Resultado do Treinamento Cartório do Zero
Foi realizado nesse último sábado (21.03.20) o treinamento online exclusivo para Titulares aprovados no concurso de ingresso e de remoção no Estado do Mato Grosso, com objetivo de capacitá-los a iniciar a Gestão do Cartório do Zero.
Uma parceria realizada entre as instituições ANOREGMT, IEPTBMT e Inspire Qualidade.
Foram fornecidas dicas práticas sobre Gestão Empresarial, Gestão Estratégica, Gestão de Pessoas e Gestão de Patrimônio, de forma a prevenir problemas futuros e tomarem decisões mais assertivas nesse começo da Jornada na área Notarial e Registral.
Um treinamento muito importante para aqueles que de fato pensam na Qualidade da sua Gestão.
Mais de 90% dos inscritos assistiram do começo ao fim o treinamento de exatamente quatro horas. “Uma hora a mais do planejado. Houve muita interação e tira dúvidas aos participantes; foi um treinamento bem dinâmico e participaram Titulares de outros Estados. Eu fico muito feliz por isso!”, afirmou Thais Ribeiro.
Foram inscritos formalmente 45 Titulares que receberão o Certificado de Participação. Nas estatísticas do Canal do Youtube do Inspire Qualidade, somente na primeira hora, estavam online mais de 80 pessoas. O treinamento ficou disponível gratuitamente por 48 horas e teve mais de 280 acessos nesse período.
Perante a satisfação do treinamento, mais de 90% afirmaram que o treinamento foi excelente, aprenderam muitos detalhes que não sabia ou aprimorou detalhes que já sabia. Apenas 7% afirmaram que o treinamento foi bom, atendeu ao que precisava. Além de muitos elogios deixados pelos participantes voluntariamente durante a live e no Canal do Telegram, satisfeitos com o programa didático oferecido.
A satisfação perante ao E-book, apoio aos Titulares pós-treinamento, foi maior ainda: 100% afirmaram que o E-book é excelente ou muito bom, pois detalha informações conforme o treinamento ministrado.
O Canal do Telegram liberou o E-book exclusivo “Gestão do Zero” para os Titulares que fizeram a inscrição e estão no inscritos no canal para tirar dúvidas técnicas sobre o treinamento.
Foi oferecido uma Mentoria exclusiva aos participantes com mais de 60% de desconto com encontros online privados, elaboração de artes institucionais, logotipo, site institucional, aulas temáticas além de outros benefícios que somente quem estava online pode conseguir essa Oferta Especial até o dia 24.03.20. Ao expirar a Oferta Especial, todos os participantes tem 40% de desconto para fechamento da Mentoria até 30.06.20. Todos os itens estão descritos em www.inspirequalidade.com.br/mentoriagestaodozero
Hoje é possível adquirir o treinamento pelo site www.inspirequalidade.com.br/gestaodozero com o Ebook Exclusivo e sete dias de mentoria para tira-dúvidas exclusivas do treinamento pelo Canal do Telegram.
Fique ligado em nossa agenda temática de aulas exclusivas para Titulares!
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Thais Ribeiro é Administradora especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda em Consultoria Organizacional pela UMSA – Buenos Aires/Argentina. Pós-graduada em Gestão, Inovação e Competitividade. Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Realizou mais de 5 mil horas de treinamentos sobre Empreendedorismo, Startups, Gestão, Qualidade, Marketing, Hipnose, PNL, Coaching e outras terapias com os melhores do mundo. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Cartórios contra o Coronavírus
Estamos passando por tempos sensíveis em todo o mundo, trazendo muita insegurança, medo e em alguns casos, contaminação e até a perda de entes queridos.
A situação do país é de atenção perante ao Coronavírus. O risco de letalidade é baixo, mas as aglomerações podem ajudar a propagar a doença. Pessoas com imunidade baixa correm maior risco.
Depois do surto que iniciou na China e vem afetando outros países, os negócios foram prejudicados e o fluxo de pessoas exige maior atenção. Os danos aos negócios, e até mesmo aos cartórios, podem ser apontadas por:
- Aumento do índice de absenteísmo
- Perda de mão-de-obra
- Interrupções na produtividade
- Redução na demanda dos serviços
- Perdas abruptas na receita
- Insolvência, falência e desemprego
- Crise e recessão global
Algumas cidades (principalmente capitais) entraram em estado de atenção nesses últimos dias tomando providências para evitar o contágio, colocando seu plano de contingência em ação.
Agora eu pergunto: Qual o seu plano de contingência? O que você está fazendo hoje para evitar o contágio? Quais são suas ações contra o Coronavírus?
A primeira coisa a se fazer é manter a calma e ser extremamente estratégico. Agora é hora de você mostrar que é um dono de cartório inabalável.
Foi por isso que resolvi escrever esse pequeno artigo, para ajudar você e a equipe do seu Cartório a implementarem ações e desenvolverem seu plano de contingência em tempos de crise de acordo com as normas e recomendações do Ministério da Saúde.
Seguem algumas dicas práticas:
- Declare quarentena para colaboradores que retornaram de áreas de regiões críticas;
- Colaboradores que tiverem algum tipo de sintoma recomenda-se a ficarem em casa e só retornarem depois do desaparecimento desses sintomas;
- Disponibilize álcool gel na entrada e saída do Cartório, assim como nos banheiros e áreas de alimentação;
- Reforce a limpeza nas áreas, mesas, cadeiras, telefones, teclados, mouses, computadores, maçanetas, nas máquinas de café, bebedouros, botões de painéis de senha, nas canetas fixas mantidas nas mesas do atendimento público e áreas de grande aglomeração de pessoas;
- Adote uma distância mínima entre os funcionários e clientes e também entre as cadeiras da área da espera;
- Aumente a frequência da limpeza nos aparelhos de ar-condicionado ou aumente a ventilação abrindo janelas e adotando ventiladores na área de atendimento;
- Oriente a equipe a sempre higienizar as mãos com álcool ou água e sabão por pelo menos 20 segundos;
- Ofereça frascos de álcool gel aos colaboradores e clientes;
- Restrinja o uso de elevadores, se houver;
- Use máscaras de proteção em atendimento público e principalmente em atendimentos realizados em áreas externas de grande risco, como os hospitais;
- Adote o agendamento de atendimento online para serviços mais complexos;
- Utilize as tecnologias de consulta de serviços no site, chat e outras formas de otimizar o atendimento virtual;
- Reduza reuniões presenciais, adote reuniões por aplicativos de videoconferência como Zoom, Hangout ou Skype;
- Faça transmissão de casamentos ao vivo, evitando aglomeração das pessoas e promovendo o acesso diretamente das suas casas;
- Adote rotinas de home office em atividades que exijam maior concentração;
- Flexibilize as escalas de trabalho para evitar que funcionários usem transporte públicos em horários de picos;
- Inicie a campanha de vacinação da gripe H1N1;
- Veicule campanhas educativas na TV, nos murais e nas redes sociais;
- Invista em novas tecnologias trocando a biometria como reconhecimento facial;
- Aumente a segurança cibernética para evitar ataques em locais externos, como o uso de VPN conexão em wi-fi público;
- Pôsteres que promovam a lavagem das mãos são mais uma boa medida para os empregadores adotarem. Combine essa medida com outras de comunicação sobre higiene manual e outras atitudes saudáveis no serviço;
- Reforce orientações junto aos colaboradores sobre a importância da prevenção nesse momento de alerta de contágio;
- Acima de tudo: mantenha a confidencialidade da pessoa infectada.
A recomendação é redobrar os cuidados de higiene, manter a etiqueta respiratória e evitar aglomerações e ambientes não ventilados.
Atenção a proteção de dados sensíveis no Cartório: é importante que funcionários com parentes doentes devem informar seus líderes para que eles possam tomar medidas de prevenção. Se um funcionário for confirmado com COVID-19, os outros trabalhadores devem ficar sabendo do caso para estarem atentos a eventuais sintomas, mas a confidencialidade da pessoa infectada deve ser mantida.
É importante saber que é obrigação das empresas, assim como os Cartórios, zelar pela saúde e pelo bem-estar de seus colaboradores. Nessa situação que estamos vivendo hoje, o líder pode tomar medidas como solicitar a equipe de saúde ou segurança do trabalho medir a temperatura de um colaborador ou pedir uma avaliação médica em alguma unidade de saúde mais próxima, devendo tomar o cuidado de não ferir a intimidade e a privacidade do colaborador. Se houver alguma discriminação do colaborador que foi infectado e o Cartório não evitar esse tipo de atitude, pode responder por danos morais.
Faça um mapeamento de colaboradores com baixa imunidade (asma, pneumonia, tuberculose, câncer, renais crônicos e transplantados), ou com doenças autoimunes (alopecia areata, doença celíaca, diabetes, doença de Graves, doença inflamatória intestinal, esclerose múltipla, psoríase, artrite reumatoide, lúpus e hepatite) e exija o uso de máscara de proteção. Se for o caso, inicie quarentena com essas pessoas.
Se possui colaboradores doentes, com febre e sintomas respiratórios, não vá ao trabalho. Os dirigentes nunca deveriam cobrar a presença de pessoas doentes no serviço.
Se você deseja adotar as medidas de teletrabalho em seu Cartório, como já permitido pelo provimento 69, adote controle de horários pelo ponto digital. Não vai haver uma fiscalização presencial, mas pode haver uma fiscalização através de documento. A lei aceita isso com a maior tranquilidade.
O sistema da Qualidade do seu Cartório deve manter o gerenciamento de crise envolvendo toda a equipe e liderança na implantação de medidas e planos de contingência nas maiores áreas de riscos.
Caso a situação venha a se agravar no Brasil e as autoridades da saúde digam que é alarmante, a tendência, como já acontece no mundo, é o home-office ser adotado tanto para as empresas, quanto aos cartórios.
Em tempos de Coronavírus, a prevenção ainda é o melhor remédio!
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Sobre o Coronavírus
O coronavírus é uma família de vírus que se manifestou pela primeira vez em 1937. Em 31 de dezembro de 2019, foi identificado um novo tipo de coronavírus, que teve origem no mercado de frutos do mar e de animais vivos da cidade de Wuhan, na China.
Por causar graves infecções respiratórias, o vírus ficou conhecido pela sigla SARS (Severe Acute Respiratory Syndrome ou Síndrome Respiratória Aguda Grave, em tradução livre).
O coronavírus foi se modificando ao longo do tempo, por isso, os profissionais de saúde viram a necessidade de nomear cada um dos tipos do vírus de maneira diferente.
No caso do último vírus descoberto, seu nome inicial era novo coronavírus ou SARS-CoV-2, porém, a Organização Mundial da Saúde (OMS), no dia 30 de Janeiro de 2020, anunciou a mudança da nomenclatura do vírus para COVID-19.
O nome foi alterado para se adaptar às diretrizes da OMS, que aconselham os estudiosos a não darem nomes que referenciem animais, objetos, indivíduos ou grupo de pessoas para os vírus descobertos.
Sintomas
- Febre;
- Espirros;
- Tosse;
- Coriza;
- Falta de ar.
O coronavírus pode causar infecções respiratórias desde um simples resfriado até uma pneumonia severa. Isto vai depender de vários fatores como idade e imunidade.
Os vários tipos do coronavírus causam doenças respiratórias e a forma mais eficaz de identificar a infecção pelo vírus é procurar um médico assim que os sintomas se manifestarem.
Apesar de serem sintomas semelhantes aos de um resfriado, por exemplo, o médico pode identificar a possibilidade de contaminação pelo vírus sabendo do histórico de viagem do paciente ou se ele teve contato com alguém que tenha viajado para a China, Japão, Coreia do Sul e do Norte, Cingapura, Vietnã, Tailândia e Camboja. Veja os locais que há casos confirmados de coronavírus:
Como você pode se prevenir contra o Coronavírus
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Treinamento Gratuito para novos Titulares
Novo treinamento online gratuito: “COMO INICIAR SEU CARTÓRIO DO ZERO”
Foi realizada a parceira entre ANOREGMT, IEPTBMT e o Inspire Qualidade para oferecer o treinamento Online Gratuito para apoio aos novos titulares ingressos do concurso em seu novo Cartório.
Esse treinamento de até 03 horas, tem objetivo de demonstrar aos novos titulares dicas para implantar as Boas Práticas de Gestão de forma a prevenir problemas futuros e tomarem decisões mais assertivas nesse começo da Jornada na área Notarial e Registral.
Um treinamento muito importante para aqueles que de fato pensam na Qualidade da sua Gestão.
O treinamento será realizado no próximo sábado, dia 21 de março das 09h às 12h no horário de Brasília e todos estão convidados a fazer parte desse movimento.
As inscrições podem ser realizadas no site do Inspire Qualidade nesse link www.inspirequalidade.com.br/gestaodozero
Os participantes também farão parte do grupo do Telegram para acesso aos materiais de apoio. Acesse ao Canal Gestão do Zero do Telegram aqui: t.me/gestaodozero
Faça parte desse movimento. Inscreva agora. É gratuito!!
Se você conhece alguém que precise desse conhecimento, compartilhe e indique esse treinamento. Todos nós por um futuro melhor!
Juntos somos mais fortes!
A motivação e a gestão do cartório
Você que está acompanhando nossos artigos sobre a gestão de liderança situacional, o primeiro retrata sobre a importância da liderança situacional na Gestão do Cartório, o segundo sobre as dicas para aprimorar a liderança situacional na Gestão do Cartório e neste artigo vou retratar sobre a importância da motivação na liderança situacional.
Muitos líderes confundem motivação com comprometimento. O comprometimento é a combinação de confiança e motivação, portanto a confiança é a sensação de ser capaz de desempenhar bem um trabalho sem supervisão. Já a motivação é o interesse que a pessoa demonstra em desenvolver da melhor forma possível a tarefa.
Esse tema é muito importante para seu conhecimento, pois as pessoas são diferentes no que tange a motivação; as necessidades variam de acordo com o indivíduo e levamos em conta que temos a interferência dos padrões de comportamento e valores sociais.
O primeiro passo para conhecer a motivação humana é reconhecer o comportamento que acontece com o indivíduo que pode variar dependendo do estímulo, das necessidades, dos desejos, entre outros fatores.
Os indivíduos motivados estão em estado de tensão e para aliviar essa tensão eles se engajam em atividades; quanto maior a tensão, maior é o nível de envolvimento das atividades prestadas. Quando vemos pessoas desenvolvendo determinada tarefa com afinco, percebemos que estão sendo movidas pelo desejo de atingir uma meta que tenha valor a ela.
Uma das formas de descobrir essas tensões, é se basear na Pirâmide de Maslow, com cinco níveis de necessidades motivacionais:
- Fisiológicas: incluem fome, sede, abrigo, sexo e outras necessidades corporais.
- Segurança: inclui segurança e proteção contra danos físicos e emocionais.
- Sociais: inclui afeição, a sensação de pertencer a um grupo, aceitação e amizade.
- Estima: inclui fatores internos de estima como respeito próprio, autonomia e realização, e fatores externos de estima, como status, reconhecimento e atenção.
- Auto realização: é a intenção de tornar-se tudo aquilo que se pode ser; inclui crescimento, alcance do pleno potencial e autodesenvolvimento.
Conforme cada umas dessas necessidades são atendidas, a próxima se torna dominante. A teoria de Maslow, do ponto de vista motivacional, sugere que quase nenhuma necessidade seja satisfeita por completo, além disso, quando o indivíduo busca o nível da pirâmide ele está motivado, mas quando ele já a possui, a motivação acaba.
Já a Teoria das necessidades, desenvolvida por David McClelland, propõem três principais necessidades no trabalho:
- Necessidade de realização: busca da realização pessoal e de se superar; pessoas que têm esta necessidade gostam de saber onde estão entrando, qual o grau de risco, se têm ou não seu objetivo e alcançar o sucesso.
- Necessidade de poder: necessidade de poder sobre os outros, têm como objetivo comandar, controlar pessoas. Pessoas assim gostam de trabalhar com metas, tomar decisões, entre outras.
- Necessidade de associação: é desejar com alto grau de compreensão os relacionamentos interpessoais amigáveis.
Importante frisar que as pessoas não nascem com essas necessidades, são adquiridas de acordo com o ambiente social.
Victor H. Vroom criou as teorias de processos e faz referência ao desempenho com recompensa. Para ele, existem três forças básicas que atuam no indivíduo em se tratando de produtividade: a primeira são os objetivos individuais, depois a relação que o indivíduo percebe entre produtividade e o alcance dos seus objetivos individuais e a terceira de que a capacidade do indivíduo de influenciar seu próprio nível de produtividade, à medida que ele mesmo pode se influenciar.
Por último existe a Teoria de Equidade, onde as pessoas fazem comparação de seus rendimentos uns com os outros, e se sentirão motivados à medida que julgarem justo; se a comparação for desigual ela se tornará injusta e o funcionário pode se sentir lesado e tentará corrigir essa situação.
Portanto para que as equipes deem certo, é preciso que o líder situacional esteja constantemente verificando e assegurando de que tudo está funcionando de acordo com o planejado.
Como você inspira seu time a fazer o melhor?
Como fazê-los acreditar que são melhores do que são?
Como inspiramos todos a nossa volta?
Como inspirar grandeza quando nada satisfaz?
Esse é seu o grande desafio.
Gostou das dicas desse artigo? Deixe seu comentário abaixo e compartilhe com aquela pessoa que precisa dessas orientações. Estou ansiosa para saber se estou contribuindo para o seu trabalho pessoal e profissional.
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Administradora, Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Consultoria para Cartório, eis a questão!
Final de ano é tempo de análise e reflexão. Não é diferente para os negócios e tampouco para os Cartórios que possuem uma mentalidade diferenciada de Gestão. É tempo de verificar se o que foi planejado foi realizado; é tempo de traçar novas metas e ações para o ano; é tempo de capacitações diferenciadas; é tempo de retiro espiritual e mental; é tempo de agradecer; e acima de tudo é tempo de decidir, de escolher o que deseja para o próximo ano.
Talvez você nesse momento, esteja em dúvida de iniciar ou continuar o Programa de Qualidade em 2020 com uma consultoria profissional. Acredito que no final de artigo, você possa sair com uma resposta e uma solução para essa dúvida.
Eu fiz um fluxograma simples para poder lhe ajudar nessa reflexão:
É importante perceber se sua equipe realmente mantém a competência necessária para conduzir um Programa da Qualidade de acordo com os objetivos propostos para seu Cartório, se possui conhecimento e capacitações na área, habilidades e experiências necessárias para executar ações de acordo com sua motivação para 2020.
É importante frisar que, as atividades desenvolvidas para Programa de Qualidade devem ser desenvolvidas por um Administrador, de acordo com a resolução 122/02 do CFA. Se possui um administrador na equipe, muito provável que desempenhará um resultado pautado nas Boas Práticas de Gestão, com muitas vantagens internamente em seu Cartório.
Caso não tenha, é importante pensar na contratação de um profissional liberal, autônomo ou uma consultoria especializada para ajudá-lo na Gestão do Cartório no próximo ano.
Agende uma conversa com vários profissionais habilitados no mercado de consultoria para Cartório, deixando claro seus problemas e/ou objetivos a serem alcançados durante 2020. Uma decisão assim, deve ser pautada em confiança, competência e segurança perante ao profissional que deseja contratar. Leve em consideração algumas precauções:
- Coloque o nome do profissional no Google “entre aspas”, pesquise sobre ele e verifique o que aparece.
- Qual a especialidade desse profissional? É de acordo com a sua necessidade?
- Esta pessoa possui certificações e/ou formações adequadas?
- Esta pessoa cursou ensino superior, cursos de especialização e/ou pós-graduação? Mantém ações de educação contínua? É bem informado?
- Possui experiência em Gestão? Já trabalhou com implantação de Programas de Qualidade? Tem experiência em Gestão de Cartórios?
- Possui licença e/ou uma empresa aberta regularizada com CNPJ habilitado para consultoria/assessoria empresarial?
- Tem um site profissional com informações pertinentes para uma tomada de decisão?
- Já escreveu artigos, livros ou já participou de entrevistas em meios de comunicação?
- Há referências, parcerias ou depoimentos de clientes satisfeitos?
- Solicite uma proposta de trabalho e verifique se os resultados previstos estão de acordo com a sua necessidade atual.
Pondere na seleção!
Nem sempre o mais barato lhe fornecera a melhor solução; assim como o mais caro.
Leve em consideração os requisitos da “CHAVE” do Sucesso: Conhecimento, Habilidade, Atitudes, Valores e Entorno:
- Será que todo o conhecimento que ele adquiriu até agora é relevante para o sucesso da proposta de trabalho a ser desenvolvido?
- Suas experiências, referências de trabalho e depoimentos são relevantes para o nível de desafio perante a sua equipe?
- Os valores seguidos por esse profissional são de acordo com os seus?
- A mentalidade e comportamento desse profissional mantém uma visão ampla do entorno da classe gerando valor e uma real sustentabilidade a todos?
Realmente não é fácil chegar a um conclusão rápida e prática quando o assunto é “Consultoria de Qualidade para o Cartório”.
Talvez a mais difícil dela é a decisão que você precisa tomar sobre o seu MODELO de Mentalidade de QUALIDADE: como você quer prosseguir suas ações deste ponto em diante?
Existe uma diferença na construção de produtos, serviços, equipe, estrutura, investimentos e uma série de outros pontos para tomar a decisão para implantar ou manter o Programa de Qualidade em seu Cartório. O que eu vou te explicar agora é exatamente a grande divisão que está acontecendo no mundo da QUALIDADE.
Quanto antes você tomar essa decisão, mais seguro você estará. Essa não é uma decisão final. Mas você precisa tomar essa decisão pelo menos para seguir um planejamento nos próximos três meses.
O que você deseja encontrar após a implantação do Programa de Qualidade em seu Cartório? Em qualquer resposta, você terá um certificado de reconhecimento certamente. A diferença será na Mudança e nos Resultados obtidos que você deseja obter além do certificado.
Esse ano tenho muito a agradecer. Em especial aos clientes que tem me confiado o compromisso de aperfeiçoarmos a cada ano e de colocar minhas sugestões em prática e ter colhido resultados que talvez nem eu, imaginei que poderiam colher.
Eu confesso que estou esgotada! E isso é o melhor sentimento que eu posso ter. É sinal que eu ofereci tudo o que você de fato precisava e estou preparada para aprender e repassar novas formas de você atingir melhorias. Outros não aproveitaram essa oportunidade para serem melhores e está tudo bem! Cada um tem seu tempo para germinar! Em algum momento, mais cedo ou mais tarde, o bichinho da qualidade pode picá-los. Assim despertarão.
Eu sei que você já está esperando ansioso para que chegue logo 2020 e conquistar novos resultados porque eu faço de tudo para ser sob medida para o meu grupo de Clientes.
Lembre-se: Qualidade não significa “perfeição”. Qualidade significa simplicidade para que você consiga ter resultados.
É por isso que é tão importante que você consiga criar esses resultados com velocidade e organização. No futuro, os consultores de maior destaque, serão aqueles que sabem criar novos resultados com velocidade e qualidade.
Os meus melhores clientes com os melhores resultados, vieram do meu programa de consultoria e mentoria premium para a qualidade. Talvez você diga: “Thais, mas lá você entrega mais”. Talvez. Mas, eu acredito que é por que quando a pessoa quer algo individual, ela presta mais atenção. Ela PRECISA do resultado. Ela QUER fazer acontecer.
Somente com um especialista você consegue fazer isso. Mais uma vez, por favor, não tome isso como uma verdade absoluta, isso é apenas um gosto pessoal.
De qualquer forma eu sempre recomendo que você comece o seu Programa da QUALIDADE IMEDIATAMENTE, siga o passo a passo que eu apresentei e você terá resultados. Primeiro de impacto na Mentalidade, segundo na velocidade de resultados.
Quando os problemas começarem a aparecer, talvez, seja o momento de criar uma nova versão, uma nova forma de fazer as coisas, um serviço complementar ou mudar a sua abordagem, até mesmo a consultoria. É preciso analisar caso a caso. Não existe uma regra absoluta. É por isso que eu recomendo tanto que você analise e busque por conselhos, orientação e mentoria.
Por favor, não arrisque o seu tempo e dinheiro suado, sem antes saber exatamente o que você está fazendo. Eu sempre recomendo para os Titulares que me procuram com dinheiro para investir em certificação o seguinte: comece usando esse dinheiro para aprender essas coisas e pague por ORIENTAÇÃO e RESULTADO, antes de começar a investir em um Programa de Qualidade sem visão ou planejamento de Gestão. É o que eu sempre recomendo, pois é o que eu continuo fazendo até hoje. O melhor investimento, na minha opinião, é em conhecimento + orientação. Um está totalmente ligado ao outro e sem dúvida isso faz toda a diferença.
É por isso que você precisa ver o profissional que deseja contratar para lhe ajudar no Programa de Qualidade como um parceiro. Principalmente aquele(a) que tiver um grande número de problemas. Ele irá fazer todo o trabalho duro para você.
Por isso eu recomendo que você faça o planejamento de uma melhoria e investimento gradual, ou seja, com o passar dos anos, você vai aumentando a sua qualidade.
Eu já estou nesse mercado há mais de 15 anos e já vi muitas pessoas que tinham milhares de certificados em “qualidade”, simplesmente desaparecer. Por quê? Os clientes eram atendidos, o mau atendimento e desdenho continuavam, a acessibilidade com superiores era burocrática ou não existia, suas reclamações eram ignoradas, não faziam nada, não eram acompanhados. Sumiam. Deixavam de comprar.
A tecnologia robótica está aí. Penso eu que, se não fizeram nada, O CARTÓRIO CONTINUARÁ, MAS VOCÊ SUMIRÁ! Tudo por causa que você não cuida do essencial: da sua visão de Gestão e das pessoas! Os clientes precisam entender que você é importante e relevante para a vida deles!
Por isso a minha recomendação para você é: Comece olhando para o seu Cliente que já tem MUITA consciência do problema e tem PRESSA por resultados. Se você começar a pensar seriamente sobre isso, você vai ver que tudo faz sentido. Eu te garanto!
Eu poderia citar inúmeros exemplos de momentos que eu fiz isso ou orientei alguns titulares que mudaram sua forma de ver e fazer a sua Gestão. Mas eu não farei isso para não estender ainda mais esse artigo. Se você quiser saber um pouco mais, visita a minha página de relatos de case de sucesso e conhecerá um pouco de algumas pequenas mudanças dentro dos Cartórios que já ajudei.
O seu Cartório é o SEU Cartório. O seu cliente é o SEU cliente. Não adianta você imitar cegamente o que eu fiz ou o que outro Cartório fez e deu certo. Não é por que funcionou para um que irá funcionar para você. Cuidado com isso!
GESTÃO NUNCA FOI CIÊNCIA EXATA!
É preciso analisar INDIVIDUALMENTE. Por favor, não cometa o erro de tentar fazer algo por que alguém fez “e deu muito certo”. Bobagem. Como nossas mães falavam quando éramos crianças: você não é todo mundo! Essa foi a última lição, mas talvez, seja o primeiro passo de uma longa jornada que teremos juntos.
Quem sabe?!!
Quero agradecer publicamente aos meus clientes, pela confiança, carinho e transparência com nossa parceria. Meu muito obrigada por me fazer parte da história de vocês, desse pioneirismo consagrado de um Estado que os colegas não esperavam tanta Mentalidade Rica de QUALIDADE e que é tão bem disseminada e respeitada em todo o Brasil.
Agradeço a Deus que tem proporcionado momentos e pessoas incríveis no meu caminho que contribuíram e fizeram eu ser a pessoa que sou hoje e que me ajudam a me tornar a pessoa que desejo ser no futuro! Novos desafios surgirão em 2020 e estou ansiosa por isso!
Ufa! Então é isso. Espero que esse artigo tenha te ajudado. Te encontro no Grupo de Clientes do INSPIRE QUALIDADE em 2020!
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.
Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Dicas de final de ano para seu cartório
Enfim 2019 está terminando e muitos cartórios já possuem a prática de celebrar com sua equipe o fechamento do ano, com uma confraternização e algumas ações que reflitam um final de ano melhor para todos. Muitos já incluem a participação de familiares nessas festas.
Estou lendo Endomarketing Estratégico da Analise de Medeiros Brum e um trecho do livro tem tudo a ver com o que quero transmitir por aqui:
“Acredito que a felicidade, além de ser determinada pelos relacionamentos que construímos, se caracteriza como instantes de vida feliz, momentos que a gente deseja que não acabem. Isso tem a ver com retenção de talentos, pois empregados que vivem momentos felizes no seu trabalho possuem uma tendência bem menor de deixar a empresa. Momentos felizes podem ser proporcionados por pequenas surpresas, celebrações, ações de reconhecimento e muitos outros rituais que a empresa pode criar de acordo com a sua cultura. São interações que, além de contribuírem para a retenção, ficarão para sempre na memória afetiva de cada um.”
Vou deixar algumas dicas para que você promova com sua equipe durante o mês de dezembro para um fechamento especial, iniciando 2020 ainda melhor e mais motivados!
1. Promova a competição do departamento melhor decorado ou então da melhor árvore de Natal e premie os melhores lugares. Esta ação incentiva o trabalho em equipe e trabalha o engajamento entre os colegas, além de deixar a Serventia ainda mais bonita para as festas de fim de ano. Tem árvore da leitura (onde livros são doados em janeiro), árvore das lembranças (com fotografias dos melhores momentos da equipe no ano), árvore do carinho (mensagens individuais em cartão para toda a equipe), árvore ecológica (feitas de papéis ou copos descartáveis)…
2. Alguns cartórios realizam ações sociais desde arrecadando alimentos, brinquedos, roupas, ou promovendo uma ceia em uma comunidade carente. Alguns buscam atender as famosas cartinhas dos Correios, entregando um presente a uma criança carente. Outros preferem ações focadas em asilos, orfanatos, escolas rurais ou em um bairro carente. O importante mesmo é envolver todos os colaboradores na ação e pedir ideias para realizar projetos nesse mês.
3. Realize um amigo oculto em seu Cartório para ser divulgado na confraternização. A equipe gosta muito! Divulgue o perfil dos colaboradores participantes juntamente com o presente que eles desejam receber de seu amigo ou amiga secreta.
4. Use a TV e redes sociais e insira o significado dos símbolos natalinos e surpertições de ano novo. Faça uma pesquisa e uma linda apresentação. Você pode fazer também um template para recordar tudo que aconteceu no ano. Divulgue com pequenos textos e fotos as principais conquistas, metas batidas, eventos, momentos importantes para os colaboradores e para a Serventia. Compartilhe frases de incentivo e agradecimento pelo ano que passou.
5. Prepare para destacar os melhores do ano: o melhor atendente, o colaborador mais produtivo, o colaborador da qualidade, o serviço/área mais elogiada, enfim, crie formas de reconhecer todos no cartório. Crie categorias com as melhores características de cada um, como por exemplo, “Colaborador mais gentil”, “Sorriso mais contagiante”, “Melhor cafézinho”, “Risada mais alta”, e assim por diante.
6. Peça aos colaboradores que indiquem filmes de Natal para assistir com a família e aproveitar os feriados ou recesso de final de ano. Divulgue as sugestões em um template comemorativo.
7. Para integrar a família nas ações de final de ano da Serventia, você pode pedir para que os filhos dos colaboradores façam desenhos de Natal e então divulgá-los na festa de confraternização.
CONFRATERNIZAÇÃO
Para que tudo saia conforme o planejado, é importante escolher um local adequado, que pode ser deste a área externa preparada para confraternizações do cartório, até mesmo um buffet, um pesqueiro, um clube, boliche ou um sítio.
A decoração deve ser realizada com carinho, já que os colaboradores são um dos maiores ativos do cartório. Existe a possibilidade de festas temáticas como anos 60, fantasias, máscaras, havaiana, árabe, mexicano, circense, super heróis enfim, sugiro fazer uma pesquisa interna da preferência da sua equipe. Integre-os no planejamento, faça com que todos sintam partes da execução desse momento.
Em seguida, planeje um orçamento e defina o que será o foco da confraternização, um café da manhã, um almoço, um jantar, fim de semana em um sítio. Verifique despesas selecionadas como o buffet, churrasco, profissionais para servir, DJ, banda, animadores, brinquedolândia, decoração. Tudo de acordo com o número de convidados.
Você pode procurar talentos entre os colaboradores e dar espaço a eles se apresentarem nesse momento, como bandas, apresentação de standup, mágicos, maquiadoras, grafiteiros, barman, enfim, tem muito talento que pode estar escondido em sua equipe. Reconheça e premie no final!
Divulgue o evento aos colaboradores através dos canais de comunicação internos.
Outro acontecimento que também costuma esquentar as festas de fim de ano são sorteios de prêmios. Procure promover mais de um sorteio, um com um prêmio maior e outros prêmios menores, mas também interessantes. Já vi cartórios sortear desde móveis, eletrodomésticos, eletrônicos, vale-compra até pacotes de viagem.
Promova algumas interações e campeonatos como jogo de peteca, futebol, xadrez, sinuca, pula saco, caricatura, pintura, dança, show de stand up e apresentações de mágicas e até musicais.
Ofereça perucas e acessórios, além de fazer plaquinhas com frases de efeito acompanhadas da marca do cartório, aproveitando a propaganda gratuita. Que tal ver o nome do seu cartório em uma hashtag?
Alguns presentes especiais são oferecidos para os participantes como cesta natalina, ingressos cuturais, pedras energéticas, difusores aromáticos, cartão do Titular (reforçando as metas e motivações para o novo ano).
Agora me conte: seu cartório já colocou alguma dessas dicas em prática? Como você costuma inovar nas festas de final de ano? Comente e compartilhe suas experiências!
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.
Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Como definir o Propósito do seu Cartório?
Muitas orientações e informações existem nas pesquisas na internet referente a definição do propósito do negócio e quase todas delas mantém o mesmo padrão de resposta:
- imagine sua organização daqui a 10, 20 anos;
- o que você espera atingir?
Bom, acho importante fazermos essas atividades para responder uma pergunta crítica em todo esse processo: você teve dificuldade, muita dificuldade ou simplesmente não conseguiu se ver no futuro em seu Cartório? Passou no concurso e nem se vê mais nesse Cartório atual? Ou talvez já não tenha esperança e nem motivação para investir no atual.
Calma! A maioria dos Titulares, empresários e empreendedores tem realmente dificuldade em realizar este exercício e digo por quê. Simplesmente porque pensam no futuro e não no impacto que querem causar no futuro, seja ele a curto, médio ou longo prazo.
Tudo é mutável e efêmero. A vida é essa e a única certeza que temos do “futuro” é a morte. Mas que comparação terrível essa Thais? Não, ela é apenas realista e nem por isso deixamos de sonhar, de conquistar, de trabalhar, de nos relacionarmos. Então, por que ainda essa dúvida e desânimo de fazer o seu cartório atual em ter um futuro melhor, mesmo que esse futuro possa terminar amanhã? O futuro não existe; o que existe é o agora, nada além.
Por isso te instigo a responder a seguinte pergunta: “Ao despertar pela manhã e se preparar para ir trabalhar, o que você está indo fazer no Cartório?” Muitos responderiam simplesmente, realizar os atos solicitados pelos clientes de acordo com a legislação. Bem, não está errado, mas “qual é o verdadeiro propósito disso?”
Se você teve dificuldade em responder essa pergunta, provavelmente seu Cartório não tem ou não está sabendo orientar-se pelo seu propósito, cujo objetivo é de inspirar o orgulho e fazer todos acreditarem que o seu trabalho realmente tem um impacto na vida de cada pessoa e consequentemente no mundo.
Cuidado: Propósito é diferente da visão, missão e valores do Cartório.
Propósito tem haver com o RAZÃO DE SER do Cartório; já a visão é onde deseja chegar em 10, 20 anos de acordo com o propósito definido; missão significa o que você tem que fazer hoje para chegar na visão estabelecida; e por último, mas não menos importante, estão os valores que são as atitudes e comportamentos essenciais para se conquistar aquele propósito.
O propósito deve inspirar e dar orientação prática. Líderes morrem, produtos se tornam obsoletos, mercados mudam, novas tecnologias surgem e modas na gestão vem e vão, mas a ideologia principal em uma organização grandiosa, e consequentemente um Cartório, permanece como fonte de orientação e inspiração. O propósito define o Por que o Cartório realmente existe.
Propósito não deve ser confundido com meta e nem estratégias de negócios (que mudam muitas vezes em 10 anos). Enquanto você precisa atingir um objetivo ou completar uma estratégia, você não pode cumprir completamente um propósito, ele é como se fosse uma estrela guia no horizonte – sempre perseguida mas nunca atingida. O fato do propósito nunca ser totalmente realizado significa que os Cartórios nunca devem parar de estimular mudanças e o progresso.
Um método poderoso para definir seu propósito são os 5 porques. Inicie com uma declaração descritiva “nós fazemos X produtos ou nós entregamos X Serviços, e se pergunte porque isso é importante? 5 vezes. Depois de alguns porques, você irá encontrar o propósito fundamental da sua organização.
Outra abordagem é perguntar a equipe “se eles acordassem amanhã, com dinheiro suficiente na conta para se aposentar, você continuaria trabalhando aqui? Que senso profundo de propósito faria você continuar motivado para dedicar sua preciosa energia criativa aos esforços do Cartório?” E talvez a mais temida de todas: sou feliz com o que faço?
Definir propósito é para os fortes e corajosos. É desafiador, primeiramente pode ser catastrófico em encarar a realidade e pode ser libertador, criar uma fidelidade e ser um guia para todos quando bem definido.
Você não cria ou define a ideologia principal. Você descobre a ideologia principal. Você não deduz isso olhando para o ambiente externo. Você entende isso olhando para dentro. Sendo autêntico, sem fingimento. É por isso que a psicohipnoterapia faz toda a diferença nesse processo.
E por que isso é tão importante assim?
1.Os usuários estão dispostos a pagar mais por Cartórios com propósitos: De acordo com pesquisa da Globescan de 2016, 40% dos consumidores preferem marcas que têm um propósito claro e agem para os melhores interesses da sociedade.
2. Propósito significa crescimento; crescimento significa lucro: O professor John Kotter da Harvard Business School em um estudo de vários anos com mais de 200 empresas concluiu que empresas baseadas em ideais superam em até 400% o faturamento das demais.
3. Atraia e construa um time motivado: Propósito, mais que dinheiro, motiva os melhores colaboradores a irem trabalhar todo dia. Pesquisas e mais pesquisas mostram que as pessoas querem trabalhar para empresas não somente focadas em lucro, mas que também tenham uma razão mais profunda de existir e as façam se sentirem importantes.
4. Aumenta a performance da equipe: Colaboradores que compartilham o propósito da empresa apresentam melhor desempenho, produzem mais e geram mais lucro.
5. Direciona as ações internas para a criação de um Road Map: Planeje a estratégia que levará você de onde você está agora, para onde você quer estar no futuro. Aqui, você deve especificar os passos e métricas que possibilitarão você identificar seu progresso. Estes devem ser entregáveis, mensuráveis e com um cronograma definido.
Segundo Joey Reiman em seu livro “Propósito – Por que ele engaja colaboradores, constrói marcas fortes e empresas poderosas”, um propósito de marca:
- Deve ser um valor universal e atemporal.
- Ensina: as melhores ideias do mundo nos fazem melhores.
- Satisfaz um desejo fundamental em todos nós. E acende uma paixão dentro de nós.
- É um grito de guerra.
- Baseado nas raízes e valores do Cartório.
- É transformador.
- Inspira.
- Conta uma história.
E para finalizar, um propósito bem definido deve ser baseado num diferencial competitivo, com visualização dos ganhos que justificarão o investimento. Então responda basicamente essas perguntas:
- Quanto nós inspiramos e inovamos no ano?
- Nós inspiramos mais usuários que no ano precedente?
- Nós impactamos esses usuários de maneira mais efetiva que outros Cartórios?
- Quanto retorno estamos tendo dos produtos/serviços que já inspiraram X aqueles que estão inspirando X aqueles que vão inspirar?
- Quanto de lucro trouxeram?
Entende agora que um Propósito ele vai além do Cartório que você está no momento? Por que não pensar que você pode impactar sua equipe e a sociedade que está atuando de uma forma diferenciada, com Qualidade e com um propósito bem definido? Permita-se vivenciar essa experiência. Se não for agora, quando?
Já sabe, se precisar de ajuda na definição do seu propósito, estou aqui para poder lhe ajudar! Conte com o Inspire Qualidade, nosso jeito de inspirar um futuro melhor aos nosso clientes!
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.
Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Como criar o Plano Estratégico para seu Cartório
Faltam menos de 45 dias para 2020 e a boa prática de Gestão das organizações é iniciar o planejamento para o próximo ano.
Poucos Cartórios realizam a prática de Planejamento Anual de forma correta e que muitas vezes são esquecidos dentro de uma gaveta e/ou pasta. Acaba sendo um instrumento invisível e que muitos já ouviram falar, mas ninguém nunca viu.
Por isso, resolvi escrever essas dicas para que você possa iniciar seu Planejamento Anual de uma forma específica e orientada para a utilização durante todo o ano de 2020. Vamos lá?
0. Se você já tem essa prática, talvez não tenha muita novidade esse artigo para você, mas acredito que possa fornecer uma forma mais simples de pensar nesse novo Plano de 2020. Se é sua primeira vez, nesse artigo você tem toda a diretriz para fazer sozinho o seu Plano. Existe uma regra básica: envolva sua equipe na execução deste plano. Façam juntos, integre, torne esse Plano da Equipe e deixe livre para que todos se sintam como donos do Cartório. Só assim para você criar uma gestão compartilhada, responsável e focada em resultado.
Destaque o propósito do Cartório: onde vocês desejam chegar daqui no mínimo 10 anos. Como você e sua equipe se vê? Escreva seu propósito e direcione todo o Plano para ser norteado de acordo com esse propósito maior. Se você já tem definido, o momento é de verificar se ele continua válido.
1. Inicie o Plano por uma análise do ano ou da situação atual. É importante você analisar o ambiente interno e externo do seu Cartório, colher o máximo de informação possível para tomar decisões e projetar metas específicas e mensuráveis que retratem a sua realidade.
Faça uma lista de resolução do que já conseguiu cumprir em seu planejamento do ano. Se não conseguiu, insira o porquê e se ainda for importante, reprograme para o próximo ano.
Você pode utilizar a Matriz de Análise do Ambiente Interno, projetado através da análise dos pontos fortes, fracos, pontos de melhorias e riscos, como também a Matriz de Análise do Ambiente Externo, através da análise de cenário Político, Econômico, Socioambiental e Tecnológico. A Matriz FOFA (ou SWOT no inglês) é a mais utilizada que agrega os dois ambientes de forma mais simples: Fortalezas, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.
Verifique também os resultados atuais de seus processos se já possuir indicadores estabelecidos. Os mais comuns utilizados nos Cartórios são: Índice de Produtividade; Índice de Cumprimento de Prazos; Índice de Qualidade (ou Retrabalho); Índice de Satisfação do Cliente; Índice de Satisfação do Clima Organizacional; Índice de Absenteísmo; Índice de Treinamentos; Índice de Qualidade de Fornecedores; Índice de Tempo de Espera e de Atendimento.
2. Priorize qual o tipo de problema ou demanda de gestão que você precisa resolver, conforme a Matriz GUT (Gravidade, urgência e Tendência). Segregue os temas nos quatro pilares da metodologia BSC (Balance Scorecard): Cliente e Sociedade, Processos Internos, Conhecimento e Aprendizagem e Finanças. Com essa segregação, é possível agora você analisar os riscos emergentes que se, você não tomar nenhuma ação, que tipo de consequências e prejuízos esses problemas podem trazer (ou já o traz) para dentro do seu Cartório. Esses considerados os fatores do sucesso.
3. Inicie agora o mapeamento dos Objetivos Estratégicos de acordo com os pilares do BSC. Responda: “O que quero atingir resolvendo esses riscos e problemas atuais em meu Cartório?” A resposta pode determinar de forma assertiva o real Objetivo que você e sua equipe podem atingir. Desenvolva os indicadores de resultado ou KPIs no inglês, para saber se você conseguiu atingir cada objetivo definido no final do ciclo.
4. Para cada indicador, de acordo com o objetivo definido, estabeleça as metas de acordo com a metodologia SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Realizável e com Tempo definido). As metas podem ser definidas por trimestre, semestre ou anuais.
5. Estabeleça o Plano de Ação Estratégico, de acordo com os pilares do BSC. Lembre-se sobre a consciência com os custos e com a gestão do tempo interno. Atividades sem prioridade definida e tarefas insignificantes são altamente prejudiciais. Na rotina, surgem diversos gargalos de tempo que podem fazer com que o plano de Ação Estratégico seja catastrófico. Não esqueça de olhar para os principais vilões do tempo e como eles atingiram seu cartório em 2019: reuniões em excesso, atividades burocráticas (ou fora da meta), distrações constantes. Planeje-se para não repetir os mesmos erros em 2020.
Adote um timesheet, ou seja, saber o tempo investido por ação, projeto ou melhoria a ser realizada durante o ano. Adote também uma previsão dos custos e investimentos e controle-os durante o tempo da ação, para correlacionar o nível de acerto do planejado versus investido. Ah, defina uma responsável para cada ação.
É natural do plano de ação produzir outros pontos prioritários da gestão: ações para datas comemorativas, ações para projetos socioambientais (que podem ou não estar correlacionado com as datas comemorativas); necessidades de treinamentos; necessidade de contratação de prestadores de serviços; plano orçamentário ou o Budget direcionado ao responsável para executar aquela atividade e adote sempre a prestação de contas ou o famoso Accountability, para trazer transparência ao processo.
6. Dissemine o Plano. É hora de Desdobrar as Diretrizes para todos os colaboradores avaliarem as sugestões em suas rotinas e ter um tempo para ajustes demandadas pelos colaboradores auxiliares. Deixe o plano num painel de Gestão a Vista ou utilize ferramentas digitais para que todos tenham acesso a ele. Recomendo utilizar o Trello para controlar todo o plano de ação e evidenciar sua eficácia com a colaboração de todos os colaboradores.
Assim, você deixa de apagar incêndios, economiza, envolve outras pessoas e compartilha os desafios de seu cartório, caminha junto com um time fortalecido com uma visão de futuro clara e transparente para todos, motivando e conectando toda a equipe.
Esse Plano tem que se manter vivo durante todo o ano dentro do Cartório, pode ser reprogramado, reajustado, inserido novas ações, enfim tem que se fazer pertinente para o registro histórico da evolução da gestão da serventia.
Se você tiver dúvidas ou dificuldades, deixe seu comentário ou envie uma mensagem para que eu possa te ajudar melhor.
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O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.
Contato: thais@inspirequalidade.com.br
O que te dá mais medo na Gestão do Cartório?
Alguns medos podem te assombrar não só nos Dias das Bruxas. Confira os quatro maiores medos comumente encontradas na gestão de cartórios:
- Cliente insatisfeito
- Conflitos na equipe
- Acúmulo de serviço
- Custos desconhecidos
Qual deles te promova mais Medo? Comente esse artigo!
Hoje como é Halloween, escrevi esse post especial para pontuar cinco comportamentos assustadores que vejo nos titulares e em suas equipes, que você vai me PROMETER que fará diferente a partir de hoje, ok?
CRÍTICO
Essa pessoa tem o hábito de questionar o trabalho de todos. Confia em poucas pessoas. Acabam perdendo muito tempo para “encontrar” um defeito em cada documento. Quem tem destaque ou um elogio é porque é puxa-saco ou teve sorte. Não existe sorte, existe trabalho duro!
IMITADOR
Essas pessoas copiam exatamente tudo do outro (pode ser de um colega ou de outro cartório). Quer ser exatamente o outro. Não há nada de errado em se inspirar em pessoas e modelos bem sucedidos. O que você precisa entender que o DIFERENCIAL só é promovido, quando existe uma reflexão, adaptação e evolução interna, além de criar um sentido com propósito da justificativa daquilo ser internalizado, não apenas porque você gostou ou quer igual ao do outro.
PESSIMISTA
São pessoas que diminuem sonhos, ideias e atitudes dentro do Cartório. Acham que nunca vai dar certo ou que não conseguirão e se incomodam profundamente quando comparados com outros colegas e/ou outros cartórios. Lembre-se que para ser Grande, todos eles começaram de uma simples ideia e de uma ação para chegar onde eles estão!
INTROSPECTIVO
Esses tem medo de compartilhar suas ideias, são tímidos e observadores. Converse com essas pessoas em privado, elas tem muito senso e conseguem perceber pontos de vistas diferentes dos demais! Ah, lembre-se de sempre dar os créditos a elas, para incentivar a falar em público.
HIPERATIVO
Os acelerados famosos hiperativos, acham que rapidinho se faz um documento de registro e/ou escritura. Fazem pressão e quer tudo para ontem. Lamento informar que esse tipo de trabalho exige um tempo adequado para sua elaboração, além de muita atenção aos detalhes. Se você faz e aceita tudo sem qualidade, esse não é o seu lugar.
Me diga que você não faz parte de nenhum desses casos! (Risos)
Mas claro que aquela velha frase “as coisas vão piorar antes de melhorar” faz sentido se você não tomar nenhuma atitude perante a essa situação dentro do seu Cartório.
Isso pode gerar um elo fantasmagórico dentro da sua gestão, causando os Maiores Pesadelos que um Titular e seu Cartório podem ter. Confira os monstrinhos que assombram os cartórios de todo o país:
O Titular Fantasma – Especialista em assombrar a equipe do cartório, ele aparece de vez em quando para assustar e cobrar assuntos que não existem.
A Bruxa do Atendimento – Ela aparece para enfeitiçar os atendentes a falharem no atendimento, impossibilitando sua melhoria. O feitiço pode durar anos e nunca se quebrar! Em pouco tempo ela pode chegar a sua porta!
O Planejamento Invisível – sua localização permanece desconhecida e não há vestígios da documentação ou de criadores. Estaria no drive, numa pasta ou no computador de alguém? Ninguém sabe, ninguém vê.
A múmia das finanças – Não separou o dinheiro pessoal do Cartório? Não sabe porque te sobra tão pouco no fim do mês? Não tem dinheiro para investir na equipe e em motivação? É exatamente ai que ela ataca e te enrola ainda mais!
O Amigo Vampiro – monstro insaciável que tenta sugar todo o esforço alheio. Aparece de tempos em tempos, querendo roubar ideias, documentos já finalizados, elogios de clientes e promoções internas.
O documento brincalhão – atormenta quem precisa finalizar o job para aquele cliente crítico e ele some do nada, te confunde o tempo todo. Geralmente aparece cinco minutos antes daquele cliente chegar em cima de sua mesa!
O prazo mutante – conhecido pela habilidade de rastrear o medo do atraso, ataca somente quando um documento está 90% concluído, fazendo com que os mesmos 90% se estendam por dias e dias.
O Ogro da Corregedoria – conhecido por aquele que aparece algumas vezes em seu cartório te dando um susto e querendo fiscalizar tudo o que você tem feito, de forma fria, calculista e “ogra”!
O seu cartório pode estar correndo esses riscos!
Preste atenção aos sinais de reclamações, as andanças internas, as expressões faciais e corporais. Não permita que os Monstros, fantasmas e vilões se apossem da sua rotina e controlem o seu cartório!
E se precisar de ajuda, conte com o Inspire Qualidade e proteja seu cartório dos assombrações da má Qualidade!
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Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.
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Alguns motivos para você investir em um Programa de Qualidade
Implantar um Programa de Qualidade pode ser simples, rápido e focado em resultados em curto prazo. Isso vai depender da competência dos profissionais selecionados e/ou contratados para auxiliar seu negócio no planejamento e execução das atividades necessárias para implantar as Boas Práticas mundiais pautadas na Qualidade.
Atualmente, possuir um Programa de Qualidade devidamente implantando e mantido dentro das organizações é de grande importância para a sustentabilidade do negócio, por conta dos inúmeros benefícios que a Qualidade entrega como redução de desperdícios, melhoria na satisfação do cliente, na competência dos colaboradores, na produtividade, na eficiência dos processos entre muitas outras benfeitorias empresariais. Já a melhoria contínua é um dos maiores desafios das organizações para conquistar a Excelência da Qualidade.
Portanto, esse artigo contribuirá com cinco motivos para você investir em um Programa da Qualidade ainda esse ano:
- Você descobre o que os clientes desejam e fica mais simples produzir o que eles precisam.
O Programa da Qualidade tem foco na satisfação do cliente e todas as atividades são para alinhar desejo de acordo com as práticas de oferta da organização. Focar na entrega no tipo de produto ou serviço ao cliente, faz com que a empresa permaneça competitiva e assertiva ao iniciar um Plano Estratégico de expansão no mercado.
- A gestão participativa integra e dá autonomia aos colaboradores para melhorias e tomadas de decisões assertivas.
Apesar de um princípio antigo da Qualidade, a gestão participativa é um diferencial ao negócio por estabelecer autonomia e integração dos colaboradores em todos os processos organizacionais, orientando e acompanhando seus resultados e tomando decisões assertivas baseadas em dados e fatos.
- Os processos são analisados e organizados visando a máxima eficácia e eficiência da produtividade.
Ferramentas para mapear e organizar os processos são utilizadas para refletir a realidade empresarial, com foco na análise e melhoria dos mesmos. Um processo bem gerido, consegue atingir suas metas e objetivos prezando sempre pela economia dos recursos, trazendo ganhos na produtividade e na Qualidade dos produtos e serviços entregues.
- O foco é na redução de desperdícios, erros e retrabalhos para ampliar os ganhos da lucratividade
O Programa da Qualidade estabelece ferramentas e diretrizes para reduzir desperdícios, erros e retrabalhos como forma de reduzir as despesas a sua possibilidade máxima, para garantir recursos de investimento de melhoria, aperfeiçoamento e inovações necessárias para aumentar sua lucratividade e garantir a sustentabilidade do negócio no mercado.
- Dar publicidade e transparência nas ações internas e sociais, demonstrando à sociedade o compromisso com a Qualidade.
Boas práticas devem ser disseminadas e publicadas como forma de inspiração a outros empreendedores e negócios. Realizar práticas motivação e qualidade de vida e incentivar a equipe a realizar trabalhos sociais é um diferencial no mercado. A transparência e disponibilidade das informações para melhor atender o cliente devem ser levadas em consideração pelos negócios, por ser uma tendência nos propósitos do Compliance Empresarial. Quanto mais o negócio prezar pelo compromisso com a Qualidade e realizar divulgação de suas boas práticas ao mercado e a sociedade que está inserido, maior será sua capacidade de expansão e maturidade no mercado que atua.
Brindar todo o Programa da Qualidade com a participação de toda a equipe em Premiações e Certificações no mercado, celebra o maior resultado de todos: a persistência e constância de propósitos determinados nas filosofias iniciais do Programa, sendo um ciclo constante e interminável na rotina do negócio que respira e transpira Qualidade!
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
Atendimento de segunda a sexta das 9h às 20h.
