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Consultoria para Cartório, eis a questão!

Ouça esse artigo na íntegra

Final de ano é tempo de análise e reflexão. Não é diferente para os negócios e tampouco para os Cartórios que possuem uma mentalidade diferenciada de Gestão. É tempo de verificar se o que foi planejado foi realizado; é tempo de traçar novas metas e ações para o ano; é tempo de capacitações diferenciadas; é tempo de retiro espiritual e mental; é tempo de agradecer; e acima de tudo é tempo de decidir, de escolher o que deseja para o próximo ano.

Talvez você nesse momento, esteja em dúvida de iniciar ou continuar o Programa de Qualidade em 2020 com uma consultoria profissional. Acredito que no final de artigo, você possa sair com uma resposta e uma solução para essa dúvida.

Eu fiz um fluxograma simples para poder lhe ajudar nessa reflexão:

É importante perceber se sua equipe realmente mantém a competência necessária para conduzir um Programa da Qualidade de acordo com os objetivos propostos para seu Cartório, se possui conhecimento e capacitações na área, habilidades e experiências necessárias para executar ações de acordo com sua motivação para 2020.

É importante frisar que, as atividades desenvolvidas para Programa de Qualidade devem ser desenvolvidas por um Administrador, de acordo com a resolução 122/02 do CFA. Se possui um administrador na equipe, muito provável que desempenhará um resultado pautado nas Boas Práticas de Gestão, com muitas vantagens internamente em seu Cartório.

Caso não tenha, é importante pensar na contratação de um profissional liberal, autônomo ou uma consultoria especializada para ajudá-lo na Gestão do Cartório no próximo ano.

Agende uma conversa com vários profissionais habilitados no mercado de consultoria para Cartório, deixando claro seus problemas e/ou objetivos a serem alcançados durante 2020. Uma decisão assim, deve ser pautada em confiança, competência e segurança perante ao profissional que deseja contratar. Leve em consideração algumas precauções:

  • Coloque o nome do profissional no Google “entre aspas”, pesquise sobre ele e verifique o que aparece.
  • Qual a especialidade desse profissional? É de acordo com a sua necessidade?
  • Esta pessoa possui certificações e/ou formações adequadas?
  • Esta pessoa cursou ensino superior, cursos de especialização e/ou pós-graduação? Mantém ações de educação contínua? É bem informado?
  • Possui experiência em Gestão? Já trabalhou com implantação de Programas de Qualidade? Tem experiência em Gestão de Cartórios?
  • Possui licença e/ou uma empresa aberta regularizada com CNPJ habilitado para consultoria/assessoria empresarial?
  • Tem um site profissional com informações pertinentes para uma tomada de decisão?
  • Já escreveu artigos, livros ou já participou de entrevistas em meios de comunicação?
  • Há referências, parcerias ou depoimentos de clientes satisfeitos?
  • Solicite uma proposta de trabalho e verifique se os resultados previstos estão de acordo com a sua necessidade atual.

Pondere na seleção!

Nem sempre o mais barato lhe fornecera a melhor solução; assim como o mais caro.

Leve em consideração os requisitos da “CHAVE” do Sucesso: Conhecimento, Habilidade, Atitudes, Valores e Entorno:

  • Será que todo o conhecimento que ele adquiriu até agora é relevante para o sucesso da proposta de trabalho a ser desenvolvido?
  • Suas experiências, referências de trabalho e depoimentos são relevantes para o nível de desafio perante a sua equipe?
  • Os valores seguidos por esse profissional são de acordo com os seus?
  • A mentalidade e comportamento desse profissional mantém uma visão ampla do entorno da classe gerando valor e uma real sustentabilidade a todos?

Realmente não é fácil chegar a um conclusão rápida e prática quando o assunto é “Consultoria de Qualidade para o Cartório”.

Talvez a mais difícil dela é a decisão que você precisa tomar sobre o seu MODELO de Mentalidade de QUALIDADE: como você quer prosseguir suas ações deste ponto em diante?

Existe uma diferença na construção de produtos, serviços, equipe, estrutura, investimentos e uma série de outros pontos para tomar a decisão para implantar ou manter o Programa de Qualidade em seu Cartório. O que eu vou te explicar agora é exatamente a grande divisão que está acontecendo no mundo da QUALIDADE.

Quanto antes você tomar essa decisão, mais seguro você estará. Essa não é uma decisão final. Mas você precisa tomar essa decisão pelo menos para seguir um planejamento nos próximos três meses.

O que você deseja encontrar após a implantação do Programa de Qualidade em seu Cartório? Em qualquer resposta, você terá um certificado de reconhecimento certamente. A diferença será na Mudança e nos Resultados obtidos que você deseja obter além do certificado.

Esse ano tenho muito a agradecer. Em especial aos clientes que tem me confiado o compromisso de aperfeiçoarmos a cada ano e de colocar minhas sugestões em prática e ter colhido resultados que talvez nem eu, imaginei que poderiam colher.

Eu confesso que estou esgotada! E isso é o melhor sentimento que eu posso ter. É sinal que eu ofereci tudo o que você de fato precisava e estou preparada para aprender e repassar novas formas de você atingir melhorias. Outros não aproveitaram essa oportunidade para serem melhores e está tudo bem! Cada um tem seu tempo para germinar! Em algum momento, mais cedo ou mais tarde, o bichinho da qualidade pode picá-los. Assim despertarão.

Eu sei que você já está esperando ansioso para que chegue logo 2020 e conquistar novos resultados porque eu faço de tudo para ser sob medida para o meu grupo de Clientes.

Lembre-se: Qualidade não significa “perfeição”. Qualidade significa simplicidade para que você consiga ter resultados.

É por isso que é tão importante que você consiga criar esses resultados com velocidade e organização. No futuro, os consultores de maior destaque, serão aqueles que sabem criar novos resultados com velocidade e qualidade.

Os meus melhores clientes com os melhores resultados, vieram do meu programa de consultoria e mentoria premium para a qualidade. Talvez você diga: “Thais, mas lá você entrega mais”. Talvez. Mas, eu acredito que é por que quando a pessoa quer algo individual, ela presta mais atenção. Ela PRECISA do resultado. Ela QUER fazer acontecer.

Somente com um especialista você consegue fazer isso.  Mais uma vez, por favor, não tome isso como uma verdade absoluta, isso é apenas um gosto pessoal.

De qualquer forma eu sempre recomendo que você comece o seu Programa da QUALIDADE IMEDIATAMENTE, siga o passo a passo que eu apresentei e você terá resultados. Primeiro de impacto na Mentalidade, segundo na velocidade de resultados.

Quando os problemas começarem a aparecer, talvez, seja o momento de criar uma nova versão, uma nova forma de fazer as coisas, um serviço complementar ou  mudar a sua abordagem, até mesmo a consultoria. É preciso analisar caso a caso. Não existe uma regra absoluta. É por isso que eu recomendo tanto que você analise e busque por conselhos, orientação e mentoria.

Por favor, não arrisque o seu tempo e dinheiro suado, sem antes saber exatamente o que você está fazendo. Eu sempre recomendo para os Titulares que me procuram com dinheiro para investir em certificação o seguinte: comece usando esse dinheiro para aprender essas coisas e pague por ORIENTAÇÃO e RESULTADO, antes de começar a investir em um Programa de Qualidade sem visão ou planejamento de Gestão. É o que eu sempre recomendo, pois é o que eu continuo fazendo até hoje. O melhor investimento, na minha opinião, é em conhecimento + orientação. Um está totalmente ligado ao outro e sem dúvida isso faz toda a diferença.

É por isso que você precisa ver o profissional que deseja contratar para lhe ajudar no Programa de Qualidade como um parceiro. Principalmente aquele(a) que tiver um grande número de problemas. Ele irá fazer todo o trabalho duro para você.

Por isso eu recomendo que você faça o planejamento de uma melhoria e investimento gradual, ou seja, com o passar dos anos, você vai aumentando a sua qualidade.

Eu já estou nesse mercado há mais de 15 anos e já vi muitas pessoas que tinham milhares de certificados em “qualidade”, simplesmente desaparecer. Por quê? Os clientes eram atendidos, o mau atendimento e desdenho continuavam, a acessibilidade com superiores era burocrática ou não existia, suas reclamações eram ignoradas, não faziam nada, não eram acompanhados. Sumiam. Deixavam de comprar.

A tecnologia robótica está aí. Penso eu que, se não fizeram nada, O CARTÓRIO CONTINUARÁ, MAS VOCÊ SUMIRÁ! Tudo por causa que você não cuida do essencial: da sua visão de Gestão e das pessoas! Os clientes precisam entender que você é importante e relevante para a vida deles!

Por isso a minha recomendação para você é: Comece olhando para o seu Cliente que já tem MUITA consciência do problema e tem PRESSA por resultados. Se você começar a pensar seriamente sobre isso, você vai ver que tudo faz sentido. Eu te garanto!

Eu poderia citar inúmeros exemplos de momentos que eu fiz isso ou orientei alguns titulares que mudaram sua forma de ver e fazer a sua Gestão. Mas eu não farei isso para não estender ainda mais esse artigo. Se você quiser saber um pouco mais, visita a minha página de relatos de case de sucesso e conhecerá um pouco de algumas pequenas mudanças dentro dos Cartórios que já ajudei.

O seu Cartório é o SEU Cartório. O seu cliente é o SEU cliente. Não adianta você imitar cegamente o que eu fiz ou o que outro Cartório fez e deu certo. Não é por que funcionou para um que irá funcionar para você. Cuidado com isso!

GESTÃO NUNCA FOI CIÊNCIA EXATA!

É preciso analisar INDIVIDUALMENTE. Por favor, não cometa o erro de tentar fazer algo por que alguém fez “e deu muito certo”. Bobagem. Como nossas mães falavam quando éramos crianças: você não é todo mundo! Essa foi a última lição, mas talvez, seja o primeiro passo de uma longa jornada que teremos juntos.

Quem sabe?!!

Quero agradecer publicamente aos meus clientes, pela confiança, carinho e transparência com nossa parceria. Meu muito obrigada por me fazer parte da história de vocês, desse pioneirismo consagrado de um Estado que os colegas não esperavam tanta Mentalidade Rica de QUALIDADE e que é tão bem disseminada e respeitada em todo o Brasil.

Agradeço a Deus que tem proporcionado momentos e pessoas incríveis no meu caminho que contribuíram e fizeram eu ser a pessoa que sou hoje e que me ajudam a me tornar a pessoa que desejo ser no futuro! Novos desafios surgirão em 2020 e estou ansiosa por isso!

Ufa! Então é isso. Espero que esse artigo tenha te ajudado. Te encontro no Grupo de Clientes do INSPIRE QUALIDADE em 2020!

******

O Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. 
 Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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