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Gestão da Produtividade

Cartório do Zero: um case prático de transição do 2º Ofício de Cuiabá

Desde que Dra. Niuara Borges tomou conhecimento sobre sua nomeação para o Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, foram muitos planejamentos.

Não é nada fácil fazer a transição de um cartório. Ainda mais sendo de uma capital. São muitos detalhes para observar, analisar, selecionar e efetivar para iniciar a Gestão de um Cartório do Zero.

Quando fui comunicada deste Desafio, logo me prontifiquei a entrar o meu melhor. Planejamos as etapas em fases: Seleção e Contratação; Organização Estrutural; Treinamentos e Humanização; e Avaliação. Isso tudo foi realizado em 3 meses de atividade!

Com a realização do diagnóstico técnico, foram pontuados considerações pertinentes as boas práticas legais, de gestão e de qualidade, para a melhoria dos serviços prestados aos usuários e a capacitação dos colaboradores para uma conduta ética e de integridade. Foram desenvolvidas as ações no diagnóstico através de visitas técnicas presenciais guiada por:

– Avaliação das normas técnicas de gestão

– Avaliação do nível de atendimento, postura e comportamentos no trato ao cliente

– Avaliação da infraestrutura e adaptações gerais para facilitar a prestação dos serviços

– Avaliação da equipe interna e políticas introduzidas a Gestão de Pessoas e Compliance

– Avaliação da execução dos processos e operacionalidade do sistema interno

– Avaliação ao acesso e facilitados aos serviços a distância/online para os clientes

Assim, seria mais fácil em iniciar toda a transição. Vou falar com mais detalhes sobre as fases.

Seleção e Contratação: fiz o mapa do perfil desejado pela Oficial Titular, em cada posição, suas qualificações necessárias e enquadramento ao Plano de Carreiras estabelecido. Realizei toda a seleção através da plataforma do Inspire Qualidade, garantindo imparcialidade e objetividade no processo seletivo.  Primeiramente, foram dados os privilégios de seleção aos colaboradores em atividade no Cartório. Todos passaram pela seleção. Foram contratados mais de 70% dos ex-colaboradores. Logo depois, com as vagas ainda em aberto, foi conduzido o processo seletivo externo. Foram quase mil currículos recebidos em 4 dias! As seleções foram realizadas através de análise de currículo e entrevista pessoal. Os finalistas passaram por entrevista diretamente com a titular, para garantir o perfil desejado. Os benefícios foram melhorados e seguidos os padrões atuais de mercado, sendo: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico. No total, foram contratados 55 colaboradores e realizado o treinamento de integração de novatos, através do Regulamento Interno e de Conduta a equipe.

Organização estrutural: houveram várias mudanças significativas, a iniciar do layout até o sistema operacional, para fornecer a celeridade na execução dos serviços. A primeira tarefa foi desenvolver as filosofias principais para o Cartório (Visão, Missão e Valores). Foram adquiridos novos computadores e impressoras, troca do sistema ERP, painel de senha, troca das versões do sistema operacional, desenvolvimento de novo site institucional, desenvolvido um novo sistema de microfilmagens, novo sistema de telefonia, novos imobiliários, adicionado novos balcões e áreas de atendimento, instalação de totens de atendimento, novos bebedouros e melhoria no sistema de refrigeração. Para melhorias na área do atendimento, aumentou mais de 50% dos guichês de atendimento que consequentemente, refletiram em um aumento de 50% na quantidade de atendimentos diários pelo cartório. Além disso, foi implementado o sistema de senhas na entrada do cartório, através de uma triagem orientativa sobre quais serviços o cliente realmente precisa ser atendimento e um toten de atendimento customizado para os mais experientes. Foi implantado mesas para assinaturas de documentos em conveniência ao cliente no fundo da área da recepção. Foi aprimorado as ações de prevenção ao Covid perante a área do atendimento ao cliente, com delimitações de faixas e álcool gel para todos. Foi mantido o agendamento dos atendimentos durante os meses de novembro e dezembro.

Treinamento e Humanização: Foi realizado ainda um Treinamento de Integração para introduzir a nova cultura, diretrizes de conduta, mentalidade e comportamento na equipe, além dos treinamentos para utilização do novo sistema para acelerar o desenvolvimento do serviço e melhorar o atendimento ao cliente. Foi melhorado a área de descanso da equipe, com a compra de poltronas, televisão, ar condicionado, quadro de avisos e área do café. Implantado novos uniformes e entregue junto ao Kit do Novato, com squeeze, máscara e caneta personalizadas. Foram estabelecidas normas de conduta, política de atendimento ao cliente entre outros treinamentos para a melhoria da gestão, da equipe e do Compliance do Cartório. Foi implantado o Sistema de Indicadores de Processos, para visualização da Produtividade e Qualidade de toda equipe, monitorada pelos líderes. Foi incluído o novo chat RocktSpark para facilitar a comunicação com a equipe interna. Ações sociais motivacionais foram realizadas junto aos colaboradores na confraternização do final do ano, com a apresentação do grupo de “Orquestra, Balé e Coral Flauta Mágica”, um projeto único e especial.

Avaliação: Em menos de 3 meses já consegue observa as grandes mudanças dentro do Cartório, tanto pela equipe quanto pelos próprios clientes, tanto em sua estrutura, quanto na prestação dos serviços. A base da Gestão e Qualidade foram implantadas com sucesso. Mais de 95% das pessoas selecionadas, foram avaliadas e mantidas na equipe e com um bônus pela sua efetivação. Ainda há muitos desafios para serem resolvidos e aperfeiçoados. Com a implantação do Programa de Qualidade desde a sua posse, Dra. Niuara Borges deseja que a sociedade de Cuiabá consiga perceber melhorias na prestação dos serviços deste Cartório, de forma rápida, simples e com resultados tangíveis.

Nesse meio tempo, foi comemorado os 200 anos do Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, onde o Inspire Qualidade não pode deixar de reconhecer este momento e produziu um Livro com a coleta de relatos da história deste Cartório. Uma obra que você consegue ter acesso via site www.2oficiocuiaba.com.br

O Inspire Qualidade trabalha de acordo com o perfil estratégico de cada Titular, sendo um mentor, seu “braço direito” nos momentos mais sensíveis, de desafios e também de reconhecimentos a toda a equipe do Cartório.

Fico imensamente grata e feliz por participar desta história. A jornada apenas começou… 

Se você é Titular de um Cartório e está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão e pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Dicas para gerenciar tarefas na Gestão do Cartório

4 dicas incríveis para definir prioridades em sua vida - Menthes

Gerenciar tarefas tem sido um grande desafio na Gestão dos cartórios.

A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de Objetivos Estratégicos e Metas Inteligentes para conseguir atingir um nível de Qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.

Poucos líderes utilizam o controle manuais do gerenciamento das tarefas da equipe. Muitos nem controlam as atividades da equipe. Logo, não há como dizer que o Plano Estratégico definido possui qualquer relevância a Gestão do Cartório.

Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do negócio quando má gerenciada ou ignorada pelos Líderes.

São reais, acontecem a todo momento. Logo, a sua execução é assertiva? Tem sido produtiva? São tarefas importantes? Quais delas são prioridades no dia? Ou você vive apagando fogo com tarefas urgentes?

A primeira dica que ofereço a você é o entendimento das prioridades pela Matriz Eisenhower, mais conhecida como “Matriz de Urgência e Importância”.

Como priorizar tarefas com a Matriz Eisenhower na Gestão do Cartório

Na rotina do Cartório a lista de tarefas a serem realizadas costuma ser bastante grande e, muitas vezes, a pessoa não sabe por onde começar, de tanta atividade que tem que realizar de uma vez.

Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, vou compartilhar uma ferramenta que foi criada por Dwight D. Eisenhower –  general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”

A ferramenta “Matriz de Urgência e Importância” busca organizar e priorizar  tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações.

A matriz de Eisenhower e a produtividade
Matriz de Eisenhower: Atividades Importantes vs. Urgentes - FM2S

É importante categorizar bem suas atividades para garantir produtividade ao longo do dia e ser assertivo quanto ao uso do seu tempo na Gestão do Cartório. Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.

Eu gosto muito desse modelo adaptado para verificar a prioridade das tarefas no meu diaa dia. Você pode avaliar o que é melhor a você:

As prioridades que mais equilibram a minha vida | Publicações ...

Esse é um modelo simples que te dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades a serem realizadas. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.

Como gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório

Primeiramente, deve listar todas as tarefas a serem cumpridas pela equipe e depois separá-las de forma individual, quem é responsável pelo o que.

Em seguida você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:

  • Dia
  • Semana
  • Quinzenais
  • Mensais

Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.

Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.

Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas

A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.

Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.

Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.

Biomedicina em Ação: A Técnica Pomodoro de Produtividade

Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.

Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!

Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.

Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas

POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:

  • Prioritize
  • Organize
  • Streamline
  • Economize
  • Contribute

Traduzindo para o português, teríamos:

  • Prioritize = Priorize
  • Organize = Organize
  • Streamline = Simplifique
  • Economize = Economize
  • Contribute = Contribua
Los métodos más importantes para la gestión del tiempo

Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.

Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:

Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?

Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.

Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.

Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.

Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.

Aplicativos para gerenciar tarefas da equipe

Depois que você entendeu e aplicou essa Matriz para gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório, é importante otimizar essa ação com um software para gerenciar tarefas na rotina de sua equipe. Vamos a quatro dicas práticas:

Trello tem uma interface intuitiva (do tipo arrasta e solta) que proporciona tudo isso com muita agilidade e fácil compartilhamento com a equipe. Com ajuda de cartões coloridos que se movem por colunas onde se colocam as listas de tarefas, o método kanban se torna uma poderosa ferramenta visual para que todos saibam exatamente quais são as tarefas que precisam ser feitas (com as datas de entrega e escopos bem definidos.

Asana também utiliza o método Kanban, mas tem um foco um pouco diferente do Trello. Ela tem funcionalidades bastante direcionadas para o monitoramento do tempo utilizado pelo colaborador em cada tarefa e se ele atingiu suas metas. Seu objetivo é levar a alta produtividade e permitir que o time se dedique às tarefas que realmente importam.

Taskade é um painel para rascunhos e anotações, mas também pode ser usado como gerenciador de tarefas. Você pode criar uma lista e compartilhá-la com amigos, familiares ou colegas de trabalho. O Taskade é totalmente gratuito, mas a versão Pro tem mais funcionalidades. Saiba mais em https://www.taskade.com/

Todoist é um gerenciador de tarefas e projetos, mas ele tem como característica central manter a produtividade através de uma interface limpa, com controle de datas e diversos gráficos de desempenho. Ele tem versão gratuita e também PRO. Saiba mais em https://todoist.com/

Você conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Usa algum em sua Serventia? Quais os resultados? Gostaria de nos passar a dica de um que não lembrei de mencionar?

Por favor, compartilhe comigo sua experiência nos comentários aqui ou no Instagram! 

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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