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Gestão de Liderança e Pessoas

Cartório do Zero: um case prático de transição do 2º Ofício de Cuiabá

Desde que Dra. Niuara Borges tomou conhecimento sobre sua nomeação para o Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, foram muitos planejamentos.

Não é nada fácil fazer a transição de um cartório. Ainda mais sendo de uma capital. São muitos detalhes para observar, analisar, selecionar e efetivar para iniciar a Gestão de um Cartório do Zero.

Quando fui comunicada deste Desafio, logo me prontifiquei a entrar o meu melhor. Planejamos as etapas em fases: Seleção e Contratação; Organização Estrutural; Treinamentos e Humanização; e Avaliação. Isso tudo foi realizado em 3 meses de atividade!

Com a realização do diagnóstico técnico, foram pontuados considerações pertinentes as boas práticas legais, de gestão e de qualidade, para a melhoria dos serviços prestados aos usuários e a capacitação dos colaboradores para uma conduta ética e de integridade. Foram desenvolvidas as ações no diagnóstico através de visitas técnicas presenciais guiada por:

– Avaliação das normas técnicas de gestão

– Avaliação do nível de atendimento, postura e comportamentos no trato ao cliente

– Avaliação da infraestrutura e adaptações gerais para facilitar a prestação dos serviços

– Avaliação da equipe interna e políticas introduzidas a Gestão de Pessoas e Compliance

– Avaliação da execução dos processos e operacionalidade do sistema interno

– Avaliação ao acesso e facilitados aos serviços a distância/online para os clientes

Assim, seria mais fácil em iniciar toda a transição. Vou falar com mais detalhes sobre as fases.

Seleção e Contratação: fiz o mapa do perfil desejado pela Oficial Titular, em cada posição, suas qualificações necessárias e enquadramento ao Plano de Carreiras estabelecido. Realizei toda a seleção através da plataforma do Inspire Qualidade, garantindo imparcialidade e objetividade no processo seletivo.  Primeiramente, foram dados os privilégios de seleção aos colaboradores em atividade no Cartório. Todos passaram pela seleção. Foram contratados mais de 70% dos ex-colaboradores. Logo depois, com as vagas ainda em aberto, foi conduzido o processo seletivo externo. Foram quase mil currículos recebidos em 4 dias! As seleções foram realizadas através de análise de currículo e entrevista pessoal. Os finalistas passaram por entrevista diretamente com a titular, para garantir o perfil desejado. Os benefícios foram melhorados e seguidos os padrões atuais de mercado, sendo: vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde e odontológico. No total, foram contratados 55 colaboradores e realizado o treinamento de integração de novatos, através do Regulamento Interno e de Conduta a equipe.

Organização estrutural: houveram várias mudanças significativas, a iniciar do layout até o sistema operacional, para fornecer a celeridade na execução dos serviços. A primeira tarefa foi desenvolver as filosofias principais para o Cartório (Visão, Missão e Valores). Foram adquiridos novos computadores e impressoras, troca do sistema ERP, painel de senha, troca das versões do sistema operacional, desenvolvimento de novo site institucional, desenvolvido um novo sistema de microfilmagens, novo sistema de telefonia, novos imobiliários, adicionado novos balcões e áreas de atendimento, instalação de totens de atendimento, novos bebedouros e melhoria no sistema de refrigeração. Para melhorias na área do atendimento, aumentou mais de 50% dos guichês de atendimento que consequentemente, refletiram em um aumento de 50% na quantidade de atendimentos diários pelo cartório. Além disso, foi implementado o sistema de senhas na entrada do cartório, através de uma triagem orientativa sobre quais serviços o cliente realmente precisa ser atendimento e um toten de atendimento customizado para os mais experientes. Foi implantado mesas para assinaturas de documentos em conveniência ao cliente no fundo da área da recepção. Foi aprimorado as ações de prevenção ao Covid perante a área do atendimento ao cliente, com delimitações de faixas e álcool gel para todos. Foi mantido o agendamento dos atendimentos durante os meses de novembro e dezembro.

Treinamento e Humanização: Foi realizado ainda um Treinamento de Integração para introduzir a nova cultura, diretrizes de conduta, mentalidade e comportamento na equipe, além dos treinamentos para utilização do novo sistema para acelerar o desenvolvimento do serviço e melhorar o atendimento ao cliente. Foi melhorado a área de descanso da equipe, com a compra de poltronas, televisão, ar condicionado, quadro de avisos e área do café. Implantado novos uniformes e entregue junto ao Kit do Novato, com squeeze, máscara e caneta personalizadas. Foram estabelecidas normas de conduta, política de atendimento ao cliente entre outros treinamentos para a melhoria da gestão, da equipe e do Compliance do Cartório. Foi implantado o Sistema de Indicadores de Processos, para visualização da Produtividade e Qualidade de toda equipe, monitorada pelos líderes. Foi incluído o novo chat RocktSpark para facilitar a comunicação com a equipe interna. Ações sociais motivacionais foram realizadas junto aos colaboradores na confraternização do final do ano, com a apresentação do grupo de “Orquestra, Balé e Coral Flauta Mágica”, um projeto único e especial.

Avaliação: Em menos de 3 meses já consegue observa as grandes mudanças dentro do Cartório, tanto pela equipe quanto pelos próprios clientes, tanto em sua estrutura, quanto na prestação dos serviços. A base da Gestão e Qualidade foram implantadas com sucesso. Mais de 95% das pessoas selecionadas, foram avaliadas e mantidas na equipe e com um bônus pela sua efetivação. Ainda há muitos desafios para serem resolvidos e aperfeiçoados. Com a implantação do Programa de Qualidade desde a sua posse, Dra. Niuara Borges deseja que a sociedade de Cuiabá consiga perceber melhorias na prestação dos serviços deste Cartório, de forma rápida, simples e com resultados tangíveis.

Nesse meio tempo, foi comemorado os 200 anos do Cartório do 2º Ofício de Cuiabá, onde o Inspire Qualidade não pode deixar de reconhecer este momento e produziu um Livro com a coleta de relatos da história deste Cartório. Uma obra que você consegue ter acesso via site www.2oficiocuiaba.com.br

O Inspire Qualidade trabalha de acordo com o perfil estratégico de cada Titular, sendo um mentor, seu “braço direito” nos momentos mais sensíveis, de desafios e também de reconhecimentos a toda a equipe do Cartório.

Fico imensamente grata e feliz por participar desta história. A jornada apenas começou… 

Se você é Titular de um Cartório e está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão e pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Maiores erros em currículo

Curriculum: 10 erros que você não deve cometer | Na Prática

Nessas últimas semanas, realizei um projeto de Recrutamento e Seleção para o Cartório do 2 Ofício de Cuiabá no projeto Cartório do Zero, ou seja, auxiliar em toda a gestão para a transição de interinidade nesses primeiros meses.

Meu desafio no momento foi analisar a equipe atual, aproveitando o máximo das pessoas para a nova gestão e realizar uma seleção externa. Além disso, realizar o treinamento introdutório para novatos e acompanhar o desempenho da nova equipe pelo período de experiência, para assim, iniciarmos a Jornada para a Excelência para o ano que vem.

Por isso resolvi criar este post dos muitos erros que verifiquei ao analisar currículos e que pode ajudar você a melhorar sua apresentação e estratégia ao desejar um novo trabalho neste tempo tão sensível que estamos vivendo.

Foram mais de 900 currículos recebidos, analisados um a um individualmente, seguindo os critérios abaixo de apontamento que fiz para ajudar você a entender como é esse processo de seleção de pessoas.

Maiores erros encontrados em Processo Seletivo

O maiores erros que encontrei são:

  • Não ler o descritivo da vaga – muitas pessoas não leem o descritivo da vaga, tornando seu currículo muitas vezes inválido ao processo. Se a vaga é para funções no cartório e você é da área de enfermagem, ciências biológicas, educador infantil ou qualquer área que não é similar ao direito ou a gestão, seu currículo já é reprovado no início.
  • Enviar currículo em nome de outra pessoa – com a lei geral de proteção de dados, sua credibilidade cai e a segurança e idoneidade no processo são anulados já de início na seleção. Se for enviar um e-mail, envie pelo seu e-mail próprio, nada de pedir favor as pessoas.
  • Enviar o currículo em formato desconhecido ou através de link – neste universo de fraudes e vírus, nenhum documento enviado fora do formato word ou pdf não deve ser aberto, como forma de segurança a gestão. Vi muitos curriculos em link nas nuvens ou digitalizado com o currículo totalmente amassado. Logo, se você enviou fora desses formatos, foi desclassificado de imediato.
  • Dados pessoais desnecessários – conforme a lei geral de proteção de dados e do aviso de privacidade determinado para o processo seletivo, foi deixado claro a minimização dos dados pessoais para o envio de currículos. Somente dados como nome, e-mail, telefone, experiência profissional, escolaridade e cursos importantes devem ser inseridos no currículo, nada além. Na próxima, muitos serão reprovados de imediato.
  • Cuidado ao relatar sua experiência – muitos não inserem o período correto de trabalho (mês/ano) e sempre o primeiro deve ser sua última experiência. Relate seus resultados, o que você aprendeu, o que você fazia, deixe claro sua experiência e conquistas naquele trabalho.
  • Enviar e-mail sem assunto ou apresentação geral – sempre coloque no assunto qual a vaga que você pretende e faça um resumo geral das suas competências no e-mail e o porquê você deseja tanto a vaga. É o momento de você conquistar o recrutador. Se for preciso, coloque seu currículo no corpo do e-mail para facilitar toda a análise.
  • Nomeie seu arquivo com seu nome e sua vaga – é bem confuso ou difícil de entender currículos enviado como “C2353r353” ou “lili-linda”. Cuidado, você está sendo avaliado em todos os pontos!
  • Utilize seu e-mail de forma clara e específica – evite possuir e-mails para contatos profissionais como jkdsr@gmail.com ou v2242@gmail.com Geralmente podem ser confundidos como spam ou vírus. São reprovados imediatamente!
  • Nunca coloque seus documentos pessoais no currículo!
  • Nunca, nunca deixe contato de outras pessoas como referência em seu currículo! Com a lei geral de proteção de dados, você pode ter grandes problemas e ser reprovada de imediato na análise geral!
  • Nunca faça autoavaliação e autoelogios. O ego só te atrapalha neste momento. Muitas pessoas colocaram que eram pontuais e foram chamadas para a entrevista e simplesmente não compareceram ou insistiram numa segunda chance. Game Over!
  • Preste bem atenção ao formato e estrutura de seu currículo – cuidado com letras muito grandes. Um bom currículo deve ser feito em apenas uma página, com um design atraente, clean, claro e objetivo. Menos é mais!
  • Para finalizar, revise, sempre! Erros de português são terríveis!

Espero que essas dicas possam te ajudar em seu novo processo seletivo!

Se você é um Cartório e precisa de ajuda na avaliação geral da sua equipe, está em momento de transição ou de posse em seu novo cartório, ou talvez não tenha tanta experiência na análise de recrutamento e seleção e não sabe o que fazer com gestão de pessoas neste momento, fale comigo. Eu posso te ajudar!

Encontre seu Ikigai

Na cultura de Okinawa, Japão, há um conceito muito simples e profundo, com infinitas camadas, conhecido como ikigai (生き甲斐). Em uma tradução aproximada, significa “razão de viver”.

Também tem sido traduzido, de maneira bem livre, como “razão pela qual você se levanta de manhã”.

O conceito Ikigai começou desde o período Heian (794 a 1185) – talvez muito antes.

O ideograma [甲] vem de concha ou carapaça que era algo muito valioso no passado. Entretanto, o ideograma [斐] significa literalmente bonito, florido ou estampado.

Alguns afirmam que a longevidade dos japoneses tem forte relação com o conceito de Ikigai.

De acordo com a tradição japonesa, todos possuem um ikigai (ou propósito de vida) bastante óbvio. Entretanto, a maioria das pessoas não conseguem encontrar esse propósito de vida ou não vivem de acordo com ele.

Vamos considerar que qualquer atividade que desenvolvemos pode cair em um desses quatro grandes conjuntos: (i) aquilo que amamos, (ii) aquilo que fazemos bem, (iii) aquilo do que o mundo precisa, e (iv) aquilo que te pagam para fazer. Esses conjuntos têm diferentes interseções entre si. As interseções são a sua paixão, a sua missão, a sua profissão e a sua vocação.

Pode haver uma atividade que você ame e faça bem; se você descobrí-la, saiba que essa é a sua paixão. Outra atividade você faz bem e é rentável; essa é a sua vocação. Em alguns casos, há uma atividade que você e ama e da qual o mundo precisa; essa é a sua missão. E, por fim, quando o mundo precisa de uma atividade, está disposto a pagar por ela e você está disposto a realizá-la, essa é a sua profissão.

Contudo, para viver uma vida plena, ou seja “encontrar a si mesmo”, o ideal é conseguir colocar a principal atividade que você desenvolve na interseção dos quatro conjuntos. Esse é o ikigai.

Como encontrar seu Ikigai

Para encontrar o seu Ikigai, você precisará olhar para o seu interior e refletir sobre o que você ama, quais valores você carrega consigo, qual atividade você faz com tanto prazer que nem percebe o tempo passar…

Para isso, posso indicar os pontos a seguir:

a) Faça uma reflexão sobre si mesmo

Para começar, uma reflexão sobre si já é um bom caminho. Se você não tem ideia de como fazer essa reflexão, algumas perguntas poderão te ajudar nessa empreitada:

  • O que você ama fazer?
  • No que você é bom?
  • No que o mundo precisa de você?
  • Pelo que você pode ser pago?

Encontrando um ponto em comum, onde houver harmonia entre todos esses pontos, você saberá o seu Propósito.

b) Pontos chave que poderão te ajudar

Muitas vezes, encontrar as respostas para essas perguntas não é algo tão fácil assim, então existem alguns pontos chave que poderão ajudar na descoberta, são eles:

  • Pare de atuar no piloto automático: constantemente pergunte a si mesmo se o que você faz lhe traz felicidade.
  • Não se compare a ninguém, não deseje ter o mesmo que os outros: Você é a sua própria referência.
  • Todos nós temos talento: todos nós temos algum tipo de habilidade excepcional que nos diferencia dos outros e que devemos aproveitar. Qual é a sua?
  • Sinta o Ikigai aqui e agora: aprenda mais com você mesmo.
  • Quais são suas atividades diárias que te levam a continuar investindo o seu tempo para fazer cada vez melhor?
  • Conscientize-se: muitas vezes, viver de acordo com o nosso Ikigai também significa deixar de lado uma grande parte do que nos rodeia. Devemos nos conscientizar de que é algo que exigirá de nós muita coragem.
  • O Ikigai é o oposto da passividade ou do conformismo: Ele exige muito de você e o faz se sentir vivo, livre e cheio de energia, independentemente da sua idade ou do seu estado físico, porque acima de tudo, é um estado mental.
  • Somente saber o que é Ikigai não importa: Coloque-o em ação!

E depois disso…

c) Crie o seu próprio diagrama

Diagrama Ikigai

Como podemos ver, o diagrama do Ikigai é composto pelas seguintes esferas:

  • O que você ama
  • O que você é bom
  • O que você pode ser pago para realizar
  • O que o mundo precisa

As intersecções dessas esferas, mostram mais profundamente sobre seus ideais:

  • O que você ama + O que você é bom = Paixão
  • O que você é bom + O que você pode ser pago para realizar = Profissão
  • O que você pode ser pago para realizar + O que o mundo precisa = Vocação
  • O que o mundo precisa + O que você ama = Missão

Qualquer atividade que fazemos está em um desses conjuntos e o Ikigai está no centro, é a junção de todas. Conseguindo encontrá-lo, além de obter sucesso nos negócios, você ainda vive com mais qualidade e melhor, pois estará satisfeito e feliz.

d) Realizando os passos

  1. Leve de 30 a 60 minutos para refletir sozinho, com um caderno e uma caneta.
  2. Esboce o diagrama de Ikigai e rotule cada círculo.
  3. Passe de 5 a 10 minutos em cada um dos quatro círculos, refletindo e anotando as ideias mais fortes que vêm à mente para cada pergunta.
  4. Depois de fazer anotações para cada círculo, tente escrever uma única frase que exprima seu Ikigai: a intersecção das quatro áreas. ** Não precisa ser conciso, gramaticalmente correto ou polido! **
  5. Reflita sobre o que você escreveu.
  6. Compartilhe com alguém próximo a você. Considere o quão bem alinhado o resultado do seu Ikigai está com sua vida profissional hoje.
  7. Finalmente, se você descobrir que há desalinhamento entre seu Ikigai e sua vida profissional atual, desafie-se a dar um pequeno passo ousado imediatamente.

As vantagens de um negócio alinhado ao seu Ikigai

Ter um negócio alinhado ao seu Ikigai é a chave para o sucesso. Sucesso aqui, não deve ser apenas visto como ganhar muito dinheiro ou enriquecer em pouco tempo. Sucesso nesse sentido, significa trabalhar naquilo que ama, trabalhar em algo que esteja alinhado à nossa essência, aproveitando ao máximo as nossas capacidades e como consequência, garantindo a satisfação de outras pessoas também.Yin Yang

Encontrar o equilíbrio entre as áreas é o caminho para ter êxito nos negócios e viver melhor.

Trabalhar com satisfação aumenta a nossa auto-estima e melhora o nosso humor. Com isso, nosso sistema imunológico torna-se mais forte, nos distanciamos das doenças e passamos a viver mais e melhor.

Qual o nível da tomada de decisões dos lideres?

Em pouquíssimas atividades as pessoas têm tanta experiência quanto na tomada de decisões. Tomamos dezenas, talvez centenas de decisões por dia.

Dado o bombardeio de informações e a quantidade de solicitações no mundo atual, praticamente todo ser humano pode se orgulhar de ser um especialista em decisões. De fato, pouquíssima gente considera que tenha o que aprender nesse campo. Infelizmente, nem sempre nossa opinião sobre nós mesmos condiz com a realidade. A experiência ensina muito, mas é má professora: custa caro e nos inculca maus hábitos junto com os bons. 

Executivos, em especial, crêem ser decisores decididos e decisivos. Afinal de contas, não é o mundo empresarial um campo de decisões por excelência, e decisões postas à prova pelo mercado? O que é gestão, senão analisar situações, estudar possibilidades, fazer escolhas e implementá-las? O que é a empresa, senão um local onde impera a racionalidade, em prol da produção de bens e da prestação de serviços?

Sob essa perspectiva, os processos de decisão no mundo corporativo deveriam ser simples, objetivos, eficientes. Mais uma vez: infelizmente, nem sempre os mitos em que acreditamos condizem com a realidade.

É o que indicam vários estudos sobre processos de decisão, como os exemplos a seguir: Metade das decisões tomadas nas empresas fracassa.

Este é o resultado de duas décadas de pesquisas do professor Paul Nutt, do Fisher College of Business, da Universidade de Ohio. Nutt estudou mais de 400 decisões de executivos dos Estados Unidos e do Canadá sobre lançamento de produtos, compra de equipamentos, contratações, política de preços, atendimento etc. As conclusões dele são uma pedrada na imagem dos executivos como grandes decisores.

Nutt percebeu que as melhores táticas de tomada de decisão são as menos usadas. Além disso, constatou que o processo formal de tomada de decisões raramente é seguido. Os administradores costumam pular direto para as conclusões e tentar implementá-las. Isso os faz limitar a pesquisa de dados, considerar poucas alternativas (na maioria das vezes, uma só) e prestar pouca atenção nas pessoas afetadas por suas decisões.

63,4% das decisões de executivos são tomadas pela fuga do problema, segundo pesquisa com 2 476 gerentes de 21 empresas japonesas, feita por Nobuo Takahashi, professor de administração da Universidade de Tóquio. Decisão por fuga é quando o responsável demora tanto para agir que o problema se resolve sozinho – para o bem ou para o mal. Esse método se opõe à decisão por resolução (a típica, nas teorias clássicas) e à decisão por previsão (quando se engatilha a solução como precaução para um possível problema).

Para gerentes que têm entre 30 e 39 anos, supostamente a fase mais enérgica da carreira, a taxa de decisões por fuga sobe para 83,2%, segundo o estudo. As informações que as empresas buscam com maior afinco são as menos aproveitadas na hora de tomar a decisão, segundo a administradora brasileira Valéria Noguti, em sua tese de mestrado pela USP.

No estudo do processo de desenvolvimento de novos produtos e serviços em 11 empresas, ela concluiu que a busca por informação recorre, pela ordem, às seguintes fontes: consumidores ou clientes, experiência dos funcionários, outros projetos da empresa e concorrentes. Mas, na hora de aproveitar as informações, a ordem de importância das fontes se altera para: experiência dos funcionários, sistemas de informação da empresa, concorrentes e, por último, consumidores ou clientes. Ou seja, há um descasamento entre o processo formal de tomada de decisão e como a decisão efetivamente ocorre. “A intuição é responsável pela definição da escolha final em grande parte das decisões corporativas, porém a maior parte dos entrevistados citou que a empresa valoriza mais os dados que a experiência das pessoas”, escreveu Noguti.

Metade das atividades diárias de executivos-chefes de grandes empresas dura menos de 9 minutos, e apenas 10% excedem 1 hora, afirma o guru de administração Henry Mintzberg, da Universidade McGill, em Montreal, que acompanhou a rotina de cinco CEOs americanos. Da mesma forma, um estudo com 160 gerentes britânicos concluiu que eles trabalhavam mais de meia hora seguida apenas uma vez a cada dois dias. “Nenhuma evidência apóia o mito de que o executivo é um planejador sistemático e reflexivo”, afirma Mintzberg. Para ele, o mais correto é dizer que os gerentes passam o tempo todo reagindo às pressões do cotidiano.

Os executivos gastam entre 66% e 80% do seu tempo em conversas, diz Mintzberg, no livro Mintzberg on Management (Mintzberg fala sobre gestão), citando dois estudos britânicos. Na sua pesquisa com cinco presidentes de empresa, eles responderam apenas 2 dos 40 relatórios que receberam em cinco semanas. “Ao contrário do mito de que executivos adoram informações padronizadas obtidas com sistemas formais de coleta de dados, estudos sugerem que eles apreciam muito mais a informação leve, especialmente fofocas e especulações”, afirma Mintzberg.

Os executivos não enxergam o problema, eles propõem uma solução. Tanto na observação da rotina de executivos quanto em experiências em que lhes apresentava casos para resolver, o professor Michel Fiol, da École des Hautes Études Commerciales (HEC), uma das mais renomadas escolas de administração da França, observou que eles raciocinam primeiramente em termos de solução e só então é que tratam de encontrar um “problema” em que ela se encaixe. “Os executivos diagnosticam o problema. Mas, quando fazem isso, é porque já têm a solução”, diz Fiol. É exatamente o caminho inverso do que dita a teoria clássica de tomada de decisões. “Essa mentalidade de solução se materializa sobretudo como uma grande confusão entre o que sejam a situação, o problema, as causas, as manifestações, os sintomas, as soluções…”, diz Fiol, no que será um dos capítulos do livro La Formation des Dirigeants a-t-elle un Sens? L Apport de la Recherche (A formação dos dirigentes tem um sentido? O que diz a experiência).

Decisões em grupo, em vez de atenuar extremismos e diluir o risco, tendem a enxergar menos perigos. Em geral, grupos apresentam comportamento de risco maior do que as preferências de seus integrantes fariam supor. Vários estudos identificam o fenômeno da “polarização”: as discussões costumam potencializar a visão predominante dentro do grupo. Isso torna as decisões coletivas ainda mais suscetíveis às armadilhas de tomada de decisão.O risco é maior nos grupos mais coesos, que tomam decisões secretas, sujeitos a estresse e sob uma liderança forte – justamente o caso da maioria dos grupos de direção das empresas. Neles, as pessoas são mais propensas a ter autocensura (as vozes discordantes têm medo de parecer ridículas ou atrasar o trabalho), há uma forte pressão para atingir o consenso rapidamente, misturada com uma ilusão de invulnerabilidade (quanto mais sucesso tiver o grupo, maior o risco de achar-se invencível) e uma tendência a estereotipar situações.

“O caso mais famoso de pensamento de grupo é o desastre da nave espacial Challenger, que explodiu ao ser lançada, em 1986”, diz Abraham Yu, que ensina análise de decisões na pós-graduação de administração da USP. A pressão pelo resultado e o consenso exagerado fizeram com que eles não prestassem atenção nos sinais que alertavam para o perigo. Cada um dos estudos citados acima representa um baque no mito de que as empresas seguem um modelo racional e criterioso para escolher seus caminhos. Isso não significa que o processo de decisão esteja condenado desde o início a uma tomada de posição intuitiva.“Certamente a intuição tem suas vantagens”, diz o professor de análise de decisões Paul Thagard, do departamento de filosofia da Universidade de Waterloo, em Ontário, no Canadá. “Uma delas, óbvia, é a velocidade.

Outra é que as decisões levam em conta o que realmente importa para você. Uma terceira vantagem: a decisão assim tomada leva diretamente à ação.” Num estudo com 60 diretores de empresas dos Estados Unidos, feito pela consultora Monica Miller e pela professora de administração Lisa Burke, da Universidade da Louisiana, 47% disseram usar a intuição “com freqüência”, 30% “às vezes” e 12%, “sempre”. Pesquisadores dizem que altos executivos são obrigados a confiar mais na intuição, porque as decisões que tomam são mais conceituais e eles geralmente lidam com situações únicas, em que não há muitos dados para orientação. Mas confiar na intuição é problemático. “Uma opção pode parecer atraente porque não consideramos outras. Podemos sentir uma atração irresistível por uma opção que nos viciou – e nos impede de satisfazer outros desejos. A decisão intuitiva pode se basear em informações não acuradas ou irrelevantes. Finalmente, ela se torna um problema em situações de grupo: como justificá-la?”, diz Thagard. Ainda mais do que isso: decisões baseadas na intuição podem ser incoerentes.

Num estudo americano, psicólogos mostraram 96 radiografias de estômago a 5 radiologistas e pediram que eles avaliassem a presença ou não de úlcera. Uma semana depois, mostraram-lhes as mesmas radiografias, em ordem diferente. As opiniões mudaram de uma semana para outra, dependendo do médico, entre 8% e 40% das vezes. A intuição pura está de um lado do espectro do processo de tomada de decisões. Do outro lado está a análise absolutamente racional das alternativas, a comparação com critérios previamente estabelecidos e a escolha daí decorrente. Os dois opostos têm uma característica em comum: não existem na vida real. Mesmo a mais pura das intuições tem de se basear em informações racionais – por menos explícito que seja o conhecimento do decisor.

Quanto à análise racional, o americano Herbert Simon, pesquisador de tomada de decisões nas organizações, ganhou um Prêmio Nobel de economia em 1978 por estudos do final da década de 50, em que demonstrava o princípio das limitações à racionalidade. Estudiosos do campo aberto por ele afirmam que, no mundo real, é impossível coletar todas as informações, considerar todas as conseqüências ou mesmo esclarecer todas as preferências. Em vez de considerar todas as alternativas, os decisores tipicamente consideram apenas algumas, e não as analisam simultaneamente, mas uma de cada vez.

Na prática, não calculam a “melhor ação possível”, e sim uma ação que seja “boa o bastante”. O fato de haver limitações – e muitas – não significa que não se deva tentar tomar decisões da forma mais racional possível.

Na última década, foram desenvolvidos vários programas de computador que facilitam a análise de alternativas, dão-lhes peso relativo (mesmo que tenham avaliações subjetivas) e calculam a opção mais vantajosa. “Análises que, há 15 anos, levaríamos semanas para fazer, hoje podem ser feitas em dias”, afirma Ronald Howard, professor do departamento de sistemas de engenharia econômica da Universidade Stanford e sócio da consultoria Strategic Decisions Group.Mas mais importante do que os programas com modelos matemáticos pesados é entender o que se está fazendo. “O software ajuda, mas tem de entender do que se trata um processo de decisão. Se não, é pior do que ser intuitivo: o sujeito pode achar que está tomando uma decisão racional, mas está se entregando ao acaso”, diz Abraham Yu, da USP.

É aí que entra o bê-á-bá das teorias normativas de decisão. Há, principalmente nos Estados Unidos, um sem-número de métodos para tomada de decisão. Mudam os autores, mas o passo-a-passo recomendado é mais ou menos o mesmo:

1) Defina o problema, o propósito geral da decisão;

2) Identifique os critérios que você vai usar para avaliar as alternativas, ou seja, estabeleça as metas que quer atingir;

3) Dê peso aos critérios, ordenando suas metas por importância;

4) Busque informações que gerem alternativas de solução;

5) Dê nota às alternativas, segundo os critérios; e

6) Calcule a melhor alternativa.

“Esses itens são todos óbvios, mas a minha experiência é que as pessoas se confundem”, diz Yu. “A teoria normativa não é só um modelo matemático. Tem uma arte de enquadrar o problema, que é a coisa mais importante.” Por falta dessa arte é que a maioria dos conselhos de administração e diretorias de empresa se perde em discussões inócuas. “Nas reuniões nas empresas, é comum não estarem as pessoas que deveriam decidir. Vão os que têm mais status”, diz Thomaz Wood Jr., consultor de estratégia e professor da Fundação Getúlio Vargas de São Paulo.

“A maioria das reuniões também não tem locação de tempo para as discussões. Os executivos ficam horas falando, sem ouvir um ao outro. No final, sobram 10 minutos para resolver uma pauta de 15 itens”, diz Wood. É claro que não basta seguir o passo-a-passo.

A teoria normativa indica a direção em que o decisor quer ir, mas há inúmeros obstáculos no caminho. É importante conhecê-los, não para invalidar o processo mas para se precaver. Alguns desses obstáculos estão citados nos quadros ao longo desta reportagem. Há vários outros, muitos de origem psicológica. Por exemplo: “Decisores procuram informações, mas eles vêem o que esperam ver e não prestam atenção ao inesperado”, diz o sociólogo James March, professor de gestão na Universidade Stanford e autor do livro A Primer on Decision Making (Introdução à tomada de decisões).

Outro exemplo: decisores têm uma tendência a coletar quilos de informações apenas para sentir-se mais seguros da escolha que fizeram no primeiro momento. “A confiança aumenta com o acréscimo de informações, embora a acurácia em geral não fique mais elevada”, diz March. Para lidar com todas as armadilhas no processo de tomada de decisão, não há outro meio a não ser ficar atento e tentar compensar a tendência a incorrer em vícios de pensamento. A começar, talvez, pela sua personalidade. “Cada pessoa inicia o processo de decisão por um ponto diferente”, diz João Mendes de Almeida, da consultoria de recursos humanos DBM.

“Um tipo afetivo sempre pensa primeiro no impacto da decisão sobre as pessoas. O reflexivo analisa o quadro geral antes de mais nada. O racional tenta dar conta de dados objetivos. Um pragmático tende a ir direto para a implementação. É importante a pessoa conhecer suas características, para compensar o viés que naturalmente tem para olhar um problema.” Com grupos acontece algo parecido. “Se o processo de decisão fosse totalmente racional, a configuração de indivíduos nos subgrupos mudaria a cada item a ser decidido. Mas, na maioria das vezes, as coalizões são estáveis”, diz Jack Wood, professor de comportamento organizacional do IMD, a escola suíça de administração e negócios, com sede em Lausanne.

Para Wood, uma rápida medida da racionalidade das decisões do grupo é quão livremente seus membros trocam de filiação. “Decisões em grupos de coalizões fixas são menos sobre o assunto que está na mesa do que sobre assuntos que estão debaixo da mesa”, afirma. “E o que opera debaixo da mesa são estruturas emocionais.” Todas essas regras e cuidados têm o sentido de buscar o melhor resultado possível em cada problema. Dentro dessa lógica, decidir é avaliar conseqüências.

Há, porém, uma segunda forma de entender o processo de decisões: como uma lógica de aprendizado de comportamentos e apropriação de identidade. Segundo essa teoria, o processo mental pelo qual passa um decisor não é de avaliação de alternativas, mas sim de reconhecimento da situação (“o que está acontecendo?”), caracterização da identidade (“que tipo de pessoa sou, ou que tipo de organização é esta?”) e cumprimento de regras (“o que uma pessoa como eu faz numa situação como esta?”).

“Durante o processo de tomada de decisões, os executivos desenvolvem e comunicam sentido não apenas sobre a decisão mas também sobre verdades, moral e comportamentos aceitáveis. Eles elaboram uma linguagem e descrevem como as ações podem ser explicadas e justificadas. Eles designam e definem os valores individuais. Assim, o processo afeta os princípios e a auto-estima dos indivíduos e da organização. Ele ajuda a moldar e a sustentar a ordem social.”

Ou seja, uma decisão nunca é apenas uma decisão. Mais que isso, qualquer processo de decisão carrega em si uma contradição: para tomar boas decisões, é preciso ter mais conhecimento. O problema é que o conhecimento é um processo que costuma gerar dúvidas a um ritmo mais rápido do que fornece respostas. É de sua natureza enxergar cada vez mais complexidade nas situações. Tomar decisões, ao contrário, requer clareza, foco e confiança.

Não é à toa que os ignorantes costumam ser bem mais decididos que os sábios. Achar o ponto ótimo entre conhecimento e ação é uma espécie de gestão do próprio processo de decisão. Você quer dar conta da realidade da melhor maneira possível, mas não a ponto de paralisar o processo. Em algum momento, é preciso pôr um ponto final.

Fonte: Exame

Retirado do site: https://intellicom.com.br/2016/06/07/voce-sabe-tomar-decisao/

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Hipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Por que você tem medo de tomar decisões?

4 erros que (quase) todo chefe comete ao tomar decisões | Exame

Mais de 95% das pessoas tem medo de tomar decisões em suas vidas. Isso é porque todo o processo de decisão tem um tipo de dificuldade, algum tipo de conflito para poder fazer a sua escolha.

 Lidamos com desafios familiares, ciladas emocionais, exigências profissionais, expectativas dos relacionamentos e tantas outras questões…

Tudo que envolve relações humanas é complexo e exige de nós articulações entre as quatro inteligências: QI (cognitiva), QE (emocional), QA (atitudinal) e QS (espiritual).

Talvez quando você fazia uma pergunta ou fazia um comentário em casa, com seus pais te criticavam, ou te xingavam ou riam de você ou talvez isso aconteceu na escola, com seus amiguinhos que riam e faziam chacotas de você constantemente, criando um trauma e isso fez que você não quisesse mais se expor.

O sinal de alerta é acionado porque talvez em sua história de vida tomar uma decisão estivesse relacionado com muito sofrimento. Ou aqueles que tiveram uma educação muito rígida, inflexível e controlada por regras, não eram permitidos enquanto crianças a fazerem suas próprias escolhas, já que seguir as normas e regras era pré-requisito.

Ou seja, tornaram-se crianças inseguras e com um fraco repertório comportamental nesse sentido, além de não se apropriarem da criatividade como benefício enriquecedor na resolução de problemas.

Preferem não tentar nada por medo de errar. Não gostam de tomar decisões. Permitem que outras pessoas assumam o risco ou a responsabilidade em seu lugar. Você simplesmente perde a chance de ser líder, de ter uma oportunidade melhor, de ter um emprego melhor.

Compreender o motivo real deste fator limitando em sua vida é um divisor de águas. A boa notícia que isso tudo pode ser transformado, mudado, aprendido e modificado.

Você pode procurar um tratamento terapêutico, começar a se permitir a tomar pequenas decisões no trabalho, a participar de grupos na equipe mesmo como ouvinte para entender a dinâmica e atuar como executor de tarefas, participar de grupos sociais da comunidade, pode iniciar dando uma ideia na caixa de sugestões.

Empodere-se que você pode decidir por você. Richard Branson, empresário inglês, um dos homens mais ricos e admirados do mundo, ensina as quatro regras básicas para se tomar decisões que vou passar para você e te ajudar em seus primeiros passos:

A primeira regra de Branson é: Não haja por impulso. Não tome decisões emocionais. Como a neurociência comprova, reagimos à imaginação carregada de emoção, como se aquilo fosse verdade. Devemos esperar 48 horas para decidir sobre algo quando esse algo nos tira do sério.

A segunda regra é: Leve em consideração todas as desvantagens. Antes de tomar qualquer decisão, leve em consideração tudo o que poderia dar errado. Pense nas consequências.

 A terceira regra é: Tenha uma visão geral do todo. Avalie o maior número de opções e variáveis. Solucione problemas. Amplie sua visão e suas respostas no todo. Quanto maior a sua visão, maior o seu poder de decisão.

A quarta regra é: Cuide das suas desvantagens. Todos temos fragilidades, nossas fraquezas e temos que cuidar de cada detalhe para que isso não interfira em nossas decisões, nos prejudicando. Tenha consciência delas, elimine ou reduza suas desvantagens no máximo possível antes de tomar qualquer decisão.

Essas dicas são para ajudar você a tomar melhores decisões em sua vida!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Excelência em Gestão. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Gestão por Meritocracia, é possível?

Resumão 3% | Nerd Café

Esse fim de semana, finalizei o seriado brasileiro chamado 3% que está disponível no Netflix, umas das séries mais vistas nos EUA e bem avaliadas em mais de 190 países. Em 3%, conta a história de poucas pessoas restaram no mundo, o qual se tornou palco de miséria e pobreza.

Entretanto, a população se uniu e juntou todos os recursos naturais em um único lugar, o Maralto. Mas pouquíssimas pessoas poderiam viver nele. A solução, então, é um processo seletivo para a moradia.

Esse processo é realizado com jovens de 20 anos, onde apenas 3% das vagas são preenchidas. Testes de aptidão física, mental, psicológica e de todos os formatos possíveis são aplicadas para poder selecionar os melhores e mais qualificados para esse lugar.

Após o Processo, os aptos a viverem no Maralto são colocados em uma posição superior aos demais. Assim, geram-se desigualdades e conflitos entre os que estão dentro e fora do local.

O seriado trás algumas reflexões principalmente sobre o processo de seleção e meritocracia, autoritarismo, liderança e trabalho em equipe e que eu quero compartilhar com você algumas perguntas para você pensar também:

  • Será que conseguimos agir com imparcialidade na criação dos requisitos desses processos?
  • O processo em si é justo?
  • Criar um processo já não é uma maneira de segregar e desnivelar pessoas?
  • Criar requisitos já não pode ser considerado uma forma de desigualdade e criar conflitos seletivos?
  • A pessoa que faz o processo é preparada emocionalmente para ser imparcial?
  • Todas as pessoas têm a mesma chance?
  • Cada um tem o lugar que merece?
  • Todos dão o máximo de si no processo?
  • Que tipos de consequência pode trazer a premiação do “melhor da equipe”?
  • Medalhas, troféus, brindes fazem a diferença?
  • As pessoas são criadoras do seu próprio mérito?
  • As pessoas querem te conhecer melhor por qual propósito?
  • Como ignorar as emoções em um processo de seleção para ser imparcial?
  • Quais as consequências da competitividade dentro da equipe?
  • As boas ideias são realmente das pessoas que dizem ser “donas” delas?

Para merecer, você precisar acreditar. O mundo é dividido em dois lados, um farto e um escasso e você escolhe em qual deles você quer viver. É difícil seguir junto, você não quer atrapalhar ninguém, você apenas quer fazer o seu e fazer o que tem que ser feito. Ninguém está aqui para julgar, apenas para anotar os fatos porque elas confiam e se importam muito com as pessoas. Aliás, elas esperam que você dê o máximo de si, inclusive fazer coisas horríveis. Quanto menos emocional você for, mais forte e melhor você será. Aliás, as memórias podem ser muito dolorosas. No final, você irá agradecer a chance por ter uma vida melhor.

Pense:

  • Nós escolhemos ou somos escolhidos?
  • Nós somos líderes ou somos liderados?
  • Nós manipulamos ou somos manipulados?
  • Nós corrompemos ou somos corrompidos?

Onde há pessoas, há opiniões e onde há opiniões, mesmo baseado em dados, há emoções. Onde há emoções, a chance em cometer injustiças é inevitável. Viva com essa verdade inconveniente.

RENOVOU! Netflix confirma 4ª e última temporada de 3% - Nerd Break

É possível viver sobre a Gestão por Meritocracia?

Vale a pena assistir e deixar a sua crítica aqui também. Gostei muito deste seriado, uma forma diferenciada de olhar para a Gestão de Pessoas e refletir melhor sobre o sistema [utópico?!] de meritocracia.

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7 Lições do Livro Como fazer amigos e Influenciar pessoas

Dale Carnegie foi um escritor e orador norte-americano (1888-1955), reconhecido mundialmente pelos seus best-sellers como “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas” e “Como Evitar Preocupações e Começar a Viver”.

Dois livros que recomendo muito a sua leitura. Descobri essa preciosidade há alguns anos e fez toda a diferença em minha vida. Todos sabem que sou introspectiva e matinha na minha mente a ideia de quem influenciar pessoas só seria possível através de “se expor” aparecendo, se comunicando verbalmente, criando videos e tudo mais.

Quando fiz a leitura desse livro, um meteoro caiu sobre a minha cabeça. Quem disse que só tem uma única forma de influenciar pessoas? Quem disse que bons amigos é representando por quantidade, ou por likes, ou por curtidas e participação em lives?

Tudo é possível dentro da sua própria essência. Por isso eu uso muito os canais indiretos para expressar a forma como atuo, transmitindo conhecimento e disseminando boas práticas para as pessoas interessadas em Gestão com Qualidade. Redes sociais e o Blog é o formato que me deixa mais confortável em me comunicar com você.

Tenho recebido muito reconhecimento e mensagens para continuar agindo assim, pois o meu propósito esta sendo atingindo, passo a passo, pouco a pouco, de forma humanizada, ajudando pessoas a mudarem sua mentalidade perante a Gestão. Isso não tem preço!

E por que você não publica essas mensagens? Porque eu penso que se for de forma natural e pró-ativa, a mensagem chegará com mais sinceridade. Quando buscamos marketing a todo custo, o essencial se torna invisível aos olhos.

Tudo foi possível depois que fiz a leitura desse livro, que é baseado na ideia de que maximizar o potencial humano é a chave do sucesso dos negócios, no qual retrata na prática alguns pilares fundamentais para relações humanas.

O que poucos sabem é que, antes de se tornar um renomado autor, o primeiro emprego de Carnegie, logo após a faculdade, foi como vendedor de bacon, banha e sabão da Armour & Companie. Nessa função, o jovem Dale tornou-se o maior vendedor da companhia nos Estados Unidos.

Depois desta experiência, Carnegie partiu para dedicar-se ao seu sonho: dar aulas e cursos sobre comunicação. Baseado em um desses cursos, Dale escreveu “Como Fazer Amigos e Influenciar Pessoas”, que aborda 32 princípios que podem ser aplicados em diversas situações da vida.

Hoje eu trouxe 7 lições que aprendi com a leitura desse livro, para poder lhe ajudar em seu desenvolvimento pessoal:

  1. Comece sempre de forma amigável – Inicie uma conversa com um sorriso no rosto e sempre repita o nome da pessoa pelo respeito e valorização que você possui com ela;
  2. Inicie e a conversa com pontos em comuns – Assim é mais fácil direcioná-la para uma melhor assertividade e empatia guiando para uma solução ou ideia de melhoria no final da conversa;
  3. Crie interesse e cative a pessoa com a conversa – Passe a mensagem de forma genuína, despertando interesse real pela importância do tema, compreensão e gerando uma conclusão envolvente;
  4. Toda conversa é uma oportunidade para treinar sua capacidade em ter empatia – Entenda o ponto de vista da outra pessoa, suas razões, pensamentos e atitudes. Entenda sua expectativa, esteja disposta a ouvir, sem julgamentos;
  5. Onde há discussão, não há comunicação – Apenas ruído e más vibrações. Aprenda a dialogar, observe os fatos e se preciso for, peça ajuda a outra pessoa para verificar de forma imparcial o acontecido;
  6. Reconheça seu erro rápido e enfaticamente Admita seu próprio erro sem demora e com entusiasmo. Não justifique. Quando fazemos isso, aliviamos a sensação de culpa e atitude de defesa, ajudando a resolver o problema rapidamente;
  7. Incentive a outra pessoa falar com sinceridade – Procure primeiro compreender para depois ser compreendido. Ouça com atenção, sem críticas, julgamentos ou condenação. Faça um elogio honesto e sincero.

Um livro importante para você melhorar a sua capacidade em conectar com pessoas e melhorar a sua comunicação de forma mais assertiva, sincera e empática.

Se eu te dissesse que a minha meta agora é apenas saber se estou cumprindo meu propósito de vida com o meu trabalho através do que exponho nas redes sociais, no blog e na forma como atuo nas mentorias, fazendo o máximo de esforço em ser autentica nos conteúdos e na forma de trabalhar. Entretanto eu jamais pediria para você se inscrever no meu Instagram ou no meu canal do Youtube. Muito menos contratar um serviço meu que é diferenciado pelo valor agregado de forma humanizada.

Em vez disso, eu presumo que se você está curtindo meus post ou assinou meu blog ou Youtube, porque você gosta de desenvolvimento pessoal aplicado a Gestão com Qualidade, para poder te ajudar na vida com novas ideias e insights práticas. Novas oportunidades surgirão desta postagem!

Como dizia Freud: dentre as fontes de infelicidades do ser humano, a principal delas é aquela causada por outras pessoas.

Autoreflexão e autoconhecimento com qualidade são as bases para um futuro melhor. Inspire-se nesse livro também!

Gostou das dicas? Foram úteis para você? Então deixe sua avaliação nas estrelinhas e me envie um comentário, estou aguardando!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Dicas para gerenciar tarefas na Gestão do Cartório

4 dicas incríveis para definir prioridades em sua vida - Menthes

Gerenciar tarefas tem sido um grande desafio na Gestão dos cartórios.

A Gestão do Cartório deve ser passível na criação de Objetivos Estratégicos e Metas Inteligentes para conseguir atingir um nível de Qualidade adequado para a assertividade nas tomadas de decisões.

Poucos líderes utilizam o controle manuais do gerenciamento das tarefas da equipe. Muitos nem controlam as atividades da equipe. Logo, não há como dizer que o Plano Estratégico definido possui qualquer relevância a Gestão do Cartório.

Tarefas fazem parte de ações operacionais, táticas e até mesmo estratégicas que podem afetar toda a sustentabilidade e continuidade do negócio quando má gerenciada ou ignorada pelos Líderes.

São reais, acontecem a todo momento. Logo, a sua execução é assertiva? Tem sido produtiva? São tarefas importantes? Quais delas são prioridades no dia? Ou você vive apagando fogo com tarefas urgentes?

A primeira dica que ofereço a você é o entendimento das prioridades pela Matriz Eisenhower, mais conhecida como “Matriz de Urgência e Importância”.

Como priorizar tarefas com a Matriz Eisenhower na Gestão do Cartório

Na rotina do Cartório a lista de tarefas a serem realizadas costuma ser bastante grande e, muitas vezes, a pessoa não sabe por onde começar, de tanta atividade que tem que realizar de uma vez.

Para facilitar sua gestão do tempo de execução de tarefas, vou compartilhar uma ferramenta que foi criada por Dwight D. Eisenhower –  general do Exército americano e posteriormente presidente dos Estados Unidos – e reproduzida por Stephen R. Covey em seu livro “Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”

A ferramenta “Matriz de Urgência e Importância” busca organizar e priorizar  tarefas classificando-as como urgentes ou importantes, facilitando o gerenciamento do nosso tempo e nos tornando mais assertivos em nossas ações.

A matriz de Eisenhower e a produtividade
Matriz de Eisenhower: Atividades Importantes vs. Urgentes - FM2S

É importante categorizar bem suas atividades para garantir produtividade ao longo do dia e ser assertivo quanto ao uso do seu tempo na Gestão do Cartório. Pessoas eficazes ficam a maior parte do seu tempo no segundo quadrante. Caso você esteja gastando seu tempo em outros quadrantes, não terá a produtividade desejada. Faça ajustes para priorizar as tarefas mais relevantes.

Eu gosto muito desse modelo adaptado para verificar a prioridade das tarefas no meu diaa dia. Você pode avaliar o que é melhor a você:

As prioridades que mais equilibram a minha vida | Publicações ...

Esse é um modelo simples que te dá um panorama do que fazer primeiro quando se tem diversas atividades a serem realizadas. Aplique a matriz no seu dia a dia e tenha muito mais produtividade em sua rotina.

Como gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório

Primeiramente, deve listar todas as tarefas a serem cumpridas pela equipe e depois separá-las de forma individual, quem é responsável pelo o que.

Em seguida você deve identificar a sequência de urgência x importância e incluir as tarefas prioritárias no:

  • Dia
  • Semana
  • Quinzenais
  • Mensais

Além das tarefas operacionais, deve ser levado em conta as tarefas decididas em reuniões, treinamentos, rodas de brainstorming, leituras, mindfulness.

Você pode otimizar esse gerenciamento através da técnica do Pomodoro.

Técnica de Pomodoro para gerenciar tarefas

A neurociência já consegue comprovar que nosso cérebro consegue se fixar num único objeto por no máximo uma hora. Após esse prazo, o mais indicado é fazer uma pausa de até dez minutos.

Por isso a técnica de Pomodoro deve ser implementada na sua rotina de trabalho e no gerenciamento das tarefas diárias na Gestão do Cartório.

A técnica foi desenvolvida no final dos anos 80 pelo italiano Francesco Cirillo, que procurava uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos durante os primeiros anos de universidade. Para isso, ele utilizou um timer de cozinha para organizar suas tarefas.

Seu timer tinha o formato de um tomate (pomodoro, em italiano) e girava durante 25 minutos, emitindo um barulho forte ao final desse prazo. Nesse meio tempo, Cirillo se concentrava nas suas tarefas sem interrupções (mesmo!), mantendo-se 100% focado. Ao perceber os resultados satisfatórios, divulgou sua técnica em 1992.

Biomedicina em Ação: A Técnica Pomodoro de Produtividade

Atualmente existem outros sites e aplicativos – como Tomato Time, Pomodoro Time, Pomodoro Keeper, Focus Keeper, etc. – que ajudam na aplicação dessa técnica e dispensam o timer de cozinha.

Os objetivos da técnica Pomodoro estão ligados à diminuição da ansiedade e ao aumento do foco e concentração nas tarefas, evitando tempo desperdiçado e distrações.

Ao anotar no papel ou num aplicativo o que precisa ser feito, você consegue não só organizar melhor suas atividades, como também estabelecer metas para cada dia ou período. Assim, torna-se mais fácil acompanhar seus resultados e avanços.

Uma sugestão é montar playlists com duração de 25 minutos, já que esse é o tempo máximo em que conseguimos prestar atenção ininterrupta. Quando a música acabar, você já saberá que é hora de fazer a pausa!

Aproveite e utilize todo o conhecimento aprendido até agora e aplique através do Método POSEC que vou explicar nessa sequência.

Utilize o Método POSEC para Gerenciar tarefas

POSEC é um método organizador de tarefas baseado em uma hierarquia de ações cuja letra inicial (em inglês) compõem a sigla do acrônimo:

  • Prioritize
  • Organize
  • Streamline
  • Economize
  • Contribute

Traduzindo para o português, teríamos:

  • Prioritize = Priorize
  • Organize = Organize
  • Streamline = Simplifique
  • Economize = Economize
  • Contribute = Contribua
Los métodos más importantes para la gestión del tiempo

Esse método, baseado na teoria das necessidades de Maslow, tem o objetivo não apenas de organizar tarefas no trabalho, mas também em sua vida.

Entendendo melhor o POSEC para aplicar no gerenciamento de tarefas:

Priorize – Quais são as tarefas mais importantes que você precisa realizar?

Organize – caixas, envelopes, grades, murais, planilhas, softwares para trabalhar com essas informações e organiza-las de forma física e/ou digital.

Simplifique – coisas que você pode não gostar de fazer, mas deve fazer.

Economize: coisas que você deve fazer ou pode até gostar de fazer, mas que não são urgentes.

Contribua: fazendo as poucas coisas restantes que fazem a diferença para o mundo e para você.

Aplicativos para gerenciar tarefas da equipe

Depois que você entendeu e aplicou essa Matriz para gerenciar tarefas na Gestão do seu Cartório, é importante otimizar essa ação com um software para gerenciar tarefas na rotina de sua equipe. Vamos a quatro dicas práticas:

Trello tem uma interface intuitiva (do tipo arrasta e solta) que proporciona tudo isso com muita agilidade e fácil compartilhamento com a equipe. Com ajuda de cartões coloridos que se movem por colunas onde se colocam as listas de tarefas, o método kanban se torna uma poderosa ferramenta visual para que todos saibam exatamente quais são as tarefas que precisam ser feitas (com as datas de entrega e escopos bem definidos.

Asana também utiliza o método Kanban, mas tem um foco um pouco diferente do Trello. Ela tem funcionalidades bastante direcionadas para o monitoramento do tempo utilizado pelo colaborador em cada tarefa e se ele atingiu suas metas. Seu objetivo é levar a alta produtividade e permitir que o time se dedique às tarefas que realmente importam.

Taskade é um painel para rascunhos e anotações, mas também pode ser usado como gerenciador de tarefas. Você pode criar uma lista e compartilhá-la com amigos, familiares ou colegas de trabalho. O Taskade é totalmente gratuito, mas a versão Pro tem mais funcionalidades. Saiba mais em https://www.taskade.com/

Todoist é um gerenciador de tarefas e projetos, mas ele tem como característica central manter a produtividade através de uma interface limpa, com controle de datas e diversos gráficos de desempenho. Ele tem versão gratuita e também PRO. Saiba mais em https://todoist.com/

Você conhecia alguns desses gerenciadores de tarefas? Usa algum em sua Serventia? Quais os resultados? Gostaria de nos passar a dica de um que não lembrei de mencionar?

Por favor, compartilhe comigo sua experiência nos comentários aqui ou no Instagram! 

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Como identificar pessoas tóxicas

Colegas de trabalho, clientes, familiares, amigos entre tantas pessoas que nos relacionamos e que podem ser tóxicas, ou seja, que manifestam um sentimento ruim em nós, como se estivessem drenando toda a nossa energia. Você sai da conversa, totalmente esgotado e pode inclusive se adoentar por isso.

Pois bem, talvez você já conseguiu identificar alguém assim. Irei te ajudar no mapeamento das características mais comuns das pessoas tóxicas. É preciso sair da superfície e começar a observar os detalhes do seu comportamento, como são suas atitudes, para então compreender que há algo de “estranho” na convivência com ele/a. Continue a leitura.

Cuidado! Pessoas tóxicas não tem nada a ver com pessoas que discordam de você ou não se dá tão bem. Definitivamente, estou falando de pessoas que contaminam todo o sistema. São rasgos de personalidade que costumam ter um efeito bastante nocivo em seu entorno, se fortalecendo com a debilidade dos demais.

FIQUE ATENTO A ZONA DE PERIGO

Algumas perguntas ajudam a aprofundar a reflexão e descobrir se a convivência com a pessoa em questão está entrando na “zona de perigo”:

  • Depois de estar com ele/a, você se sente emocionalmente cansado?
  • Você considera extremas determinadas atitudes ou comportamentos dessa pessoa?
  • Ao ouvir seus comentários, você se sente incomodado?

Se a resposta for sim, é importante ligar seu sistema de alerta, observar mais profundamente e tratar de mudar a forma como você tem se comportado nessa relação.

COMO IDENTIFICAR PESSOAS TÓXICAS

As características mais marcantes são:

Fazem papel de vítima quando conveniente – fazem de tudo para ganhar atenção ou se fazer de coitadinhas nas situações. Gostam de ser o centro das atenções.

Tudo e todos sempre estão contra ela – Tem dificuldade de em assumir seus próprios erros, não entende e não aceita críticas e, quando algo não sai conforme queria, diz que o mundo está contra ela. Ela não consegue perceber a sua responsabilidade sobre a situação e suas atitudes.

São invejosas, ciumentas e orgulhosas – Possuem uma tendência natural a achar que o que o outro tem é melhor que o dela. Também nunca admitem que estão erradas, mesmo sabendo disso. Almejam sempre o que é do outro. Geralmente, copiam tudo o que é do outro, baseando suas vidas neles. Autenticidade e integridade passam longe dessas pessoas. Elas nunca estão felizes com o que têm e são incapazes de ficarem felizes pelas boas coisas que acontecem com você. Elas acreditam que se alguma coisa benéfica tem que acontecer, deve ser com elas.

Culpam você pelos fracassos delas e julgam baseadas no achismo – Elas preferem culpar o outro do que assumir seus próprios erros, porque é mais fácil e menos constrangedor. Dependendo da pessoa, você não pode nem contrariar, se não o mundo dela “desaba”. Pessoas que julgam demais são rápidas para tirar conclusões que nem sempre se provam corretas. Há uma grande diferença entre julgar com base em dados objetivos e julgar apenas para criticar.

Sempre sustentam o pessimismo – O pessimismo é uma marca diária da pessoa tóxica. Veem apenas o lado ruim de tudo e conseguem pesar o ambiente com uma energia negativa. Às vezes contaminam outras pessoas, fazendo suas vidas entrarem num ciclo de destruição. Negatividade destrói relacionamentos e passar tempo com pessoas assim dá a sensação de que estão sugando sua vida. Consideradas vampiras.

Só pensam em si mesmas – Falam de si a todo momento, suas conquistas, vitórias, vantagens. Isso inclui também coisas negativas, o pior sempre está na vida dele. São extremamente egoístas e péssimos ouvintes. Ignoram sempre o que o outro diz pois, seu assunto é mais interessante. Faz um mal enorme para quem está perto delas.

Colocam você na balança – São competitivas e querem ser priorizadas no meio, então sempre te colocam para escolher “ou eu ou ele”, “ou o meu ou o dele”, “ou isso ou aquilo”. Se você escolhe o outro lado, não se assuste se elas perderem a cabeça por isso.

Nunca se desculpam e são mentirosas crônicas – Pedido de desculpas, passa bem longe. Fazer isso seria como admitir que estão erradas e isso soaria como uma humilhação. Nesse caso, mentiras podem ser contadas para distorcer a história e mudar os fatos. Elas podem contar uma versão diferente para mudar a realidade e saírem por cima da situação.

São manipuladoras – dominam a arte da persuasão para conseguirem o que querem. Elas também podem fazer com que você se sinta devendo algo, mesmo que não seja verdade, para conseguirem a sua ajuda. Se uma pessoa não tem integridade ou honestidade –  trair, manipular, fofocar fazem parte de suas atitudes diárias –, haverá poucas coisas que ela não faça para conseguir o que quer. São sem caráter.

São infelizes – Pessoas tóxicas costumam esconder uma tristeza profunda, além de um vazio que não pode ser preenchido por nada. Seus pensamentos e atitudes impedem de ter uma vida em paz consigo mesmas e com as pessoas ao redor.

São arrogantes – Há uma grande diferença entre confiança e arrogância. Confiança inspira; arrogância intimida. Pessoas arrogantes sempre sabem mais e se sentem superiores aos outros. Elas nunca vão celebrar sua confiança, porque isso interfere na arrogância delas.

São pessoas controladoras – Elas sabem tudo e a melhor forma de fazer qualquer coisa, mas no fundo são pessoas extremamente inseguras. O problema é que enquanto você estiver rodeada por elas, você nunca terá chance de dar sua opinião ou ser escutado.

COMO EVITAR PESSOAS TÓXICAS

Agora vou te orientar com dicas práticas de como você evitar cair nas armadilhas das pessoas tóxicas:

  • Não ceda aos seus desejos e caprichos.
  • Nunca deixe que elas te ponham para baixo, te ofendam ou te agridam verbal e fisicamente.
  • Diga não e evite ficar se explicando, justificando ou se defendendo.
  • Siga a sua vida sem esperar que ela reconheça seus erros ou peça desculpas.
  • O problema é dela e não seu. Entenda esse limite para viver melhor.
  • Deixe-a pensar do jeito dela e pare de gastar energia de forma inútil. Para elas, ter razão é mais importante que ser feliz.
  • Você nasceu livre e não deve nada a ninguém.

O caminho nem sempre é fácil, mas deve conduzir sempre a um mesmo ponto: o distanciamento. É importante você tentar se afastar o máximo possível delas, colocando limites e evitando dedicar muito tempo pensando em tudo o que já sofreu por essa convivência nociva.

Em muitos casos, você pode não ter que “fazer” nada. Para muitos relacionamentos tóxicos – especialmente com amigos e colegas – você só precisará tomar uma decisão interna para criar algum espaço, sem ter uma conversa maior. Lembre-se: você não deve a ninguém uma explicação. Apenas lentamente pode ir se afastando.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Como reconhecer um líder manipulador

Estilo de comunicação – MANIPULADOR – Neurónios e Sinapses

O líder, na maioria das vezes, é retratado como alguém com superpoderes. Em outras, o líder é fonte de uma inesgotável fonte de energia e capacidades múltiplas. Contudo, devemos perceber que na verdade nada mais são do que ‘gente’. Isso mesmo, gente. Uns com maior capacidade que outros. Uns mais ‘humanos’ que outros. Uns mais equilibrados que outros.

O mundo corporativo atual tem, apesar de toda ‘humanização’ (isso é um sarcasmo), deixado espaço para um tipo que foge desse padrão. E que pouco se fala, o líder ‘manipulador’. Falo aqui de um tipo que ‘foge’ um pouco dos famosos psicopatas que vemos em filmes ou nos casos contados por psiquiatras.

Você reconhece alguém assim?

Manipuladores são habilidosos, inteligentes e sem escrúpulos ao mesmo tempo. Pensar neles como um dos tipos de pessoas mais egocêntricas (e potencialmente narcisistas) na existência, chega a ser bem preciso. São indivíduos despreparados para receber críticas, são coléricos, tem uma raiva enorme quase ‘à flor da pele’, magoando-se com muita facilidade, impedindo com isso que as relações sociais com outras pessoas sejam prejudicadas.

Em um mundo dominado pela vaidade e pelo consumo pouco são os locais em que esse ‘ser’ não habita. Na classe notarial e registral esse tipo mais do que sobrevive, ele se mantém, principalmente quando impera uma imagem positiva, dá bons retornos financeiros e notoriedade a atividade que se diz fazer com Excelência.

Um dos livros mais vendidos na Escandinávia há alguns anos foi “Snakes in Suits: When Psychopaths Go to Work” (“Cobras em Ternos: Quando Psicopatas Vão ao Trabalho”, em tradução livre, sem versão em português), de Paul Babiak e Robert D. Hare. Estudos afirmam que um entre 5 e 10 gestores pode ser um psicopata. Isso significa pelo menos 10% de todos os chefes, caso a análise esteja correta. Ainda mais assustadoras são as estimativas menos conservadoras, que apontam um índice de 20% de psicopatia entre os profissionais que ocupam cargos de gestão.

A manipulação é uma das manifestações do Assédio Moral no trabalho e eu acredito que em algum momento de sua vida, você já passou por isso. É preciso conhecer bem o perfil dessas pessoas para não cair em suas armadilhas. Você deve prestar atenção aos sinais quando se repetem. É claro que queremos ser felizes e que tudo acabe bem, mesmo estando diante de um manipulador, mas há momentos em que é melhor se afastar.

É importante, então, entender o que faz com que essa pessoa “funcione” de tal maneira. O psicólogo clínico Dr. George K. Simon – considerado um especialista em comportamento manipulador – cita três comportamentos subjacentes de manipulação:

(1) Ocultação intencional de comportamentos agressivos e suas intenções.

(2) Identificar e alavancar eventuais “falhas” de um indivíduo para realizar com sucesso suas ações.

(3) Uma mentalidade implacável que carece de compaixão, permitindo que o manipulador atue sem apreensão.

“A manipulação psicológica pode ser definida como o exercício de influência indevida através de distorção mental e exploração emocional, com a intenção de aproveitar o poder, controle, benefícios e/ou privilégios às custas da vítima”. – Preston Ni

Para que você se defenda deste tipo de pessoa, existem algumas “normas de segurança” que foram criadas pelo expert em comunicação e treinamento Preston Ni. Conheça:

  • Você tem direito a ser respeitado por outras pessoas.
  • Tem direito a expressar seus sentimentos, opiniões e vontades.
  • Tem direito de estabelecer suas prioridades.
  • Tem o direito de dizer “não” sem que se sinta culpado.
  • Tem direito de receber aquilo pelo que pagou.
  • Tem direito a expressar seus pontos de vista, mesmo que eles sejam diferentes dos demais.
  • Tem direito de se proteger de ameaças físicas, morais e emocionais.
  • E você tem direito a construir sua vida de acordo com sua própria noção de felicidade.

É importante distinguir a influência social saudável (relacionamentos construtivos) da manipulação psicológica (relacionamentos tóxicos).

Não se engane! Liderar por manipulação não é para qualquer um: exige bastante talento. Principalmente porque vai ser preciso dosar bastante malícia, inteligência, inspiração, um bom índice de auto-controle, uma postura “compreensiva” do tipo “só quero o seu bem” e, de preferência, contar com um séquito de pessoas altamente aproveitadoras oferecidas pelo líder manipulador.

Como identificar um líder manipulador

9 sinais de que você está lidando com um manipulador

Essas dicas servem para identificar colegas ou pessoas próximas que também são manipuladores. Fique atento as características:

Demonstrações de poder – Os manipuladores têm um apetite insaciável por poder. Sua arrogância inata leva-os a acreditar que possuem influência superior sobre as pessoas, apesar de qualquer evidência do contrário. Com o tempo, a relação azeda começa a se impor à força. Se o profissional não encontra meios de denunciar, pode sofrer abusos, como ter seu trabalho escondido ou desqualificado. A saída é encontrar formas de contar a pessoas de outras áreas sobre seu trabalho e sobre quem, de fato, é o líder canalha.

Ele sabe e controla tudo  – Outra característica marcante é que ele gosta de se aparecer como o superinteligente, que tem muito conhecimento e experiência. Ele parece ajudar a todos e é inspirador. A boa relação esconde a centralização. m algum momento ocorre uma virada e ele deixa de oferecer ajuda, abandona a equipe e começa a cobrar resultado excessivamente. A essa altura, a equipe tornou- se dependente. Às vezes, a relação é tão forte que o liderado nem percebe que está sendo abusado. A lição: por mais inspirador que um chefe possa parecer, não acredite cegamente nas palavras dele.

Gestão por medo – Depois de criar uma causa, envolver a equipe e impor o poder, alguns líderes provocam medo em suas equipes para conseguir se legitimar. Um típico líder que usa isso é aquele que diz que, se as metas não forem alcançadas, demissões podem ocorrer. Ou que, se tal projeto for bem-sucedido, todos serão promovidos — o que nunca acontecerá.

Isolamento total – Com o tempo, o líder ruim se distancia completamente da equipe. Em uma relação de proximidade, fica difícil manter poder. A consequência é que o líder acaba perdendo a legitimidade. A partir desse momento, o clima de trabalho vai piorar muito.  Os resultados da área vão começar a despencar. Se o líder tiver muito destaque no Cartório, talvez leve tempo até que alguém perceba que ele é o responsável. Se a coisa está nesse ponto, ficar no emprego é uma aposta arriscada. Mais seguro procurar um novo emprego: ainda que o mau chefe seja flagrado rapidamente, todo o departamento já herdou a má reputação dele.

Aumentam a voz e/ou tornam-se agressivos – Devido ao seu sentimento de poder e soberania mal colocados, um manipulador pode tornar-se agressivo quando as coisas não vão como planejado. Eles podem aumentar a voz ou agir de forma agressiva ao exterior. Outra razão para esses surtos comportamentais é a coerção. Eles podem assumir que, ao agirem agressivamente, podem influenciar alguns a conceder a derrota.

Fazem os outros sentirem pena deles – Manipuladores estão entre as últimas pessoas na Terra das quais  deveríamos sentir pena, mas, muitas vezes, fazem-se de vítimas para alcançar seus objetivos. Esses episódios vitimistas podem variar desde fortes palavras com um tom de desespero, até um longo período de silêncio, ou seja, o “tratamento do silêncio”. Alguns manipuladores podem anunciar seu “plano” para prejudicar a si mesmos ou aos outros.

A mentira: ele tem uma grande capacidade de mentir, é um especialista nisso. Pode torcer a realidade e levá-la para onde ficará “melhor”. Ouça com atenção para perceber que mente para todos, desde o colega de trabalho até o garçom de um restaurante. Se você disser algo, sua resposta será falar mal do recentemente “enganado”.

Ocultar coisas: pode esconder informações pessoais, como seu número de telefone ou o endereço, ou desconversar ao ter que responder sobre suas ações, pensamentos, opiniões, etc. Por outro lado, querem saber tudo sobre você, de seus afetos à sua profissão. Os melhores podem conseguir que o outro confesse muito sem perceber.

A adulação: trata-se de uma das habilidades mais interessantes do manipulador. Ele sabe fazer isso muito bem. Descobre o que faz você se sentir especial para ganhar sua confiança. Não se deixe enganar por aqueles que adulam muito facilmente as pessoas sem conhecê-las, porque não será com motivos desinteressados.

A promessa: é uma das armas favoritas. Por exemplo, você acaba de ser contratado e ele já diz que você pode brevemente se tornar escrevente, ganhar o dobro do salário inicial, etc. É assim que começa o seu modo de agir. Tenha cuidado, porque você pode acabar seriamente ferido emocional e psicologicamente por isso.

Os favores: a princípio, o manipulador geralmente ajuda em tudo que pode, como se fosse algo compulsivo, que não pode parar. Vai agradar, ajudar, levará você para casa, consertará algo em sua casa. Mas espere, porque eles vão saber pedir no momento certo, pois essa é apenas uma estratégia. Os presentes e favores nunca foram 100% sem interesse. Porém, como também é cínico, afirma que não irá querer nada em troca, o que acaba se revelando mentira. Quer sempre explorar as pessoas, para ter poder e conseguir privilégios fáceis. Raramente agradecem pelo que você fez por ele.

A emoção: é outro recurso que um manipulador usa com experiência através de veia emocional. É que os sentimentos, quando são intensos, não nos permitem agir ou pensar com clareza. Usa o medo e a culpa para pressionar os outros quando querem algo em troca. “Olha o que você fez“, “Eu nunca o tratei tão mal“, “Por que você não me ligou?“. Também pode assustar com sinais como “Não faça isso”, “Não será bem sucedido”, etc.

A sombra: não apenas esconde informações sobre sua privacidade, mas também desaparece onde não há luz para poder analisar melhor a vítima. É até possível que utilize outras pessoas para procurar dados de sua próxima presa (outro manipulado). Não é uma pessoa honesta, nem transparente nem responsável. Do nada, começa a espalhar fofocas sobre alguém, enredar as pessoas em suposições, exagerar os fatos, colocar alguns “ingredientes” próprios em um relato, etc.

Adora se fazer de vítima – Nas discussões, mesmo ele estando errado, vai fazer com que você se sinta culpada por tudo aquilo que não fez. Ele vai questionar seus sentimentos, resgatar seus traumas do passado, seus problemas, além de lembrar você de todos os favores que ele já fez e dizer que você é a grande e única responsável pelas brigas no relacionamento. Também é craque em se fazer de vítima para os outros, pois quer ver todos contra você, para deixá-la isolada.

Sempre se sentem pior que você – Não importa o tamanho do seu problema, o manipulador sempre estará pior do que você. Os manipuladores nunca se cansam de lembrar que os seus problemas são muito mais graves. Dessa forma você não tem razão alguma para reclamar.

Mantenha distância – Durante a comunicação, um manipulador mudará sua máscara o tempo todo: com uma pessoa pode ser extremamente educado, enquanto com outro pode reagir com violência e grosseria. Em uma situação se fará passar por alguém indefeso, enquanto em outra deixará aparecer seu lado agressivo. Se você já percebeu que a personalidade de alguém tem a tendência de refletir este tipo de extremos, o melhor que você pode fazer é manter uma distância segura dessa pessoa e não se relacionar com ela a menos que seja realmente necessário.

DICAS PARA SE COMPORTAR PERANTE A UM MANIPULADOR

Analise sua relação com um manipulador respondendo mentalmente às seguintes perguntas:

  • Esta pessoa me demonstra verdadeiro respeito?
  • Suas exigências e solicitações são bem fundamentadas?
  • É uma relação equilibrada? Talvez você seja um dos que se esforça enquanto o outro só recebe os benefícios?
  • Esta relação me impede de manter uma boa relação comigo mesmo?

As respostas a estas perguntas ajudarão você a entender de quem é o problema, se ele está em você ou na outra pessoa.

Faça-o algumas perguntas de teste e ficará mais claro para você se tal pessoa tem ao menos um pouco de autocrítica e/ou vergonha.

  • “Você acha que é justo o que está me pedindo?”
  • “Você acha que isso é justo comigo?”
  • “Posso ter minha própria opinião a respeito disso?”
  • “Você está perguntando ou afirmando?”
  • “O que eu recebo em troca?”
  • “Você acha mesmo que eu… (reformule o pedido do manipulador)…?”
  •  “Você apoiará minha decisão, mesmo que não coincida com a sua?”
  • “Você realmente espera que eu faça isso, se sabe que não é do meu interesse?”

Fazer estas perguntas é como colocar o manipulador em frente a um espelho, onde a pessoa verá o “reflexo”, a verdadeira natureza de seu pedido.

Se você sente que estão te pressionando, não se apresse a tomar uma decisão. Ele força você a responder ou agir de imediato. Use o fator tempo a seu favor, retire a chance de ter sua vontade coagida. Você manterá o controle da situação dizendo apenas “eu vou pensar”. São palavras muito eficientes! Faça uma pausa para analisar prós e contras: determine se você quer continuar discutindo sobre o assunto ou dar um “não” definitivo.

Diga não olhando nos olhos do manipulador. É seu direito! Como resposta às intromissões grosseiras no seu espaço pessoal e à dificuldade em aceitar seu ‘não’, fale ao manipulador sobre as consequências de seus atos.

Se você sente que seu oponente está constantemente insistindo em mudar sua opinião, pense em uma resposta e repita como um robô, quantas vezes for necessário para o manipulador entender seu ponto de vista. As respostas mais comuns são: “Eu não vou fazer isso”, “Eu não estou gostando dessa conversa”, “Vamos acabar com isso”. O mais importante é não mudar o tom e não mostrar emoções. Exemplo de um diálogo:

— Achei que você tivesse entendido.
— Estou disposto a ouvi-lo novamente.
— Para que falar se você não escuta?
— Estou disposto a ouvi-lo novamente.
— Você não entende as coisas mais básicas ou será que você simplesmente não quer entender?
— Estou disposto a ouvi-lo novamente.

MAS, AINDA TEM OUTROS TIPOS ‘DOENTIOS’?

A resposta é sim. Apesar de neste artigo, eu ter me dedicado a ‘mostrar’ o líder ‘psicopata’, existem muitos outros, em parte similares ou não. Então, torna-se importante também registrar que não só o ‘tipo psicopata’ que pode causar danos aos atores organizacionais (Kets De Vries & Miller, 1995), mas também:

  1. O líder paranoico: aquele que se sente ameaçado por um perigo exterior e está sempre pronto para o ataque;
  2. O líder obsessivo-compulsivo: cerca-se de um autocontrole para não depender de ninguém;
  3. O líder teatral: vive sob os holofotes para atrair a atenção e impressionar;
  4. O líder depressivo: sente-se incapaz, indigno ou sem poder; e
  5. O líder esquizoide: guarda distância para não ser obrigado a se relacionar com as outras pessoas.

É um desafio falar desse tipo de liderança. Mas é imprescindível a saúde das relações organizacionais. Eles estão por toda a parte, te rondando ou já se manifestando em sua vida. Eles se mostram com frequência. Claro que esse artigo são pistas e dicas para que você entenda como eles agem e possa tomar as melhores respostas para as situações indesejadas. Às vezes, temos que aprender a lidar com o inimigo para conservar nosso trabalho, já que é um tipo de pessoa que você encontrará facilmente em outros lugares.

Essas pessoas se revelam nos detalhes. Basta que esta atentos, elas se revelam. Esteja atento!

Não se trata de viver desconfiando das pessoas. Ou ainda adivinhar. Ou julgar pela primeira impressão. Contudo, deixar ao acaso é correr risco de conviver e sentir na ‘pele’ as práticas desse tipo.

Lembre-se: a armadilha na qual o rato ficou preso, não é um bom lugar para morar. Então, olho vivo e faro fino. Esse tipo espreita sem tréguas.

Nunca confunda manipulação com persuasão. Manipular, coagir é um problema, fazer com que alguém cumpra algo baseado em força, influência ou abuso moral, mas persuadir é quase uma dança; é a arte de tentar conquistar outros pelas ideias, pelo diálogo. Vem de um lugar de interesse sincero e é mutuamente benéfico às partes.

Gostou das dicas? Já conheceu uma pessoa assim? Precisa de ajuda? Fale comigo no inbox do instagram. Eu posso te ajudar!

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Administradora especialista em Programas de Qualidade e Desenvolvimento Humano. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Empresarial, Normas Técnicas, Mudança de Cultura Organizacional, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Extensão em Propriedade Intelectual. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Inovação, Startups, Gestão, Normas Técnicas, Direito, Marketing, Psicologia, Hipnose, PNL, Coaching e outras ferramentas com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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