalidade do sistema interno

– Avaliação ao acesso e facilitados aos serviços a distância/online para os clientes

Assim, seria mais fácil em iniciar toda a transição. Vou falar com mais detalhes sobre as fases.

Seleção e Contratação: fiz o mapa do perfil desejado pela Oficial Titular, em cada posição, suas qualificações necessárias e enquadramento ao Plano de Carreiras estabelecido. Realizei toda a seleção através da plataforma do Inspire Qualidade, garantindo imparcialidade e objetividade no processo seletivo.  Primeiramente, foram dados os privilégios de seleção aos colaboradores em atividade no Cartório. Todos passaram pela seleção. Foram contratados mais de 70% dos ex-colaboradores. Logo depois, com as vagas ainda em aberto, foi conduzido o processo seletivo externo. Foram quase mil currículos recebidos em 4 dias! As seleções foram realizadas através de análise de currículo e entrevista pessoal. Os finalistas passaram por entrevista diretamente com a titular, para garantir o perfil desejado. Os benefícios foram melhorados e seguidos os padrões atuais de mercado, sendo: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico. No total, foram contratados 55 colaboradores e realizado o treinamento de integração de novatos, através do Regulamento Interno e de Conduta a equipe.

Organização estrutural: houveram várias mudanças significativas, a iniciar do layout até o sistema operacional, para fornecer a celeridade na execução dos serviços. A primeira tarefa foi desenvolver as filosofias principais para o Cartório (Visão, Missão e Valores). Foram adquiridos novos computadores e impressoras, troca do sistema ERP, painel de senha, troca das versões do sistema operacional, desenvolvimento de novo site institucional, desenvolvido um novo sistema de microfilmagens, novo sistema de telefonia, novos imobiliários, adicionado novos balcões e áreas de atendimento, instalação de totens de atendimento, novos bebedouros e melhoria no sistema de refrigeração. Para melhorias na área do atendimento, aumentou mais de 50% dos guichês de atendimento que consequentemente, refletiram em um aumento de 50% na quantidade de atendimentos diários pelo cartório. Além disso, foi implementado o sistema de senhas na entrada do cartório, através de uma triagem orientativa sobre quais serviços o cliente realmente precisa ser atendimento e um toten de atendimento customizado para os mais experientes. Foi implantado mesas para assinaturas de documentos em conveniência ao cliente no fundo da área da recepção. Foi aprimorado as ações de prevenção ao Covid perante a área do atendimento ao cliente, com delimitações de faixas e álcool gel para todos. Foi mantido o agendamento dos atendimentos durante os meses de novembro e dezembro.

Treinamento e Humanização: Foi realizado ainda um Treinamento de Integração para introduzir a nova cultura, diretrizes de conduta, mentalidade e comportamento na equipe, além dos treinamentos para utilização do novo sistema para acelerar o desenvolvimento do serviço e melhorar o atendimento ao cliente. Foi melhorado a área de descanso da equipe, com a compra de poltronas, televisão, ar condicionado, quadro de avisos e área do café. Implantado novos uniformes e entregue junto ao Kit do Novato, com squeeze, máscara e caneta personalizadas. Foram estabelecidas normas de conduta, política de atendimento ao cliente entre outros treinamentos para a melhoria da gestão, da equipe e do Compliance do Cartório. Foi implantado o Sistema de Indicadores de Processos, para visualização da Produtividade e Qualidade de toda equipe, monitorada pelos líderes. Foi incluído o novo chat RocktSpark para facilitar a comunicação com a equipe interna. Ações sociais motivacionais foram realizadas junto aos colaboradores na confraternização do final do ano, com a apresentação do grupo de “Orquestra, Balé e Coral Flauta Mágica”, um projeto único e especial.

Avaliação: Em menos de 3 meses já consegue observa as grandes mudanças dentro do Cartório, tanto pela equipe quanto pelos próprios clientes, tanto em sua estrutura, quanto na prestação dos serviços. A base da Gestão e Qualidade foram implantadas com sucesso. Mais de 95% das pessoas selecionadas, foram avaliadas e mantidas na equipe e com um bônus pela sua efetivação. Ainda há muitos desafios para serem resolvidos e aperfeiçoados. Com a implantação do Programa de Qualidade desde a sua posse, Dra. Niuara Borges deseja que a sociedade de Cuiabá consiga perceber melhorias na prestação dos serviços deste Cartório, de forma rápida, simples e com resultados tangíveis.

Nesse meio tempo, foi comemorado os 200 anos do Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, onde o Inspire Qualidade não pode deixar de reconhecer este momento e produziu um Livro com a coleta de relatos da história deste Cartório. Uma obra que você consegue ter acesso via site www.2oficiocuiaba.com.br

O Inspire Qualidade trabalha de acordo com o perfil estratégico de cada Titular, sendo um mentor, seu “braço direito” nos momentos mais sensíveis, de desafios e também de reconhecimentos a toda a equipe do Cartório.

Fico imensamente grata e feliz por participar desta história. A jornada apenas começou… 

Se você é Titular de um Cartório e está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão e pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Maiores erros em currículo

Curriculum: 10 erros que você não deve cometer | Na Prática

Nessas últimas semanas, realizei um projeto de Recrutamento e Seleção para o Cartório do 2 Ofício de Cuiabá no projeto Cartório do Zero, ou seja, auxiliar em toda a gestão para a transição de interinidade nesses primeiros meses.

Meu desafio no momento foi analisar a equipe atual, aproveitando o máximo das pessoas para a nova gestão e realizar uma seleção externa. Além disso, realizar o treinamento introdutório para novatos e acompanhar o desempenho da nova equipe pelo período de experiência, para assim, iniciarmos a Jornada para a Excelência para o ano que vem.

Por isso resolvi criar este post dos muitos erros que verifiquei ao analisar currículos e que pode ajudar você a melhorar sua apresentação e estratégia ao desejar um novo trabalho neste tempo tão sensível que estamos vivendo.

Foram mais de 900 currículos recebidos, analisados um a um individualmente, seguindo os critérios abaixo de apontamento que fiz para ajudar você a entender como é esse processo de seleção de pessoas.

Maiores erros encontrados em Processo Seletivo

O maiores erros que encontrei são:

  • Não ler o descritivo da vaga – muitas pessoas não leem o descritivo da vaga, tornando seu currículo muitas vezes inválido ao processo. Se a vaga é para funções no cartório e você é da área de enfermagem, ciências biológicas, educador infantil ou qualquer área que não é similar ao direito ou a gestão, seu currículo já é reprovado no início.
  • Enviar currículo em nome de outra pessoa – com a lei geral de proteção de dados, sua credibilidade cai e a segurança e idoneidade no processo são anulados já de início na seleção. Se for enviar um e-mail, envie pelo seu e-mail próprio, nada de pedir favor as pessoas.
  • Enviar o currículo em formato desconhecido ou através de link – neste universo de fraudes e vírus, nenhum documento enviado fora do formato word ou pdf não deve ser aberto, como forma de segurança a gestão. Vi muitos curriculos em link nas nuvens ou digitalizado com o currículo totalmente amassado. Logo, se você enviou fora desses formatos, foi desclassificado de imediato.
  • Dados pessoais desnecessários – conforme a lei geral de proteção de dados e do aviso de privacidade determinado para o processo seletivo, foi deixado claro a minimização dos dados pessoais para o envio de currículos. Somente dados como nome, e-mail, telefone, experiência profissional, escolaridade e cursos importantes devem ser inseridos no currículo, nada além. Na próxima, muitos serão reprovados de imediato.
  • Cuidado ao relatar sua experiência – muitos não inserem o período correto de trabalho (mês/ano) e sempre o primeiro deve ser sua última experiência. Relate seus resultados, o que você aprendeu, o que você fazia, deixe claro sua experiência e conquistas naquele trabalho.
  • Enviar e-mail sem assunto ou apresentação geral – sempre coloque no assunto qual a vaga que você pretende e faça um resumo geral das suas competências no e-mail e o porquê você deseja tanto a vaga. É o momento de você conquistar o recrutador. Se for preciso, coloque seu currículo no corpo do e-mail para facilitar toda a análise.
  • Nomeie seu arquivo com seu nome e sua vaga – é bem confuso ou difícil de entender currículos enviado como “C2353r353” ou “lili-linda”. Cuidado, você está sendo avaliado em todos os pontos!
  • Utilize seu e-mail de forma clara e específica – evite possuir e-mails para contatos profissionais como jkdsr@gmail.com ou v2242@gmail.com Geralmente podem ser confundidos como spam ou vírus. São reprovados imediatamente!
  • Nunca coloque seus documentos pessoais no currículo!
  • Nunca, nunca deixe contato de outras pessoas como referência em seu currículo! Com a lei geral de proteção de dados, você pode ter grandes problemas e ser reprovada de imediato na análise geral!
  • Nunca faça autoavaliação e autoelogios. O ego só te atrapalha neste momento. Muitas pessoas colocaram que eram pontuais e foram chamadas para a entrevista e simplesmente não compareceram ou insistiram numa segunda chance. Game Over!
  • Preste bem atenção ao formato e estrutura de seu currículo – cuidado com letras muito grandes. Um bom currículo deve ser feito em apenas uma página, com um design atraente, clean, claro e objetivo. Menos é mais!
  • Para finalizar, revise, sempre! Erros de português são terríveis!

Espero que essas dicas possam te ajudar em seu novo processo seletivo!

Se você é um Cartório e precisa de ajuda na avaliação geral da sua equipe, está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão de pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Encontre seu Ikigai

Na cultura de Okinawa, Japão, há um conceito muito simples e profundo, com infinitas camadas, conhecido como ikigai (生き甲斐). Em uma tradução aproximada, significa “razão de viver”.

Também tem sido traduzido, de maneira bem livre, como “razão pela qual você se levanta de manhã”.

O conceito Ikigai começou desde o período Heian (794 a 1185) – talvez muito antes.

O ideograma [甲] vem de concha ou carapaça que era algo muito valioso no passado. Entretanto, o ideograma [斐] significa literalmente bonito, florido ou estampado.

Alguns afirmam que a longevidade dos japoneses tem forte relação com o conceito de Ikigai.

De acordo com a tradição japonesa, todos possuem um ikigai (ou propósito de vida) bastante óbvio. Entretanto, a maioria das pessoas não conseguem encontrar esse propósito de vida ou não vivem de acordo com ele.

Vamos considerar que qualquer atividade que desenvolvemos pode cair em um desses quatro grandes conjuntos: (i) aquilo que amamos, (ii) aquilo que fazemos bem, (iii) aquilo do que o mundo precisa, e (iv) aquilo que te pagam para fazer. Esses conjuntos têm diferentes interseções entre si. As interseções são a sua paixão, a sua missão, a sua profissão e a sua vocação.

Pode haver uma atividade que você ame e faça bem; se você descobrí-la, saiba que essa é a sua paixão. Outra atividade você faz bem e é rentável; essa é a sua vocação. Em alguns casos, há uma atividade que você e ama e da qual o mundo precisa; essa é a sua missão. E, por fim, quando o mundo precisa de uma atividade, está disposto a pagar por ela e você está disposto a realizá-la, essa é a sua profissão.

Contudo, para viver uma vida plena, ou seja “encontrar a si mesmo”, o ideal é conseguir colocar a principal atividade que você desenvolve na interseção dos quatro conjuntos. Esse é o ikigai.

Como encontrar seu Ikigai

Para encontrar o seu Ikigai, você precisará olhar para o seu interior e refletir sobre o que você ama, quais valores você carrega consigo, qual atividade você faz com tanto prazer que nem percebe o tempo passar…

Para isso, posso indicar os pontos a seguir:

a) Faça uma reflexão sobre si mesmo

Para começar, uma reflexão sobre si já é um bom caminho. Se você não tem ideia de como fazer essa reflexão, algumas perguntas poderão te ajudar nessa empreitada:

  • O que você ama fazer?
  • No que você é bom?
  • No que o mundo precisa de você?
  • Pelo que você pode ser pago?

Encontrando um ponto em comum, onde houver harmonia entre todos esses pontos, você saberá o seu Propósito.

b) Pontos chave que poderão te ajudar

Muitas vezes, encontrar as respostas para essas perguntas não é algo tão fácil assim, então existem alguns pontos chave que poderão ajudar na descoberta, são eles:

  • Pare de atuar no piloto automático: constantemente pergunte a si mesmo se o que você faz lhe traz felicidade.
  • Não se compare a ninguém, não deseje ter o mesmo que os outros: Você é a sua própria referência.
  • Todos nós temos talento: todos nós temos algum tipo de habilidade excepcional que nos diferencia dos outros e que devemos aproveitar. Qual é a sua?
  • Sinta o Ikigai aqui e agora: aprenda mais com você mesmo.
  • Quais são suas atividades diárias que te levam a continuar investindo o seu tempo para fazer cada vez melhor?
  • Conscientize-se: muitas vezes, viver de acordo com o nosso Ikigai também significa deixar de lado uma grande parte do que nos rodeia. Devemos nos conscientizar de que é algo que exigirá de nós muita coragem.
  • O Ikigai é o oposto da passividade ou do conformismo: Ele exige muito de você e o faz se sentir vivo, livre e cheio de energia, independentemente da sua idade ou do seu estado físico, porque acima de tudo, é um estado mental.
  • Somente saber o que é Ikigai não importa: Coloque-o em ação!

E depois disso…

c) Crie o seu próprio diagrama

Diagrama Ikigai

Como podemos ver, o diagrama do Ikigai é composto pelas seguintes esferas:

  • O que você ama
  • O que você é bom
  • O que você pode ser pago para realizar
  • O que o mundo precisa

As intersecções dessas esferas, mostram mais profundamente sobre seus ideais:

  • O que você ama + O que você é bom = Paixão
  • O que você é bom + O que você pode ser pago para realizar = Profissão
  • O que você pode ser pago para realizar + O que o mundo precisa = Vocação
  • O que o mundo precisa + O que você ama = Missão

Qualquer atividade que fazemos está em um desses conjuntos e o Ikigai está no centro, é a junção de todas. Conseguindo encontrá-lo, além de obter sucesso nos negócios, você ainda vive com mais qualidade e melhor, pois estará satisfeito e feliz.

d) Realizando os passos

  1. Leve de 30 a 60 minutos para refletir sozinho, com um caderno e uma caneta.
  2. Esboce o diagrama de Ikigai e rotule cada círculo.
  3. Passe de 5 a 10 minutos em cada um dos quatro círculos, refletindo e anotando as ideias mais fortes que vêm à mente para cada pergunta.
  4. Depois de fazer anotações para cada círculo, tente escrever uma única frase que exprima seu Ikigai: a intersecção das quatro áreas. ** Não precisa ser conciso, gramaticalmente correto ou polido! **
  5. Reflita sobre o que você escreveu.
  6. Compartilhe com alguém próximo a você. Considere o quão bem alinhado o resultado do seu Ikigai está com sua vida profissional hoje.
  7. Finalmente, se você descobrir que há desalinhamento entre seu Ikigai e sua vida profissional atual, desafie-se a dar um pequeno passo ousado imediatamente.

As vantagens de um negócio alinhado ao seu Ikigai

Ter um negócio alinhado ao seu Ikigai é a chave para o sucesso. Sucesso aqui, não deve ser apenas visto como ganhar muito dinheiro ou enriquecer em pouco tempo. Sucesso nesse sentido, significa trabalhar naquilo que ama, trabalhar em algo que esteja alinhado à nossa essência, aproveitando ao máximo as nossas capacidades e como consequência, garantindo a satisfação de outras pessoas também.Yin Yang

Encontrar o equilíbrio entre as áreas é o caminho para ter êxito nos negócios e viver melhor.

Trabalhar com satisfação aumenta a nossa auto-estima e melhora o nosso humor. Com isso, nosso sistema imunológico torna-se mais forte, nos distanciamos das doenças e passamos a viver mais e melhor.

Descomplique e organize suas Finanças

Hoje eu tive um papo inspirador com a grande profissional da área de finanças @aliceporto.solucoesfinanceiras, que foi muito enriquecedor a todos os meus clientes que estiveram conosco nesta manhã da Maratona da Qualidade no Canal do Youtube do Inspire.

Reflita sobre suas finanças

Alice indicou vários insights e dicas práticas importantes que devem ser aplicadas a partir de hoje em nossa forma de relacionarmos com o dinheiro.

É importante levar em consideração a questão da flexibilização perante a sua personalidade, para que esse novo relacionamento seja prazeroso e traga resultados, e não motivo de alta cobrança, sentimento de culpa ou frustração até chegar ao ponto que você possa abandonar essas práticas e voltar ao ponto zero do exercício.

Foi por isso que deixei bem destacado os principais insights que a Alice trouxe a comunidade do Inspire Qualidade. Confira:

– Finanças é uma questão de hábito saudável.
– Materialize o dinheiro para compreender o seu peso e grandeza!
– Guarde um real hoje para iniciar sua reserva emergencial e repita isso diariamente.
– Como você se relaciona com o dinheiro é a igual a forma como seus pais lidam com ele!
– Feche a torneira dos gastos e desperdícios causados pelos vilões do mercado.
– Dinheiro é energia; ele não para e precisar circular.

Esses pontos essenciais contribuem para buscarmos novas formas de descomplicar nossas finanças nesses tempos tão sensíveis, já que a economia não pode parar nunca.

Quer saber mais? Acesse a palestra no YouTube do Inspire Qualidade, ative o sininho para receber as novidades em tempo real das publicações.

O Método dos Potes

Em 2017 eu conheci o método dos Potes na Imersão que fiz do MMI com T. Harv Eker, autor do livro “O Segredo de uma Mente Milionária”.

É um método simples e poderoso para ajudar a organizar suas finanças. Através da metáfora do Pote é sugerido que você divida seu dinheiro em seis formas diferentes. Você pode flexibilizar na medida adequada para a sua condição de vida hoje. Você pode usar contas bancárias, envelopes, potes ou frascos. Os seis potes são:

🔸Pote das Despesas Básicas – 50% – deverá ser destinado ao pagamento das despesas básicas e recorrentes, tais como aluguel, mercado, padaria, conta de luz, água, telefone, internet, transporte, IPVA, IPTU, condomínio…
🔸Pote da Educação – 10% – Necessitamos estar sempre nos atualizando e nos capacitando para que possamos crescer cada vez mais através de cursos, faculdade, MBA, palestras… Quanto mais avançado você for, mais valorizado você será e receberá por isso.
🔸Pote da Diversão e Lazer – 10% – Utilize em coisas que te fazem bem como livros novos, cinema, viagem, restaurantes, shows…
🔸Pote das Conquistas – 10% – Se você deseja melhorar a vida pessoal, realizar um sonho, comprar um carro, uma casa ou até mesmo fazer doações, entregar presentes, comemorar datas especiais é importante deixar um orçamento restrito a isso.
🔸Pote de Poupança de Longo Prazo – 10% guarde o dinheiro necessário para momentos não previstos como problemas de saúde ou desemprego.
🔸Liberdade Financeira – Reserve 10% para ser aplicado em seu futuro para sua aposentadoria. Atenção: nunca use este dinheiro!

Essa forma você pode iniciar ainda hoje a organização de suas #finanças, criando um hábito saudável. Ah, lembre-se: você deve controlar os centavos também como aprendido na palestra da @aliceporto.solucoesfinanceiras

Conheça seus percentuais, seu modelo de vida e suas prioridades. Mude sua mentalidade, use um modelo flexível e comece hoje! Mas isso tudo só é possível com persistência viu?!!

Como diz Harv “Pare de esperar para gerenciar o teu dinheiro. O hábito de gerir o teu dinheiro é mais importante do que a quantidade”.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

7 Lições do Livro Como fazer amigos e Influenciar pessoas

Dale Carnegie foi um escritor e orador norte-americano (1888-1955), reconhecido mundialmente pelos seus best-sellers como “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas” e “Como Evitar Preocupações e Começar a Viver”.

Dois livros que recomendo muito a sua leitura. Descobri essa preciosidade há alguns anos e fez toda a diferença em minha vida. Todos sabem que sou introspectiva e matinha na minha mente a ideia de quem influenciar pessoas só seria possível através de “se expor” aparecendo, se comunicando verbalmente, criando videos e tudo mais.

Quando fiz a leitura desse livro, um meteoro caiu sobre a minha cabeça. Quem disse que só tem uma única forma de influenciar pessoas? Quem disse que bons amigos é representando por quantidade, ou por likes, ou por curtidas e participação em lives?

Tudo é possível dentro da sua própria essência. Por isso eu uso muito os canais indiretos para expressar a forma como atuo, transmitindo conhecimento e disseminando boas práticas para as pessoas interessadas em Gestão com Qualidade. Redes sociais e o Blog é o formato que me deixa mais confortável em me comunicar com você.

Tenho recebido muito reconhecimento e mensagens para continuar agindo assim, pois o meu propósito esta sendo atingindo, passo a passo, pouco a pouco, de forma humanizada, ajudando pessoas a mudarem sua mentalidade perante a Gestão. Isso não tem preço!

E por que você não publica essas mensagens? Porque eu penso que se for de forma natural e pró-ativa, a mensagem chegará com mais sinceridade. Quando buscamos marketing a todo custo, o essencial se torna invisível aos olhos.

Tudo foi possível depois que fiz a leitura desse livro, que é baseado na ideia de que maximizar o potencial humano é a chave do sucesso dos negócios, no qual retrata na prática alguns pilares fundamentais para relações humanas.

O que poucos sabem é que, antes de se tornar um renomado autor, o primeiro emprego de Carnegie, logo após a faculdade, foi como vendedor de bacon, banha e sabão da Armour & Companie. Nessa função, o jovem Dale tornou-se o maior vendedor da companhia nos Estados Unidos.

Depois desta experiência, Carnegie partiu para dedicar-se ao seu sonho: dar aulas e cursos sobre comunicação. Baseado em um desses cursos, Dale escreveu “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas”, que aborda 32 princípios que podem ser aplicados em diversas situações da vida.

Hoje eu trouxe 7 lições que aprendi com a leitura desse livro, para poder lhe ajudar em seu desenvolvimento pessoal:

  1. Comece sempre de forma amigável – Inicie uma conversa com um sorriso no rosto e sempre repita o nome da pessoa pelo respeito e valorização que você possui com ela;
  2. Inicie e a conversa com pontos em comuns – Assim é mais fácil direcioná-la para uma melhor assertividade e empatia guiando para uma solução ou ideia de melhoria no final da conversa;
  3. Crie interesse e cative a pessoa com a conversa – Passe a mensagem de forma genuína, despertando interesse real pela importância do tema, compreensão e gerando uma conclusão envolvente;
  4. Toda conversa é uma oportunidade para treinar sua capacidade em ter empatia – Entenda o ponto de vista da outra pessoa, suas razões, pensamentos e atitudes. Entenda sua expectativa, esteja disposta a ouvir, sem julgamentos;
  5. Onde há discussão, não há comunicação – Apenas ruído e más vibrações. Aprenda a dialogar, observe os fatos e se preciso for, peça ajuda a outra pessoa para verificar de forma imparcial o acontecido;
  6. Reconheça seu erro rápido e enfaticamente Admita seu próprio erro sem demora e com entusiasmo. Não justifique. Quando fazemos isso, aliviamos a sensação de culpa e atitude de defesa, ajudando a resolver o problema rapidamente;
  7. Incentive a outra pessoa falar com sinceridade – Procure primeiro compreender para depois ser compreendido. Ouça com atenção, sem críticas, julgamentos ou condenação. Faça um elogio honesto e sincero.

Um livro importante para você melhorar a sua capacidade em conectar com pessoas e melhorar a sua comunicação de forma mais assertiva, sincera e empática.

Se eu te dissesse que a minha meta agora é apenas saber se estou cumprindo meu propósito de vida com o meu trabalho através do que exponho nas redes sociais, no blog e na forma como atuo nas mentorias, fazendo o máximo de esforço em ser autentica nos conteúdos e na forma de trabalhar. Entretanto eu jamais pediria para você se inscrever no meu Instagram ou no meu canal do Youtube. Muito menos contratar um serviço meu que é diferenciado pelo valor agregado de forma humanizada.

Em vez disso, eu presumo que se você está curtindo meus post ou assinou meu blog ou Youtube, porque você gosta de desenvolvimento pessoal aplicado a Gestão com Qualidade, para poder te ajudar na vida com novas ideias e insights práticas. Novas oportunidades surgirão desta postagem!

Como dizia Freud: dentre as fontes de infelicidades do ser humano, a principal delas é aquela causada por outras pessoas.

Autoreflexão e autoconhecimento com qualidade são as bases para um futuro melhor. Inspire-se nesse livro também!

Gostou das dicas? Foram úteis para você? Então deixe sua avaliação nas estrelinhas e me envie um comentário, estou aguardando!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Instagram do Cartório: confira dicas de Qualidade

Instagram do Cartório tem sido tratado com a devida Qualidade e estratégia em seu Sistema de Gestão? Essa e outras dicas você confere neste post especial que fiz para você!

Todos nós temos muitas dificuldades para manter a audiência nas redes sociais. O Instagram tem se tornado uma ferramenta empresarial com mais de 400 milhões de usuários, perdendo em tamanho apenas para o Facebook.

O Brasil é o segundo país em número de usuários, com 35 milhões. Só perde para os Estados Unidos. O engajamento do Instagram é nada menos que 10 vezes maior do que o do Facebook, 54 vezes maior do que o do Pinterest e 84 vezes maior do que o do Twitter. Uma goleada.

De acordo com a pesquisa realizada pelo IBOPE, os brasileiros passam pelo menos de 3h por dia no Instagram e a utiliza para se atualizar das notícias, para compartilhamento de informações e postagem de fotos e pensamentos.

Entenda: você precisa estar onde o seu cliente está! Quase toda população possui um celular conectado a internet e já possui conta em redes sociais, sendo bastante engajados e assíduos no uso das plataformas.

Por isso é importante as estratégias das mídias sociais, principalmente a do Instagram do Cartório, sejam bem estruturadas e executadas para ser um canal de comunicação ativo e conseguir excelentes negócios e engajamentos por meio delas.

Como aumentar o engajamento do Instagram do Cartório?

Engajamento nos traz informações sobre o interesse, interação e o envolvimento dos seguidores com o seu conteúdo. É seu termômetro. É normal que quanto maior o número de seguidores, menor a taxa de engajamento. De todo modo, vale você observar se seu engajamento no Instagram está realmente bom considerando estes percentuais e o que eles apontam:

Menor que 1% = engajamento baixo

Entre 1% e 3.5% = engajamento médio

Entre 3.5% e 6% =  engajamento alto

Mais que 6% = engajamento excelente

São formas de engajamento no Instagram:

  • curtidas nos posts do feed;
  • comentários nos posts do feed;
  • salvar posts do feed;
  • enviar posts do feed;
  • tempo gasto com a timeline parada nos posts do feed (o Instagram entende que a pessoa está observando ou lendo aquele conteúdo);
  • envio de mensagem direta;
  • respostas e interações aos Stories como responder a enquetes e enviar perguntas;
  • ações nos Stories, do tipo segurar a tela para ver, e navegar nos Stories;
  • enviar Stories.

Todas estas ações são entendidas pelo Instagram como sinais de que o usuário está interessado no conteúdo daquele perfil.  

Lembre-se: Não poste apenas por curtidas ou comentários. Isso são métricas de vaidade!

Boas Práticas para utilizar o Instagram do Cartório

Estabelece uma meta: você deseja o que nesse post? Curtidas? Compartilhamentos? Comentários? Ser salvo?

  • Defina um nome fácil, simples e prático para que seu público te encontre no Instagram, como por exemplo, o ofício e a cidade que se encontra.
  • Configure o seu perfil comercial: Basta selecionar “Alternar para o perfil comercial” na área de configuração e seguir as instruções. Lembre-se de manter o perfil público!
  • Integre seu instagram com o facebook com o compartilhamento automático.
  • Responda prontamente os comentários, elogios, emotions, críticas vindas de seus seguidores. Isso eleva a reputação de sua marca na rede e aos seguidores. Lembre-se: o Instagram é ‘social’.
  • Utilize hashtags nas legendas das imagens porque elas auxiliam o seu público a se identificar com as fotos e os vídeos postados. Ao mesmo tempo em que aumentam as chances de novas pessoas conhecerem a sua marca.
  • A geolocalização é um recurso para trabalhar o marketing de proximidade. Com ele, usuários que estão próximos à sua empresa terão facilidade de encontrá-la.
  • Promova maior visibilidade de suas postagens, configurando no botão “Promover” o público-alvo para o qual o anúncio será veiculado, definir um orçamento e escolher a duração da campanha.
  • Utilize o stories para dar mais humanidade à marca, usando imagens menos produzidas e artificiais. A prática de divulgação de bastidores, do cotidiano da equipe e de assuntos mais pontuais e personalizáveis traz mais fluidez e pessoalidade à conta.
  • Desenvolva lives com tira dúvidas ou temas específicos para interagir com o público. Por meio da integração com o Facebook, a live do Instagram pode ser compartilhada entre as duas plataformas, alcançando ainda mais pessoas.
  • O Instagram é uma rede social que tem um forte potencial de engajamento. Nela, o seguidor pode interagir por meio de curtidas, comentários e mensagens diretas, além das enquetes nos Stories.
  • As enquetes são ótimos meios de conseguir informações valiosas sobre os seus seguidores como preferências, o que gostariam de ver no perfil e também o que não gostaram. 
  • Direcione o usuário para uma ação de call-to-action através de mecanismos de links como LinktreeContactInBio e o insta.am e insira em sua Bio do Instagram do Cartório. Quer diferenciar a sua bio? Utilize fontes diferentes daquela que o Instagram permite usar. Um aplicativo como o LingoJam permite criar textos com fontes diferenciadas e é super simples de usar.
  • Ative notificações de perfis importantes que você gosta, visite o perfil desejado, clique nos três pontinhos e clique em “ativar notificações de publicação” ou “ativar notificações de story”. O contrário também pode ser feito para não receber publicações no seu feed: Basta ir até o perfil desejado, clicar nos três pontinhos e selecionar “Silenciar”.
  • Para excluir marcação em postagens, vá no post em que você foi marcado, clique nos três pontinhos e, depois, em “Opções de publicação”. Então, você pode optar por simplesmente não mostrar mais a foto no seu perfil ou por remover a marcação.
  • Para aprovar a marcação antes que ela apareça no seu perfil do Instagram do Cartório, vá nas configurações da conta, clique em “Fotos e vídeos com você” e selecione se você quer adicioná-las automaticamente ou não. Isso pode ser útil, por exemplo, quando um usuário cria posts ofensivos ou com uma linguagem com a qual você não quer ser vinculado.
  • Invista em uma estética coerente com o perfil do seu público. Você pode utilizar uma paleta de cores similares nas fotos, optar por cenários semelhantes e pelo mesmo estilo de foto ou por molduras e montagens parecidas, entre outras coisas.
  • Mantenha uma agenda de publicações e manter uma constância em posts, seja no feed ou nos stories. Verifique também com qual frequência o seu público recebe melhor as suas publicações e os horários que mais recebem visualizações. Assim você saberá o melhor momento para ganhar mais engajamento e ser visto.
  • Uma publicação diária já é suficiente — mas você pode postar cerca de três conteúdos por dia, desde que sejam relevantes, variando entre imagens e vídeos. Cada publicação será entregue para mais ou menos 10% do total de seguidores em média de quatro horas, mas caso tenha um bom engajamento nos primeiros 20 minutos, o Instagram aumenta a distribuição aos seguidores.
  • Foque em qualidade e não quantidade de postagens. Postar várias vezes durante o mesmo horário ou sequencialmente durante o dia, pode cansar o seu público através dessa superexposição. É melhor postar conteúdos incríveis com menos frequência do que conteúdos ruins ao mesmo tempo.
  • Acompanhe as estatísticas do próprio instagram: informações como gênero, faixa etária e localização do público. Além de análises como a de participação do público e a de alcance dos posts.
  • Recentemente, o Instagram lançou um novo formato: o IGTV, que acessado em um botão no canto superior direito do aplicativo. É uma mudança gigantesca, já que o novo recurso permite vídeos mais longos do que os 15 segundos permitido na função Stories. A tela continua na vertical e com isso é possível identificar um claro objetivo de competição com o Youtube e a própria televisão.

Erros no Instagram do Cartório que você não pode cometer

Depois das Boas Práticas para iniciar o bom uso desta ferramenta, vou inserir alguns apontamentos de erros cometidos no Instagram. Preparado (a)?

  • Cuidado com o “auto-like”. Os seguidores não gostam de isso e podem perder o interesse de seguir você. Além de que é algo redundante: o fato de ter publicado já mostra que você gostou daquele conteúdo.
  • Nunca compre seguidores! Existem vários sites que oferecem esse tipo de serviço, mas não caia nessa furada. Esses “seguidores fantasmas” não irão trazer nenhum benefício, pode fazer você perder a reputação da sua marca.
  • Não explora todos os recursos da ferramenta! Não utilizar todos os recursos disponíveis no Instagram é um dos grandes erros para quem usa essa rede social. Os perfis comerciais no Instagram do Cartório contam com o apoio de ferramentas que permitem a análise de dados sobre impressões, alcance e engajamento. Dessa forma é possível descobrir quais foram as publicações que funcionaram e que não funcionaram com o seu público.
  • Deixar um terceiro ou agência responsável pelo Instagram. Cuidado! Aqui você deve se atentar que, um terceiro pode não ser devidamente capacitado para responder a dúvidas, resolver problemas ou passar informações adequadas tanto na postagem como nas mensagens recebidas.
  • Muitos utilizam ferramentas de respostas automáticas por plataformas não autorizadas pelo Instagram, sendo considerada uma atitude de SPAM, perdendo a oportunidade de conexão e relacionamento com o cliente e baixando a reputação da sua marca.
  • Mensagens podem ser insatisfatórias, esquecidas ou nunca respondidas por isso. Por isso, é recomendável que compartilhe o uso do Instagram do Cartório com alguém da sua equipe para ser responsável e tomar esses devidos cuidados.
  • Otimize seu perfil! Aperfeiçoe o impacto visual na percepção do seu cliente. Para isso, há várias técnicas que podem ser usadas, você pode escolher usar molduras diferentes a cada mês, ou paletas de cores específicas para um período (uma estação do ano, por exemplo), temas relacionados à acontecimentos da vida ou aqueles que você cria (aniversário, chegada aos 10 mil seguidores, etc.).
  • Responda comentários e mensagens diretas sempre com cordialidade e oferecendo ajuda ou soluções aos problemas.
  • Evite “bater boca” com usuários, mesmo com críticas aos seus produtos. Faça tudo o que puder para ajudá-lo.
  • Não use o perfil comercial como perfil pessoal. No Instagram empresarial, apenas postagens e comentários relacionados à marca.
  • Quando possível, curta e comente fotos de seus seguidores ou postagens em que foi marcada. Use bom humor e criatividade. Gentileza gera Gentileza.

Gostou das dicas? Foram úteis para você? Então deixe sua avaliação nas estrelinhas e me envie um comentário, estou aguardando!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Dicas para gerenciar tarefas na Gestão do Cartório

4 dicas incríveis para definir prioridades em sua vida - Menthes

Gerenciar tarefas tem sido um grande desafio na Gestão dos cartórios.

A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de Objetivos Estratégicos e Metas Inteligentes para conseguir atingir um nível de Qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.

Poucos líderes utilizam o controle manuais do gerenciamento das tarefas da equipe. Muitos nem controlam as atividades da equipe. Logo, não há como dizer que o Plano Estratégico definido possui qualquer relevância a Gestão do Cartório.

Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do negócio quando má gerenciada ou ignorada pelos Líderes.

São reais, acontecem a todo momento. Logo, a sua execução é assertiva? Tem sido produtiva? São tarefas importantes? Quais delas são prioridades no dia? Ou você vive apagando fogo com tarefas urgentes?

A primeira dica que ofereço a você é o entendimento das prioridades pela Matriz Eisenhower, mais conhecida como “Matriz de Urgência e Importância”.

Como priorizar tarefas com a Matriz Eisenhower na Gestão do Cartório

Na rotina do Cartório a lista de tarefas a serem realizadas costuma ser bastante grande e, muitas vezes, a pessoa não sabe por onde começar, de tanta atividade que tem que realizar de uma vez.

Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, vou compartilhar uma ferramenta que foi criada por Dwight D. Eisenhower –  general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”

A ferramenta “Matriz de Urgência e Importância” busca organizar e priorizar  tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações.

A matriz de Eisenhower e a produtividade
Matriz de Eisenhower: Atividades Importantes vs. Urgentes - FM2S

É importante categorizar bem suas atividades para garantir produtividade ao longo do dia e ser assertivo quanto ao uso do seu tempo na Gestão do Cartório. Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.

Eu gosto muito desse modelo adaptado para verificar a prioridade das tarefas no meu diaa dia. Você pode avaliar o que é melhor a você:

As prioridades que mais equilibram a minha vida | Publicações ...

Esse é um modelo simples que te dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades a serem realizadas. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.

Como gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório

Primeiramente, deve listar todas as tarefas a serem cumpridas pela equipe e depois separá-las de forma individual, quem é responsável pelo o que.

Em seguida você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:

  • Dia
  • Semana
  • Quinzenais
  • Mensais

Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.

Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.

Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas

A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.

Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.

Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.

Biomedicina em Ação: A Técnica Pomodoro de Produtividade

Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.

Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!

Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.

Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas

POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:

  • Prioritize
  • Organize
  • Streamline
  • Economize
  • Contribute

Traduzindo para o português, teríamos:

  • Prioritize = Priorize
  • Organize = Organize
  • Streamline = Simplifique
  • Economize = Economize
  • Contribute = Contribua
Los métodos más importantes para la gestión del tiempo

Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.

Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:

Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?

Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.

Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.

Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.

Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.

Aplicativos para gerenciar tarefas da equipe

Depois que você entendeu e aplicou essa Matriz para gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório, é importante otimizar essa ação com um software para gerenciar tarefas na rotina de sua equipe. Vamos a quatro dicas práticas:

Trello tem uma interface intuitiva (do tipo arrasta e solta) que proporciona tudo isso com muita agilidade e fácil compartilhamento com a equipe. Com ajuda de cartões coloridos que se movem por colunas onde se colocam as listas de tarefas, o método kanban se torna uma poderosa ferramenta visual para que todos saibam exatamente quais são as tarefas que precisam ser feitas (com as datas de entrega e escopos bem definidos.

Asana também utiliza o método Kanban, mas tem um foco um pouco diferente do Trello. Ela tem funcionalidades bastante direcionadas para o monitoramento do tempo utilizado pelo colaborador em cada tarefa e se ele atingiu suas metas. Seu objetivo é levar a alta produtividade e permitir que o time se dedique às tarefas que realmente importam.

Taskade é um painel para rascunhos e anotações, mas também pode ser usado como gerenciador de tarefas. Você pode criar uma lista e compartilhá-la com amigos, familiares ou colegas de trabalho. O Taskade é totalmente gratuito, mas a versão Pro tem mais funcionalidades. Saiba mais em https://www.taskade.com/

Todoist é um gerenciador de tarefas e projetos, mas ele tem como característica central manter a produtividade através de uma interface limpa, com controle de datas e diversos gráficos de desempenho. Ele tem versão gratuita e também PRO. Saiba mais em https://todoist.com/

Você conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Usa algum em sua Serventia? Quais os resultados? Gostaria de nos passar a dica de um que não lembrei de mencionar?

Por favor, compartilhe comigo sua experiência nos comentários aqui ou no Instagram! 

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como criar Metas Inteligentes

OKR: exemplos e como implementar esta metodologia – Movidesk

Metas inteligentes são criadas de acordo com métodos consagrados das Boas Práticas de Gestão do Mercado. Primeiramente, vamos relembrar os conceitos importantes:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Meta inteligente é a definição do caminho, tempo e meios que serão empregados para alcançar um objetivo.

Com isso, o objetivo é de fato aquilo que se deseja alcançar, que é a principal necessidade ou vontade. E para ascender a ele é importante direcionar-se ao seu encontro. E esse é o objetivo das metas inteligentes!

Outro termo de extrema relevância que precisamos conhecer é o planejamento. As metas precisam ser muito bem descritas, detalhadas e planejadas para que sejam bem executadas e tenha sucesso em seu direcionamento.

É importante, então, que sejam trabalhadas e alinhadas com um objetivo específico.

Métodos utilizados para criar Metas Inteligentes

Método OVP

É um método bem simples, que une OBJETIVO + VALOR + PRAZO

Objetivo = o que eu quero atingir

Valor = número de referência

Prazo = tempo definido

A fóruma simples para criar Metas Inteligentes!

Método SMART

Esse método foi introduzido em 1954 por Peter Drucker, um dos mais consagrados gurus da Administração, ao apresentar a Gestão por Objetivos no livro “The Practice of Management”. O Método Smart consiste em:

  • S: be specific (ser específico)
  • M: be measurable (ser mensurável)
  • A: be attainable (ser atingível)
  • R: be realistic (ser realista)
  • T: timely (ser tangível)

Em português, é comum usar o acrônimo METAS:

  • Mensurável
  • Específico
  • Tempo definido
  • Alcançável
  • Significativo

Por si só, já é um método de Meta Inteligente!

Vamos ao detalhamento:

Specific // Específico

Sendo específico em seu objetivos já tem grande chance de ser realizado do que quando você tem um objetivo não-específico.
Para estabelecer objetivos específicos você deve ter em mente:

  • Quem: Quem está envolvido
  • O que: O que eu quero realizar
  • Por que: Razões específicas, propósitos e benefícios para atingir seu objetivo
  • Onde: identificar um local
  • Identificar requisitos e restrições

Measurable // Mensurável

Estabelecer critérios concretos para medir o progresso em direção à realização de cada objetivo que você definir.
É necessário determinar as seguintes perguntas para mensurar seu objetivo:

  • Quanto? Quantos?
  • Como vou saber quando ele será realizado?

Attainable // Atingível

Você só conseguirá desenvolver habilidades, atitudes, aptidões e capacidade financeira a partir do momento em que conseguir identificar os seus objetivos mais importantes. E quando fizer isso, você descobrirá maneiras de como torná-los realidade.

Planejar seu passos e estabelecer prazo irão permitir que você avance etapas para alcançar qualquer objetivo em mente. Aquele objetivos que antes pareciam ser inatingíveis, agora passarão a ser atingíveis, finalmente.

Listar suas metas é construir sua auto-imagem. Você se vê como merecedor desses objetivos.

Realistic // Realista

Deve-se apresentar um objetivo para o qual você está disposto a trabalhar.

Só você poderá determinar se o seu objetivo será alto ou baixo, mas não se esqueça que cada meta representa um progresso substancial, veja:

  • Meta baixa = Força motivacional baixa
  • Meta alta = Força motivacional baixa

Se você realmente acredita em seu objetivo, o seu objetivo é realista.

Timely // Tangível

É fundamental estabelecer prazos dentro das metas. Se não houver prazo, não há senso de urgência.

Trabalhar com prazo é a mesma coisa de trabalhar com o seu inconsciente, pois você inicia um movimento para começar a trabalhar no objetivo.

A meta é tangível quando você pode experimentá-lo com seus sentidos:

  • Paladar
  • Olfato
  • Tato
  • Visão
  • Audição

E para finalizar, quando seu objetivo é tangível você terá melhor de chance de torná-lo específico, mensurável e portanto, atingível.

Método FAST

Segundo os Professores Donald Sull e Charles Sull da MIT Sloan School of Management para colocar a Estratégia em ação, os líderes organizacionais devem definir metas/objetivos FAST ao invés de SMART.

FAST é o acrônimo para:

  • Frequently discussed
  • Ambitious
  • Specific
  • Transparent

Em português, podemos utilizar o mesmo acrônimo FAST:

  • (F) Frequentemente discutido
  • (A) Ambicioso
  • (S) Específico
  • (T) Transparente

As Metas devem ser:

1. FREQUENTEMENTE DISCUTIDAS (Frequently discussed) – As metas/objetivos devem ser revisadas periodicamente por toda a equipe. Um bom ciclo é trimestral.

2. AMBICIOSAS (Ambitious) – Metas ambiciosas minimizam a tendência das pessoas em definirem e perseguirem metas conservadoras, que é uma tendência natural quando o mindset é que sejam Alcançáveis (Achievable). Como diria o Marcel Telles da AB InBev, “o ideal são metas quase impossíveis, mas não impossíveis.” 

3. ESPECÍFICAS (Specific) com métricas e marcos – A habilidade de traduzir metas em métricas e marcos possibilitam melhoria significativa no desempenho de indivíduos e times de diversas formas, como por exemplo ajudam a detalhar como os objetivos estratégicos serão alcançados; e a identificar quais entregas realmente importam, ao relacioná-las com as atividades e KPIs.

4. TRANSPARENTES (Transparent) – As metas devem ser transparentes, públicas. Quando as metas são de conhecimento de todos, ao invés de privadas, possibilitam um aumento do desempenho pela pressão dos pares, competição e pela colaboração. Além disso, quando as metas do nível estratégico são de conhecimento de todos, os indivíduos e times conseguem se alinhar na mesma direção.

PRINCIPAIS FERRAMENTAS PARA ACOMPANHAR METAS INTELIGENTES

Trello

O Trello é uma das plataformas de gerenciamento de projetos mais famosas atualmente, podendo também ser empregado como uma ferramenta de OKR. Ele permite a designação de tarefas e acompanhamento de atividades entre diferentes membros do mesmo projeto.

Além disso, o Trello conta com sistemas de compartilhamento de arquivos e uma interface muito prática e fácil de se utilizar. Além disso ele oferece ainda aplicativos para iOS e Android. Seu plano base é gratuito, acesse o site oficial!

Gtmhub

O Gtmhub oferece uma grande gama de recursos que ajudam no acompanhamento de objetivos e tarefas. Algumas delas são relatórios feitos em SQL, acesso de dados online, automatização de e-mails, sincronização com dados do Google Sheets e a transformação de dados de acordo com a necessidade.

O Gtmhub é uma das melhores plataformas para acompanhamento de experiência de membros da equipe e gerenciamento de metas. Ele conta com um período gratuito de até 7 dias, acesse o site da ferramenta!

Betterworks

O Betterworks oferece uma das melhores ferramentas de OKR no mercado, permitindo o acompanhamento contínuo de desempenho da equipe e criação de metas e objetivos. Ele facilita o alinhamento de tarefas e metas de cada equipe com os objetivos gerais de uma organização. A ferramenta já foi utilizada por grandes empresas como Evernote e BMW. O Betterworks conta com um período de testes gratuito de até 14 dias, acesse o site oficial!

Você tem utilizado alguma dessas ferramentas? Me conta lá no instagram!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como usar o Método OKR para criar Objetivos Estratégicos

Atualmente, a gestão baseada em metas/objetivos é algo amplamente utilizado no mercado público e privado. É senso comum que Metas têm o poder de colocar uma Estratégia em ação, embora funcione somente quando (i) estão alinhadas com as prioridades estratégicas, (ii) leva-se em consideração a interdependência entre as unidades organizacionais e (iii) possibilita-se correções de curso ao longo do tempo. Sem essas 3 condições atendidas, é muito possível que um indivíduo alcance suas metas, mas não execute adequadamente a Estratégia corporativa.

Mas antes, é importante deixar claro a definição de metas e objetivos:

·       Meta: quanto e até quando você pretende fazer

·       Objetivo: o que você quer fazer

E a definição de tarefa, também:

·       Tarefas: o que você precisa fazer para chegar lá

Método OKR

OKR – Objectives and Key Results

OKR é um framework para implementar estratégias, que consiste em definir Objetivos (Objectives) e respectivos Resultados-Chave (Key Results), que servirão para medir o progresso dos Objetivos. Além disso, cada OKR também podem ter Iniciativas para detalhar o trabalho necessário para atingir os Resultados-Chave.

De modo geral, podemos dizer que o OKR funciona como uma ferramenta de comunicação interna, já que serve para integrar as equipes com os valores corporativos, considerando, para isso, a estratégia estabelecida. A principal diferença entre esta ferramenta e as formas tradicionais de gestão de metas é o fato de ela ser de curto prazo, de modo que os resultados-chave são estipulados para um espaço de tempo menor: três meses.

Em outras palavras, os objetivos são estabelecidos, medidos e reavaliados com frequência. Nesse contexto, algumas características se destacam como consequência da aplicação da metodologia:

  • Melhora na comunicação: as barreiras na comunicação entre as equipes e os profissionais em si são reduzidas. Como resultado, as expectativas organizacionais e dos colaboradores são alinhadas.
  • Busca pela simplicidade: durante o processo de implementação e execução da metodologia OKR é utilizada uma linguagem simples para que a comunicação seja clara e eficaz.
  • Uso da abordagem top-down (de cima para baixo) e bottom-up (de baixo para cima): essa abordagem incentiva a participação não só dos gestores, mas também dos colaboradores no processo de definição de metas. Isso proporciona mais engajamento e cria um propósito para cada profissional.
  • Ciclos curtos: todo o processo é feito em um período curto, considerando a definição das metas, o acompanhamento do desempenho e a correção de erros. Do mesmo modo, são feitas atualizações quando é necessário.
  • Utiliza o princípio da stretch goals (metas desafiadoras): a ideia é que o OKR (ou mais de um) seja desafiador, estimulando a avaliação da forma como a equipe tem trabalhado. Com isso, os funcionários saem da zona de conforto, buscam algo que até então acreditavam ser impossível e refletem sobre o quão longe conseguem ir. Vale ressaltar que a dificuldade deve ser suficiente para desafiar, mas não desestimular os profissionais.

Quais são os tipos/níveis de OKRs

Por ser uma metodologia que atende todos os níveis estruturais de uma organização, o OKR tem 3 níveis principais, sendo eles:

– Nível Organizacional

As ações e metas definidas no nível organizacional têm como objetivo guiar a instituição estrategicamente. Elas devem ser completamente alinhadas com a cultura organizacional, já que estão vindo de cima para baixo.

– Nível Departamental

Aqui as metas são definidas buscando o sucesso de cada setor ou equipe. Acabam por ser muito mais objetivos, pois estão mais próximos do colaborador “final” do que os OKRs de nível organizacional. As decisões feitas aqui refletirão diretamente o que foi decidido no nível organizacional.

– Nível Individual

Essas são os OKRs definidas para cada pessoa, determinando o que deve alcançar com sua atuação única. Esses objetivos buscam consumar o que foi definido no nível departamental.

Os principais benefícios da utilização da metodologia OKR são:

• Agilidade: ciclos mais curtos de metas que permitem ajustes mais rápidos e melhor adaptação às mudanças;

• Engajamento dos funcionários: a abordagem de top down (de baixo para cima) do OKR para definição de metas conecta os funcionários com os objetivos, aumentando o engajamento;

• Tempo reduzido para definir metas: a simplicidade do OKR faz com que o processo de definição de metas seja mais rápido e mais fácil, reduzindo drasticamente o tempo em definir metas;

• Transparência: o uso de OKRs compartilhados melhora a colaboração entre times diferentes, resolvendo e unificando iniciativas;

• Autonomia e responsabilidade: os times recebem uma direção clara e terão opção de escolher como alcançar os OKRs, se tornando responsáveis por seus objetivos através de critérios claros, que serão conhecidos por todos..

• Foco e disciplina: com um número reduzido de metas, cria-se foco na organização e esforços e iniciativas mais disciplinados;

• Metas mais ambiciosas: criar objetivos flexíveis fazem com que a equipe defina metas ambiciosas e desafiadoras.

Como funciona o método OKR?

Para os OKRs terem êxito aplicado no seu negócio, é necessário estabelecer metas e objetivos claros e ambiciosos à curto prazo, porque serão mensurados a cada trimestre. John Doerr, um dos maiores investidores de tecnologia mais bem sucedidos de todos os tempos, criou uma fórmula que ajudou o Google a estabelecer metas, sendo ela:

Eu vou (Objectives) medido por (Key Results)

Resumindo:

  • Objetivo (O) = o que desejo alcançar?
  • Resultados-chave (KR) = como posso mensurar?

Ou seja, uma boa meta deve indicar o que a empresa irá realizar e a maneira como ela irá medir sua conquista. A palavra-chave, neste caso, é “medido por”, visto que a medição é a que cria uma meta real, e não só um desejo. Mas antes de prosseguir, devemos saber o significado de cada componente das OKRs:

Objetivos

São descrições qualitativas memoráveis do que se deseja alcançar. Os objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. Um objetivo deve motivar e desafiar a equipe. Exemplo: um objetivo pode ser “criar a melhor experiência do cliente”. Mas como saber se essa experiência é a melhor? É o que veremos a seguir com os Key Results.

Key Results

São um conjunto de métricas que medem o seu progresso em direção ao objetivo. Para cada um deles, você deve ter um conjunto de 2 a 5 resultados principais. Mais do que isso e ninguém se lembrará deles. Todos os Key Results devem ser quantitativos e mensuráveis. “Se não tem um número, não é um Key Result.” afirma Marissa Mayer, ex-vice-presidente do Google.

Exemplo: vamos usar o exemplo de objetivo acima. Como mensurar se a empresa está proporcionando uma boa experiência ao cliente? Algumas Key Results poderiam ser o NPS (Net Promoter Score) e Taxa de Recompra, duas maneiras de medir satisfação dos consumidores. 

Exemplos de OKRs

Você já sabe o que é OKR e por que o método é tão celebrado, mas também precisa entendê-lo na prática.

Basicamente, a fórmula pode ser aplicada em qualquer área, resultando em OKRs organizacionais, departamentais e até individuais.

Como dar nota aos OKRs?

Existem diversas maneiras de pontuar os OKRs e cada empresa tem sua maneira. Sugerimos iniciar pela forma mais simples, usando a proporção linear de atingimento de cada Resultado Chave. Cada Resultado Chave é avaliado entre 0 e 1 ou 0 e 100 e, de acordo com os conceitos da metodologia, um resultado acima de 0,6 ou 60 já é considerado positivo.

Recomendamos a seguinte grade para mensurar seus OKRs:

Os 3 Principais Softwares para Acompanhar OKRs

CoBlue é uma ferramenta completa para gestão contínua de performance que se intitula o 1º software de OKR do Brasil.

A solução oferece recursos para gerenciamento de processos, check-ins frequentes e trabalho colaborativo na nuvem, além de contar com um pacote de treinamentos para implementação do método.

Weekdone é uma das plataformas de gestão de OKRs mais utilizadas no mercado.

A ferramenta permite que gestores e colaboradores trabalhem juntos na definição de metas, monitoramento das métricas e avaliação de resultados, com painéis atualizados em tempo real.

Por fim, o Planilhas Google é uma opção gratuita e básica para começar a implementar sua metodologia OKR.

Suas planilhas dinâmicas permitem que você crie e acompanhe os OKRs na nuvem, além de importar dados de outros softwares da empresa.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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