Gestão de Cartório

Como anda a Gestão do Acervo Extrajudicial em seu Cartório?

Tenho realizado diversos apontamentos críticos na Gestão do Acervo/Arquivo em minhas visitas realizadas em Cartórios de diversos portes.

Acredito que após a leitura deste pequeno artigo, você possa refletir e analisar os pontos falhos em sua Serventia e já providenciar medidas corretivas para a adequação para a conservação, preservação e restauração de seu Acervo Extrajudicial.

Os Arquivos são repositórios de informação e têm como objetivo central garantir o acesso à informação. Assim, é inerente à função arquivística a manutenção preventiva dos acervos e a orientação para que, em casos de emergência, seja possível garantir a integridade da documentação mantida sob a sua guarda.

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, conservação é a promoção da preservação e da restauração de documentos. Preservação, por sua vez, é a prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado controle ambiental e tratamento físico ou químico, contribuindo para a manutenção da integridade dos materiais. Por fim, restauração é o conjunto de procedimentos para recuperação e reforço de documentos já deteriorados e danificados. É, portanto, a intervenção humana direta que tem por objetivo restituir o aspecto original de um objeto danificado do acervo.

A proteção dos dados e a segurança das informações são determinadas em legislações específicas. A própria ISO9001:2015 determina o requisito 8.5.3 sobre Preservação da Propriedade do Cliente:

  • identificar esta mesma propriedade;
  • Determinar a existência de requisitos do cliente, fornecedor, partes interessadas ou legais aplicáveis;
  • Verificar o seu estado e adequação para o uso pretendido;
  • Assegurar práticas para sua proteção e salvaguardar, para que não se danifique ou deteriore e para que seja usada ou incorporada no fim pretendido.

Quando a propriedade do cliente se danifica, se perde ou é inadequada para utilização, é requerido que a organização comunique a ocorrência ao seu dono e que mantenha registros da ocorrência.

Seguindo o pensamento baseado em risco, é importante que o Cartório determine os riscos e as potenciais consequências que deles podem advir por utilizar ou controlar a propriedade do cliente.

Pode ser importante tomar ações para prevenir ou mitigar esses riscos, como sejam a definição de disposições contratuais que regulem as responsabilidades e deveres entre as partes, a cobertura por seguros de responsabilidade, a definição de processos adequados para o controle e tratamento da propriedade do cliente, entre outros.

Devido a esses pontos críticos e análise de riscos, apresento algumas orientações e sugestões para prevenção e mitigação de danos encontrados nos Arquivos da Serventia:

  1. Separe o tipo de informação contida no arquivo corrente (utilizado para consultas frequentes), arquivo intermediário (fora de tramitação e com prazo determinado para guarda) e arquivo permanente (documentos para guarda definitiva);
  2. Crie uma Tabela de Temporariedade, mantendo documentos de acordo com a legislação aplicável em âmbito federal, estadual e municipal;
  3. Manter todo o acervo documental identificado e inventariado;
  4. Crie um Procedimento Interno de Rotina para a conservação, preservação e restauração do Arquivo no Cartório.

Atenção a orientação para retenção e manuseio dos documentos:

  1. Documentos e Registros de valor permanente devem ser produzidos em papéis alcalinos, as presilhas ou bailarinas sejam de plástico ou metal não oxidável e evite grampear, utilizar fitas adesivas, clipes e colar documentos. Orienta-se também arquivar em pastas suspensas ou em caixas plásticas;
  2. Os documentos em grandes formatos, como mapas, plantas baixas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados sobre tubos confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas;
  3. Mídias magnéticas, a exemplo de fitas de vídeo, áudio e mídia de computador e armazenados em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestético, para evitar danos;
  4. Os documentos textuais devem ser acondicionados em caixas de arquivo, envelopes ou pastas;
  5. Manter sempre as mãos limpas e nunca umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro tipo de líquido para virar as páginas de um processo;
  6. Utilizar luvas, guarda-pós e máscaras para manusear documentos.

A sujeira é o fator que mais afeta os documentos. A sujidade não é inócua e, quando encontra fatores ambientais inadequadas, provoca destruição de todos os suportes num acervo. Portanto a higienização das coleções devem ser um hábito de rotina na manutenção de acervos. Seguem algumas orientações sobre higienização do Acervo:

  1. Utilizar aspirador de pó (comum ou com filtro d’água). Na impossibilidade de usar o aspirador, usar uma vassoura ou rodo com um pano levemente umedecido;
  2. Passar um pano macio levemente embebido numa solução de água e antibacteriano (5 partes de água e 1 parte de antibacteriano);
  3. Evitar o uso da vassoura, pois ela faz com que a poeira se desloque para as estantes e documentos;
  4. Os panos utilizados devem conter o mínimo de água possível;
  5. Evitar o uso de espanador, pois ele faz com que a poeira se desloque para as demais estantes e documentos.

Algumas especificações ambientais importantes:

  1. As paredes externas dos depósitos devem ser espessas para retardar a passagem do calor e os revestimentos internos devem ser de cores claras por sua capacidade de proporcionar isolamento contra calor e umidade;
  2. Recomenda-se pisos com revestimentos laváveis, do tipo industrial ou cerâmico, como forma de prevenir o acúmulo de poeira;
  3. Na cobertura ou telhado dos depósitos, aconselha-se os tratamentos de impermeabilização e isolamento térmico;
  4. O layout de distribuição das estantes deve levar em consideração o projeto de ventilação, iluminação e de extinção de incêndio;
  5. Recomenda-se que o mobiliário seja de aço ou de madeira tratada contra insetos e fogo;
  6. As mesas dos pesquisadores devem ser mais largas do que o usual, tendo em vista a diversidade de formatos e tamanho dos documentos;
  7. Reduzir a incidência direta de luz solar por meio de filtros, persianas ou cortinas;
  8. Reduza a radiação emitida por lâmpadas fluorescentes, aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;
  9. Todo o mobiliário metálico deve ser fabricado com chapas de aço carbono fosfatizado, com pintura eletrostática;
  10. Manter a temperatura local em média de 20º C;
  11. Deve contar com um sistema de detecção automática e extintores manuais, à base de água, CO2 (dióxido de carbono) ou pó químico;
  12. Instalar luzes de emergência em todas as instalações do Acervo;

Atenção: As salas equipadas com copiadoras e impressoras eletrostáticas devem ficar isoladas das áreas de arquivo, pois liberam vapores de ozônio, que são prejudiciais aos documentos.

O monitoramento ambiental do Acervo deve ser frequente com vistas a evitar situações incontroláveis, como as infestações por insetos, a contaminação por microrganismos, as contaminações químicas e os efeitos do calor e da umidade e devidamente apontados no PPRA pelo técnico de trabalho.

Algumas regras básicas para monitoramento do Acervo do Cartório:

  1. Evitar a presença de água causada por infiltrações, inundações, baldes com água do serviço de limpeza ou qualquer outra situação semelhante;
  2. Manter as áreas de armazenamento do acervo – depósitos, estantes e invólucros externos – sempre higienizados, livres de poeira;
  3. A limpeza das áreas de armazenamento do acervo deve ser realizada com produtos que evaporem rapidamente, preferencialmente, o álcool etílico a 70%, que auxilia no controle das contaminações por microrganismos;
  4. Manter janelas e portas fechadas nas áreas de armazenamento do acervo;
  5. Evitar circulação de pessoas nas áreas de armazenamento do acervo, bem como a execução de atividades prolongadas nessas áreas;
  6. Evitar as mudanças constantes de documentos, caixas de documentos e estantes de lugar;
  7. Manter fechados ralos e aberturas de paredes e pisos fechados; evitar deixar lixo no ambiente de arquivo no período noturno e levar alimentos para os ambientes que contém documentos para evitar infestação de pragas e insetos. Colocar telas protetoras contra insetos nas janelas situadas em local com muita vegetação. Ainda aqui, é importante realizar dedetização periódica na área com empresa especializada.
  8. Preparar um plano de emergência contendo um programa de manutenção do edifício, um plano de metas concretas e cronograma de prioridades para a eliminação de riscos, um plano de salvamento e segurança humanos e um plano de salvamento de acervos.

Infelizmente a Gestão do Acervo/Arquivo nas Serventias não tem sido priorizada e ainda faltam muitos pontos de controle e monitoramento eficazes para a sua real manutenção e integridade das informações. Negligencia essa ocorrida por falta de conhecimento, falta de conscientização da importância real do Acervo, análise dos riscos, análise adequada do técnico de trabalho ao realizar o PPRA, análise de auditores da Qualidade e da Corregedoria, entre outros.

O Arquivo é uma área “viva” e não “morto”, como as pessoas se referem ao nomear esse área dentro das organizações de modo geral.

Espero que este artigo tenha contribuído para um olhar mais crítico e zeloso para seu Acervo Interno e que você possa incrementar essas dicas de orientações e sugestões na rotina de seu Cartório.

Agora você pode compartilhar as práticas adotadas em seu Cartório e me dizer se você gostou destas dicas. Estou ansiosa para sua contribuição para o meu trabalho.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Hipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching.   Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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Se você deseja melhorar ainda mais a Gestão e Qualidade em seu cartório, entre em contato com a especialista e verifique os requisitos que poderão ser implantados em sua serventia de acordo com a sua necessidade e porte e implante o Programa Inspire Qualidade.

Desde 2013 venho desenvolvendo a metodologia do PIQ (Programa Inspire Qualidade) para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade aos Cartórios. Mais de 130 cartórios  tem aplicado esta metodologia, tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos, inclusive destacando-os em prêmios e certificações na classe.

O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.

PARTE 2 – Como implantar a Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório

Neste artigo, vou lhe indicar algumas dicas fundamentais para implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório:

  1. Estabelecimento de objetivos – desdobre esses objetivos (sejam eles quantitativos, qualitativos ou ambos) em metas individuais e coletivas, envolvendo todos. Vale lembrar que esses objetivos precisam ser de fácil compreensão, a fim de evitar erros de interpretação e acelerar a conquista dos resultados.
  2. Definição de metas individuais – As metas individuais devem ser definidas e distribuídas de acordo com os limites de atuação, experiência e senioridade dos colaboradores. Devem ser arrojadas e atingíveis. É essencial ainda adotar métricas claras e indicadores inteligentes, que facilitem a supervisão dos trabalhos. A premiação individual pode fortalecer a autoconfiança e a automotivação, contribuindo assim para o desenvolvimento de outras competências — como a resiliência, a persuasão, a escuta ativa, a empatia e o poder de decisão.
  3. Fixação de metas coletivas – Ao mesmo tempo, as metas coletivas devem ser estabelecidas com a finalidade de integrar a equipe, estimular a colaboração e apoiar a complementariedade. Assim, o programa mantém o foco na melhoria dos resultados para a empresa. Também é importante frisar que todas as metas devem ser cumpridas dentro de determinado prazo, o que exige mais organização e disciplina, além da definição das prioridades e da correta identificação de urgências. A premiação coletiva reforça o engajamento, os relacionamentos produtivos e a cooperação.
  4. Determinação das recompensas – A escolha das recompensas deve estar suportada por pesquisas e avaliações que englobam o perfil dos colaboradores e suas experiências anteriores, bem como exemplos de outras empresas e cartórios, as melhores práticas do mercado, as tendências atuais e também a cultura e os valores corporativos. Nesse ponto, há muitas questões que precisam ser observadas envolvendo diretamente os profissionais: faixa etária, escolaridade, estado civil, idade dos filhos e média salarial, além de hábitos de consumo e lazer. Tais informações são indispensáveis para a elaboração de um portfólio de premiações realmente atrativo. Outro aspecto a ser analisado nessa etapa é a preferência por recompensas pontuais, como bônus, brindes e presentes, ou por novas experiências, como viagens de incentivo, que normalmente incluem hospedagem, passeios e ingressos para eventos culturais, gastronômicos ou esportivos. De fato, a segunda opção vem provando ser uma ótima maneira de valorizar e contemplar os profissionais, porque além de dispensar os encargos trabalhistas, promove diversão e entretenimento. E essa iniciativa se torna ainda mais efetiva quando envolve a família, pois garante o fortalecimento do vínculo do colaborador com a empresa, já que a viagem passa a ser não só uma confirmação do reconhecimento pelo talento e pela dedicação do funcionário, mas uma memória extremamente positiva.
  5. Comunicação clara e objetiva – é preciso avaliar a eficácia dos canais internos, para que as orientações e os direcionamentos sejam compreendidos com clareza. Esse sistema deve contar com soluções tecnológicas, como aplicativos, chats, redes sociais corporativas e e-mails, além de reuniões periódicas com o time. Até mesmo o tradicional mural de avisos pode ser útil. Então guarde: todos os meios devem contribuir para a propagação e a disseminação do programa.
  6. Mensuração sazonal dos resultados – é preciso analisar constantemente os resultados dos colaboradores, de modo a verificar o impacto das recompensas em seu desempenho. Nesse ponto, é importante compreender que ajustes podem ser feitos tanto na definição das metas como também nas próprias premiações, sempre com a finalidade de manter a credibilidade e a coerência das ações e decisões.  Internamente, é essencial monitorar o ambiente de trabalho, a atuação dos líderes, a prática do feedback, a capacitação dos colaboradores e a eficiência da comunicação de forma geral. Externamente, é primordial observar as questões econômicas que interferem no comportamento dos consumidores, como o desemprego, a restrição ao crédito, a variação do câmbio, a inflação e as novas abordagens dos concorrentes. Todos esses dados devem retroalimentar o planejamento original, de forma a embasar as mudanças e correções necessárias.
  7. Plano de Remuneração – Revisar regularmente a remuneração e bonificação de acordo com o mercado e o desempenho do colaborador. Evite os altos custos do Turnover com uma equipe remunerada de acordo com o mercado. Separe as discussões de performance e remuneração. O desempenho deve ser um assunto do cotidiano e sem barreiras formais para ser discutido. Nem sempre será possível realizar ajustes de remuneração, mas isso não impede que seu cartório trabalhe o desempenho de todos.
  8. Planos de Carreira personalizados – Crie planos de carreira personalizados para cada colaborador. Encoraje a divulgação e busca de oportunidades internas. As oportunidades internas são umas das melhores formas de manter seus talentos motivados.

Bom, esta é a segunda parte do artigo “Por que é importante investir na equipe do Cartório?” você pode ler novamente o primeiro artigo: “Como implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”. Na próxima semana, sairá a última parte deste artigo com o tema “Sugestões de premiações para Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”.  

Agora que você já sabe como usar o reconhecimento e recompensas para aumentar o engajamento, não esqueça de se inscrever na nossa lista de e-mails para ser notificado da continuação destas dicas.

Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.

O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Desenvolvimento Comportamental. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

PARTE 1 – Por que é importante investir na equipe do Cartório?

Resultado de imagem para invista em sua equipe

Ainda existe uma grande resistência dos Titulares em desenvolver programas de Incentivo, Reconhecimento e Recompensas para seus colaboradores, ou porque não acreditam nas melhorias, ou porque já investiram e não acertaram em seus resultados ou porque não souberam aplicar a ferramenta corretamente na Gestão do Cartório.

Por este motivo, me motivei a escrever este artigo para poder ajudar a você a implantar ferramentas que possibilitem maiores resultados e melhores performances na equipe do seu Cartório, alinhados a condição de ganha-ganha e criar uma Gestão de Cartório com propósito e resultados.

É surpreendente os dados apontados por pesquisas profissionais e que você deve saber:

  • 20% de profissionais são infelizes no trabalho;
  • 58% dos colaboradores acham que reconhecimento é a melhor maneira de aumentar o engajamento;
  • As pessoas da geração Millennial requerem reconhecimento imediato por suas conquistas;
  • 69% dos empregados trabalhariam mais se sentissem que seus esforços estão sendo apreciados;
  • Apenas 14% das organizações oferecem as ferramentas necessárias para reconhecimento e recompensa a seus gestores;
  • Empresas com programa de reconhecimento de colaboradores eficazes em aumentar o engajamento têm 31% menos demissões voluntárias;
  • 87% dos programas de reconhecimento focam em tempo de empresa;
  • 50% dos empregados acreditam que receber agradecimento de seus gestores melhora o relacionamento e constrói confiança com seus superiores.

Ainda sobre experiência com o Programa de Incentivo, é importante ressaltar os seguintes itens:

  • O dinheiro pode motivar temporariamente, mas não por longos períodos de tempo. Os colaboradores podem ser altamente motivados dois dias depois de receber um aumento, mas após sete semanas eles estão já se perguntando quando receberão seu próximo aumento.
  • Uma vez ultrapassado um determinado limiar financeiro, o dinheiro sai da mesa e os colaboradores são motivados por outras coisas.
  • As duas principais razões pelas quais os colaboradores vão para novos empregos são para um melhor salário e oportunidade de desenvolvimento de carreira.
  • Compensação possui significados diferentes para cada pessoa. Um funcionário pode ser motivado por um aumento salarial, enquanto outro pode estar mais interessado em opções de ações (stock options), férias extras. Organizações inteligentes consideram todas essas preferências dos empregados durante a compensação.
  • Escreva sobre o reconhecimento: o que a pessoa fez, porque foi tão importante e as ações que surtiram efeito positivo na organização. Ofereça o reconhecimento escrito à pessoa ou a seu gestor, dependendo da estrutura da empresa. Assim, garanta que isso esteja nos arquivos do funcionário, para que sua contribuição não se perca.
  • Acompanhe a nota com um presente: placas gravadas, certificados, vale-presentes ou qualquer coisa que represente o estilo da companhia e reforce a importância do bom trabalho e sirva de lembrança sobre aquilo.
  • Apresente o reconhecimento em público: fale sobre o trabalho reconhecido durante uma reunião, ou por e-mail. Isso é importante para que toda a equipe saiba qual tipo de trabalho é valorizado pela empresa e que quem se esforça recebe o reconhecimento devido.
  • Reconhecimento do colaborador deveria focar em suas contribuições e esforços. Se fizeram um bom trabalho, avise-os na hora. Não é porque uma pessoa está lá sabe-se quanto tempo no cartório, independentemente do que trouxe de resultado, que ela merece reconhecimento.
  • Se você esperar uma semana ou duas para reconhecer a conquista, seu colaborador pode já ter esquecido o que fez. Tempo é essencial quando se trata de demonstrar gratidão. Elogie o desempenho na hora do feito, em vez de mais tarde, pois essa pequena massagem no ego fará maravilhas pelo trabalho futuro daquele funcionário.

As campanhas de incentivo têm impacto direto sobre a motivação dos colaboradores, influenciando inclusive as práticas para atração e retenção de talentos. Aliás, um programa bem desenvolvido pode ser determinante para a contratação de novos profissionais, bem como para a manutenção das equipes de alto desempenho — mesmo diante do assédio do mercado. Com a campanha de incentivo possibilitando a conquista de prêmios especiais por meio da própria dedicação e competência dos colaboradores, é possível se destacar e, consequentemente, conquistar novas oportunidades de ascensão dentro da empresa.

O reconhecimento é outro pilar da campanha de incentivo, já que por meio dessas ações é possível identificar e prestigiar os profissionais mais comprometidos. De fato, esse sistema evidencia as qualidades e o potencial de cada membro da equipe, contribuindo também para a elaboração do plano de sucessão corporativo.

As recompensas complementam o tripé, reforçando os 2 outros itens (motivação e reconhecimento) por meio da retribuição pelo empenho e entusiasmo dos colaboradores. Assim é possível estabelecer uma relação de ganhos baseada na meritocracia, na transparência e na imparcialidade.

Bom, esta é a primeira parte da série de artigos “Por que é importante investir na equipe do Cartório?” e contará com mais duas partes: “Como implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório” e “Sugestões de premiações para Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”.  Agendadas para as próximas semanas!

Agora que você consegue perceber a importância de investir na equipe do seu Cartório, deixe seu comentário e contribua com a minha motivação para contribuir ainda mais para ajudá-lo em suas necessidades da Gestão do Cartório.

Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.

O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Desenvolvimento Comportamental. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Game of Thrones e Programa da Qualidade: As 10 estratégias que a série me ensinou

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Criada por George R.R Martin, Game of Thrones foi um seriado exibido nas telas pela HBO, a história medieval foi uma das mais caras da televisão, que não tem dó e nem piedade de eliminar alguns dos personagens favoritos dos espectadores.

A justificativa para o sucesso é que, para conquistar os fãs, a série foi recheada de elementos como as disputas por poder, a fantasia, a ação, as matanças, as cenas mais quentes, entre outros atrativos.

Final feliz é algo utópico: os mocinhos sempre se dão mal com tanta injustiça, episódio após episódio. Algo único, nunca visto em televisão. Quebra de padrão total.

Existem muitas lições e ensinamentos aprendidos com esta série incrível no meio de tanto orgulho, preconceito, injustiça e justiça – mesmo que em poucas doses – personagens únicos e histórias tão ricas, capaz de transcender o espetáculo artístico e nos ensinar bastante sobre diferentes temas. Um dos destaques é a liderança dentro dos Sete Reinos. Afinal, todo mundo quer sentar no cobiçado Trono de Ferro, não é?

Por isso, eu enumerei as oito estratégias que esta série me ensinou e que muito provavelmente irá te provocar a uma reflexão profunda perante ao pensamento sistêmico empresarial. Siga a leitura atento a todos os itens.

1. Mantenha o foco em seus propósitos – Como visto em quase todas as temporadas, algumas atitudes e decisões podem te custar a sua cabeça! Perder a razão e ceder ao ego ou a decisões tomadas por impulso, sem uma análise de dados certeira, pode te custar seu cartório! Mantenha-se atento e racional às demandas da Qualidade. O mundo da Qualidade pode ser bem caótico, com novas informações e ferramentas brotando de todos os cantos do mundo, e se você não prestar atenção pode perder grandes oportunidades. Não deixe que essa situação interfira em sua estratégia: mantenha-se organizado e faça o que você sabe que funciona. Faça como Margaery Tyrell: não deixe que nada te atrapalhe a conquistar seu reino. Saiba como lidar com os problemas e adversidades e não se desvie de seu principal propósito.

2. Forme Boas Parcerias – sem as parcerias certas, você pode morrer e perder todo o poder que um dia sonhou ter. É impossível sobreviver sozinho no meio dos seus problemas, sem boas alianças de confiança! Faça parceiros, crie um bom engajamento com os usuários/clientes, tenha clientes fiéis que sempre olharão para seu Cartório com confiança. Abuse dessa estratégia e use ela a seu favor: participe dos treinamentos dos parceiros e consultorias especializadas em Qualidade, invista em profissionais para orientação e acompanhamento de seus resultados de forma imparcial e assertiva, crie um bom relacionamento e projetos sociais com órgãos públicos, use o Programa Cartório Amigo para colaboração na produção de materiais ricos como folders, e-books, whitepapers e infográficos, por exemplo. Dessa maneira, você sempre terá uma boa base de fãs, clientes e parceiros prontos para alavancar e ajudar seu Cartório a crescer e a evoluir sempre!

3. Construa um bom exército – Ter um exército de pessoas capazes e com diversos talentos é essencial para sobreviver na Guerra dos Tronos. E no Programa de Qualidade também. É importante qualificar sua equipe, dar autonomia e confiar. Direcione objetivos individuais e coletivos, estruture uma boa equipe com foco em novos conhecimentos e aprendizados e acima de tudo, busque sempre conseguir os melhores resultados para atender todas as demandas necessárias do seu Cartório! Assim como Daenerys, saiba sempre como descobrir as fraquezas e pontos altos de sua equipe e explore isso em seu favor. A khaleesi criou em volta de si um time de seguidores prontos para fazerem tudo que for possível para que ela consiga sua coroa – e você também deve querer um time pronto para atender todas as demandas necessárias para o sucesso do seu negócio.

4. A união faz a força – Em uma das cenas, o rei Robert diz como o poder de um exército é a solução. Robert levanta um dedo em uma mão e cinco dedos na outra, e então pergunta para a rainha Cersei qual número é melhor. A rainha erra. Robert diz que o poder é fruto de uma união. Um time unido é mais poderoso do que indivíduos que trabalham por si só. Você deve escolher, ao longo da vida, pessoas que são apaixonadas pelo que fazem e que estão focadas no mesmo objetivo que você.

5. Mantenha-se informado e esteja preparado – Em Game of Thrones, grande parte do poder se concentra em dois personagens inusitados: Varys e Mindinho. Eles não possuem muito dinheiro ou uma família poderosa. A arma e fonte de seu poder é bem simples: informação. Sempre atentos com o que anda acontecendo nos 7 reinos, eles conseguem manipular o ambiente para que esse funcione da maneira que eles querem. Faça o mesmo em seu Programa de Qualidade. Esteja sempre conectado em novas formas de conhecimento e aprendizado, mantendo-se sempre atualizado. Mude sempre que necessário. Prepare sua equipe para solucionar crises e problemas internos e tenha metas prontas para o futuro. A excelência não é algo que acontece do dia para a noite: ela leva tempo e paciência. Planeje, planeje, planeje!

6. Expanda seu ponto de vista e saia da caixa – “Eu não vou parar a roda; eu vou quebrar a roda”, disse Daenerys Targaryen em um dos episódios da série. Ao analisar a fundo o significado dessas palavras é possível identificar quando mudanças são necessárias, especialmente quando os resultados esperados não são alcançados. Um profissional proativo, que busca destaque entre os demais, deve pensar “fora da caixa” e enxergar possíveis soluções até então não cogitadas, mas que têm potencial.

7. Crie um orçamento e gaste menos do que planejou – “Um Lannister sempre paga suas dívidas”. Se tem uma coisa que os Lannister nos ensinaram ao longo da série é que com dinheiro, vem poder. E que o gasto sem controles pode trazer consequências desastrosas para sua estratégia de guerra. Mas tenha calma: o Programa de Qualidade não tem que ser uma coisa cara ou exagerada. Descubra rápido quais métodos que você anda utilizando estão com problemas ou não trouxeram o benefício esperado. Descubra também, quais os pontos reais de melhorias de acordo com a visão do cliente. Planos motivacionais e de reconhecimento devem seguir essa mesma visão. Tenha um orçamento preparado e não desperdice tempo e dinheiro com estratégias que não tragam bons resultados. Crie documentos, tabelas e mantenha controle do que você anda gastando em sua estratégia.

8. A vida é dura e não é perfeita – Muitas séries tentam jogar para o público e contam histórias que terminam no “felizes para sempre”. Game of Thrones nunca foi sobre isso! Martin preocupa-se em contar uma história épica, instigante, mas, o mais importante, bem realista. E não me refiro a magia, dragões e caminhantes brancos. Quero falar de como o enredo se desenrola. Na série (assim como na vida real), você nunca sabe o que vai acontecer, e este sentimento você sente e se aflige com isso em GOT. Os personagens bonzinhos não têm garantias de que ganharão e os maus nem sempre terão uma morte lenta e dolorosa. Na Guerra dos Tronos ou você vence ou você morre. A série está repleta de reviravoltas e, se você cometer qualquer vacilo, vai pagar amargamente por isso. Game of Thrones é perfeitamente imprevisível, e embarcar na narrativa é renunciar a monotonia e previsibilidade da jornada do herói cheia de estereótipos e vivenciar uma história com pé no realismo.

9. Reputação e carater – Na série, a construção de uma reputação pode ser identificada em Jon Snow. Na opinião do empresário, as atitudes deste personagem, em especial seu desapego em relação ao poder, o transformam em um modelo de caráter a ser seguido até mesmo por seus inimigos. “Isso, transformado para o ambiente de trabalho, como liderança, ética e cumprimento de promessas, são atitudes positivas e são vistas como uma construção de respeito mútuo no ambiente de trabalho”, explica Araujo.

10. Faça cada momento valer a pena – Valar morghulis. Um fato da vida é que todos os homens devem morrer. Apesar de muitos considerarem a morte como um estranho distante. GOT mostra que a morte não difere ricos e pobres, nobres senhores a crianças inocentes, vilões e mocinhos. Cada um de nós é tão vulnerável à morte quanto o próximo e, eventualmente, virá para todos nós, seja por uma doença grave ou um acidente indo trabalhar. Pode ser amanhã ao acordar, ou aos noventa anos, de velhice. Se todos vamos morrer, enquanto estiver vivo, faça cada momento valer a pena. Faça o que você ama, passe tempo com seus entes queridos, seja grato e siga aquilo que acredita porque, como Martin mostra implacavelmente, qualquer momento pode ser o seu último da sua existência.

Bônus de aprendizagem

11. NUNCA SUBESTIME UMA MULHER

Durante toda a série podemos notar que as mulheres são muito mais fortes que homens – muitas intelectualmente e, vez ou outra, fisicamente.

Se livrando das amarras sociais

Por muito tempo, Sansa Stark foi o exemplo perfeito de como uma “boa garota” deve se comportar. Na constante tentativa de se encaixar em Westeros, a jovem se fazia refém das vontades e fantasias dos outros. Contudo, sua fragilidade e suscetibilidade foram razões para que ela sobrevivesse em um mundo cruel. Prometida em casamento três vezes para manter alianças e procriar, Sansa aturou diversos abusos e humilhações. 

Como uma forma de dizer basta ao passado submisso, ela assiste o abusivo marido Ramsay Bolton ser morto por lobos e se vira para comandar Winterfell, sua terra natal. Apesar de muito sofrimento, seu ponto alto é se fortalecer a ponto de adquirir um incrível conhecimento político e estratégico para se tornar uma boa líder e gestora como Lady de Winterfell.

Em busca do poder

Uma das personagens mais estrategistas da série, Cersei Lannister foi muitas vezes humilhada pelo pai, só pelo fato de ser mulher. Porém, a tirana não fraquejou diante disso e mesmo sabendo que jamais estaria na linha sucessória do trono, sempre se considerou capaz de herdar o poder do reinado.

A leoa não mediu esforços para vencer seus inimigos e mostrou que pode reinar em um lugar tanto quanto homens. Para tanto, tirou o próprio marido, Robert Baratheon, de seu caminho e passou a administrar o Pequeno Conselho. Mesmo eliminando, seus oponentes, a loira é também uma mãe que ama e quer proteger seus filhos a qualquer custo.

Decidindo seu lugar no mundo

O sonho de Brienne de Tarth sempre foi se tornar um cavaleiro. Habilidosa com a espada, ela era recriminada por seus trejeitos e feições pouco femininas. Apesar de não ser socialmente bem-vista como uma mulher guerreira, a competência de Brienne faz com que ela consiga uma posição no exército de Renly Baratheon.

Indo contra as expectativas sociais, Brienne embarca em várias aventuras e demonstra seu valor como guerreira, firme na crença de que deve ser honrada e cumprir suas promessas. Sem se preocupar com os outros acham certo, ela passa grande parte da sua história tentando proteger e lutando pelo bem comum.

Coragem e ambição a seu favor

Margaery Tyrell sabe usar sua personalidade e beleza como ninguém. Os homens se atraem fácil pelo seu sorriso tímido e doce. Ela é tida como uma mulher ambiciosa, poderosa e segura de si. A personagem já mostrou que não tem medo de pressão ou opressão e usa a sociedade patriarcal a seu favor.

Sem medo de arriscar, a jovem nunca desistiu de ser rainha e conseguiu o feito em seu terceiro casamento com o personagem Tommen. Apesar de não ter tido um final feliz, Margaery provou que soube jogar o jogo dos tronos com inteligência e coragem.

Temor dos homens

Conhecida como a sacerdotisa vermelha, Melisandre é temida pela maioria dos servos e não acredita em meio termo, apenas no bem ou no mal. A personagem gosta de mostrar que suas habilidades mágicas são maiores do que realmente são.

A manipulação é uma característica de destaque em sua personalidade para conseguir realizar seus desejos. Sempre com vestimentas vermelhas, a personagem tem visões proféticas saídas do fogo e uma posição militante contra as outras religiões de Westeros.

Tornando-se sua própria heroína

A trajetória de empoderamento da jovem Arya Stark começou já no primeiro episódio da série. Com temperamento forte, a garota já estava disposta a quebrar vários padrões para ser quem ela realmente é: uma poderosa guerreira.

Apesar de ser a personagem principal feminina mais jovem, ela foi capaz de sobreviver a situações extremamente hostis e brutais, cercada de preconceito. Ela mostrou que não precisa de nenhum homem para salvá-la, se tornando uma das pessoas mais espertas e versáteis da trama.

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Grande série. Grandes lições, ensinamentos e emoções. Mesmo que o final não foi o melhor desfecho, valeu a pena ter acompanhado esses anos todos! Cada episódio, um desafio, uma superação, tragédias e vitórias.

Para mim o grande ensinamento desta história sensacional de incrível foi: “Não se transforme naquilo que sempre lutou para derrotar”. Forte demais isso! Enquanto outra parte de mim filosofa: “o que é certo e o que é errado quando o tema é justiça?”

Não entendeu? Vale a pena assistir!

Recomendo a todos os líderes assistirem esse seriado para estudo e refinamento das ferramentas de liderança, gestão de pessoas, gerenciamento de processos, mudanças, propósito entre outros pontos da boa e velha Gestão.

E você, o que aprendeu com a Game of Thrones? Quais são as estratégias que você utiliza em seu Cartório? Compartilhe nos comentários!

Adaptado de RockContent, G1.

Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Gestão de Cartório: 05 principais dicas para implantar a Gestão no Cartório e participar do PQTA 2021

Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.

O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.

Quem participa ou já participou do PIQ, tem uma grande orientação técnica profissional para participar do PQTA e atingir uma boa colocação nesta premiação que vem crescendo a cada ano.

Muitos titulares e gestores da Qualidade nos Cartórios tem me procurado, preocupados com os altos investimentos que o PQTA exige para manter uma boa qualificação. Eu sempre dou a mesma resposta a todos: “mas você já quer participar e ganhar diamante na primeira vez sem uma mentoria técnica profissional?” Bom, a maioria deles se convenceram de fazer a lição zero primordial para ingressar nesta Jornada da Qualidade: fazer uma das Imersões do PIQ com o apoio da AnoregMT e IEPTBMT que ocorrem todos os anos.

Quando se entende os requisitos, compreende a simplicidade e flexibilidade de uma Boa Gestão para a Qualidade no Cartório, possui uma orientação profissional especializada nas rotinas da Gestão de Cartórios Extrajudiciais e mantém um acompanhamento focado na aplicação do passo a passo para garantir resultados, certamente você obterá uma boa qualificação do PQTA ou de qualquer outro prêmio ou norma internacional que deseja conquistar, de acordo com seu comprometimento e esforço.

Por isso, listei alguns itens essenciais para que você inicie hoje o foco de melhoria da Gestão no seu Cartório sem precisar obrigatoriamente de uma consultoria para o PQTA:

1. Envolva sua equipe – a primeira dica que é essencial para iniciar qualquer programa da Qualidade no Cartório é o envolvimento das pessoas. Cultivar um rito de abertura, realizar treinamentos e reuniões sobre os conceitos da Qualidade, qualificar e educar nos direcionamentos para melhorar o conceito e aplicação da Qualidade, gerar um ambiente para participarem em contribuir com a implantação do programa é a base primordial para a sustentação do que for iniciado internamente. Ah, lembre-se sempre de registrar tudo isso!

2. Mapeie seus pontos fortes e oportunidades de melhorias – escute sua equipe, crie uma mentalidade de mudança e desenvolva canais para ouvir elogios, reclamações e sugestões de todas as partes interessadas. Use pesquisas, reuniões e classifique os comentários com demais ideias geradas entre pontos fortes, problemas atuais, oportunidades e ameaças internas e externas, já realizando uma análise crítica sobre todos os itens gerados.

3. Planeje as mudanças e crie objetivos a serem atingidos – com o item anterior, você conseguirá criar um plano de ação estratégico para curto, médio e longo prazo, inserindo responsáveis e prazos para a execução das melhorias e mudanças em questão. Você pode segmentar as ações pelas temáticas: Clientes e Sociedade, Processos Internos, Crescimento e Aprendizagem e por último, Financeiro. Com isso é possível incluir objetivos para cada temática e responder as perguntas: Porque é importante desenvolver todas essas ações para essa temática? O que quero atingir?

4. Crie metas e indicadores para cada objetivo – pense em formas de verificar se esses objetivos foram cumpridos e atingidos, através dos indicadores. Se um objetivo seu é por exemplo melhorar a satisfação dos clientes e você tem várias ações a serem realizadas, como você saberá que a satisfação dos clientes foi melhorada com a execução de todas essas ações? Bom, através da aplicação de uma pesquisa cuja a meta do resultado seja uma satisfação maior que 90% entre todos os pesquisados eu sugiro. Assim, você conseguirá perceber os resultados de todos os esforços realizados para atingir esse objetivo.

5. Acompanhe os resultados e melhore sempre – crie uma rotina periódica de se reunir com sua equipe para acompanhar as ações, sua eficácia e certifique se necessita de alguma melhoria como recursos, materiais, informações, equipamentos, mudança de meta, enfim, o que for útil e necessário para o cumprimento dos objetivos. Escute sua equipe. Crie padrões, mas seja flexível sempre. Revise, reavalie sempre o que foi feito. Sempre há formas de simplificar e aperfeiçoar o que já foi estabelecido.

Esses itens são os requisitos básicos para desenvolver uma Gestão de Qualidade no Cartório sem precisar necessariamente de uma Consultoria para PQTA.

Você deve entender essa Mentalidade da Gestão e Qualidade para que possa te guiar a conquistar resultados internos e elevar a motivação e o reconhecimento interno em toda a sua equipe. É impossível falar sobre Qualidade sem falar sobre Pessoas e sobre a Cultura que rege seu cartório. Lembre-se: O Cartório é a cara do dono! Se você não está feliz com a sua realidade, reflita. Recomendo que inicie “para ontem” esse Programa de Qualidade.

Você pode a qualquer momento tomar a decisão de iniciar essas dicas em seu cartório para iniciar a Jornada da Qualidade e compartilhar com colegas seus resultados e práticas estabelecidas. Você pode decidir também de solicitar um apoio técnico profissional de um administrador qualificado no desenvolvimento de Programas de Qualidade, já que é uma área privativa a esta profissão e claro, os ganhos são rápidos e pragmáticos. Também pode solicitar visitas técnicas, mentoria a distância ou qualquer outro tipo de apoio para iniciar o seu programa agora. O importante é começar!

Utilize dos apoios oferecidos com o melhor custo-benefício do mercado pela AnoregMT e pelo IEPTBMT para que você atinja resultados significados com a qualidade. Vejo você na premiação do PQTA! Juntos somos mais fortes!

Gostou deste artigo? Me envie seu comentário para que eu possa desenvolver outros artigos com temas de acordo com a sua dificuldade na Gestão do Cartório.

Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Abre inscrições para Mentoria OnLine Expert em PQTA

O Expert em PQTA é uma mentoria Online de orientação e acompanhamento profissional para ajudar Cartórios a implantar os requisitos do PQTA.

Semanalmente, será realizado um encontro ao vivo para orientação da forma como implantar os requisitos e acompanhar as atividades que forem desenvolvidas durante o período.

As inscrições irão até o dia 30 de maio ou até o fechamento das vagas.

Serão disponibilizados apenas 10 vagas para essa Mentoria OnLine.

Inscreva-se em www.consultoriapqta.com.br/expertpqta ou pelo whatsapp (11) 97648-5776

Gestão para Cartório: Imersão da Qualidade é sucesso e impulsiona o PQTA

Nos últimos dias 13 e 14 de abril de 2019, conduzi a Imersão sobre Sistema de Gestão Básico para Cartório no Programa Inspire Qualidade, com parceria com a AnoregMT, o IEPTBMT e a EMNOR.

Foi um final de semana intenso com uma metodologia enxuta para ser aplicada nas rotinas práticas do Cartório e posteriormente com uma mentoria a distância para auxiliar os participantes a aplicar as práticas internamente.

No final do treinamento foi realizado a pesquisa de satisfação com quase 65% dos participantes. Os resultados a seguir foram bem positivos para o desenvolvimento e motivação geral dos participantes.

A pesquisa foi desenvolvida através do Customer Satisfaction Score (CSAT), uma das metodologias mais utilizadas para pesquisa de satisfação. Ela consiste em perguntar para o cliente como ele avalia a experiência com uma empresa/marca numa escala linear. Geralmente é usada para avaliar uma situação específica do cliente. Assim, o participante tem maiores chances de expressar seu nível de satisfação, aumentando-se o poder de discriminação entre os atributos.  

A escala pode ser construída a partir de atributos como números (de 1 a 3, 1 a 5 ou 1 a 10) ou, então, com palavras (Excelente, Muito Bom, Bom, Indiferente, Precisa Melhorar, Ruim, Péssimo).

Primeiramente foi medido o nível de conhecimento sobre “Qualidade”, já que 47% dos participantes nunca haviam participado de um Programa de Qualidade, 53% já haviam participado com outros consultores. Por causa da grande maioria serem novos na metodologia do PIQ, sua auto avaliação foi de 59 pontos. No final do treinamento, essa pontuação aumentou para 135 pontos, com quase 230% de eficácia de agregação de valor e conhecimento aos participantes.

Ainda a pesquisa contou com a avaliação geral da consultora, da estrutura local, tempo de duração e qualidade do material, sendo:

  • a avaliação da consultora o nível de satisfação foi de 95%, apontados de forma geral nos itens avaliados como clareza nas informações, conhecimentos práticos e teóricos, compartilhamento de experiência, métodos e técnicas utilizadas e qualidade nas respostas e perguntas dos participantes.
  • A estrutura foi bem avaliada com 98%.
  • Já a qualidade dos materiais impressos foi de 93% e o tempo de duração foi o menor avaliado, com 77%.
  • O nível geral de satisfação do treinamento finalizou com a média de 92%, acima da meta organizacional da Íntegra, que é de 90%.

Além dessas perguntas de práxis de treinamento, foram pesquisados outros itens importantes a saber:

  • 84% dos participantes afirmaram que o conhecimento adquirido é aplicável para o cartório; 6% disseram que um pouco aplicável; 3% que não é aplicável; 6% não responderam.
  • 97% dos participantes afirmaram que o conhecimento adquirido é muito importante e gera impacto e melhorias para o cartório; 3% não responderam.
  • 50% dos participantes afirmaram que o conhecimento adquirido é um muito difícil para implantar no cartório; 25% disseram que não é difícil; 22% que é difícil; 3% não responderam.
  • 47% dos participantes afirmaram não havia realizado as práticas de Gestão e Qualidade corretamente no cartório; 31% disseram que adotaram um pouco das práticas corretamente no cartório; 16% que adotam corretamente as práticas no cartório; 6% não responderam.

Talvez os ganhos maiores foram verdadeiramente retratados nos comentários, onde mais de 95% estavam saindo motivados, preparados para implantar o programa de Qualidade internamente.

O Programa Inspire Qualidade (PIQ) é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade, que adota normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19601 entre outras como guia de sua formação, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial. Mantém parceria ativa com a AnoregMT e o IEPTBMT, entidades de classe que oferecem subsídios para acesso de seus associados.

O PIQ também está alinhado com os propósitos da Anoreg BR e com o PQTA no objetivo de melhorar a eficiência dos processos, atendimento ao usuário e a imagem institucional dos cartórios no mercado.

Devido a esse alinhamento de objetivos, a pesquisa mostrou que 75% dos participantes irão participar do PQTA esse ano; 9% talvez participem; 6% não irá participar e 9% não responderam.

Portanto podemos concluir que o trabalho desenvolvido diretamente com os parceiros AnoregMT, IEPTBMT, EMNOR estão a cada ano, fortalecendo a classe no Estado, agregando valor a realidade dos cartórios associados, criando novas de atingir a sociedade com programas sociais como o Cartório Amigo, cursos, treinamentos e outras ações para a melhoria da Gestão e Qualidade das Serventias, sem precisar de altos investimentos para consultoria em PQTA, e ainda, é altamente sustentável e focada na economia colaborativa.

Thais Ribeiro é Especialista em Programas de Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Gestão de Pessoas. Contato: thais@inspirequalidade.com.br

Apresentações gráficas dos resultados


Gestão para Cartório: Como foi a visita que fiz em um Cartório no Japão

Compartilhei essa experiência com alguns amigos Titulares e eles disseram: Thais, é importante você compartilhar esse tipo de vivência com outros colegas. Isso é muito interesse!

Por eles, vou descrever minha experiência ao visitar um Cartório na cidade de Toyohashi no Japão, em março de 2019.

Primeiro tentei pesquisar sobre o cartório no google. Pelo idioma, tive muita dificuldade de encontrar qualquer coisa sobre isso. Em Toyohashi, a prefeitura possui um serviço de intérpretes para brasileiros. Foi lá meu ponto de partida!

Descobri lá, que a prefeitura é responsável por todas as atividades derivadas ao Registro Civil. O prédio é bem grande, muito bem preservado, estruturado e contém intérpretes em português para a utilização dos serviços públicos como pode ver acima.

No Japão, a hierarquia é seguida a risca e ninguém faz nada sem pedir autorização. É bem burocrática essa parte. A interprete pediu autorização e liberação da sua área para me acompanhar até a área do registro civil, para que eu pudesse fazer algumas perguntas e conhecer um pouco mais sobre a atividade.

Fui recepcionada pelos chefes do departamento, muito atenciosos e disponíveis para responder minhas perguntas. Me acolheram em uma sala de reunião, responderam meus questionamentos e até mesmo me entregaram modelos dos formulários que eles utilizam em seu processo.

A prefeitura tem passado por um processo de atendimento de qualidade nos últimos anos. Não é um programa, mas uma rotina de treinamentos durante o ano como atender telefone, atender estrangeiros, atendimento no balcão que faz realmente a diferença na prática.

Lá, me informaram que todo o Registro Civil é realizado pelas prefeituras conforme cada província e que recebem verba para operar a estrutura geral. Todos são funcionários públicos e alguns casos, podem contratar CLT. Os registros são gratuitos e alguns podem ser entregues em horas e outros como casamento, pode levar até uma semana para registro. Mas não existe prazo definido. É tudo sob demanda e seguem o protocolo de atendimento. Também é cadastrado as assinaturas de reconhecimento na prefeitura pelo Inkan, para realizar transações comerciais pelos cidadãos, para realizar posteriormente o reconhecimento de firmas e autenticações diretamente pela Receita Federal.

O Inkan não é um simples carimbo, pois está presente no cotidiano, desde receber cartas registradas, alugar um imóvel, abrir conta bancária, assinar um contrato de trabalho, solicitar um financiamento ou cartão de crédito, comprar um carro ou imóvel, entrar na escola ou faculdade, ser avalista, receber prêmio de seguradora ou herança, registrar nascimento de filho, casamento, divórcio. Todo documento oficial ou não, que utiliza uma assinatura no Ocidente, no Japão utilizará o carimbo pessoal, inkan. PS: Achei um site que possibilita criar uma imagem com os caracteres do nosso sobrenome. Se quiser brincar um pouco, basta acessar esse site.

Registro de imóveis e Registro de Títulos e Documentos é operado diretamente pelo Ministério da Justiça. O Cartório em si, pelo que entendi, opera as atividades do Tabelionato de Notas e algumas atividades de apoio ao Ministério da Justiça nos demais serviços.

Por causa do idioma, foi bem difícil conseguir essas simples informações. Agradeci e me despedi dos responsáveis que se disponibilizaram neste tempo para me dar toda a atenção possível. Me deixaram o contato do cartório da cidade, que era bem próximo ali, uns cinco quarteirões.

Na foto acima, esse é o balcão de atendimento do Registro Civil e outros tipo de documentos que são emitidos pela prefeitura como o RG do país. Poucas filas, rápido atendimento, bem sinalizado, balcão ilha de apoio a coleta de documentos, cartilhas explicativas dos serviços oferecidos, caixa bancário e outras conveniências para brasileiros que ali residem.

Ao visitar o Cartório da cidade, a estrutura é bem simples, bem pequena e conta com apenas 4 funcionários para atendimento. Fui com um intérprete e chegando lá fui surpreendida que deveria ser agendado horário para atendimento e não só isso, pegar a devida autorização da Anoreg inclusive das perguntas que o Titular deveria me responder, já que eu não era cidadã japonesa e qualquer informação mesmo que pública, deveria ser aprovada pela Anoreg.

O Titular ficou muito bravo com a minha presença. Eu não sei nada de japonês, mas a leitura corporal que fiz dele, parecia que queria chamar a polícia por eu ter descumprido uma regra do atendimento. Descumprir regras no Japão é ofensa, que pode gerar danos morais. Ser deportada seria talvez uma das decisões judiciais para um ato tão inocente que tinha feito neste dia. O titular sem menor paciência, já foi nos empurrando para fora do cartório.

Eu entrei em contato com a Anoreg em Tokyo por email, mas sem retorno. Os japoneses tem sua cultura própria, seguem padrões, respeitam hierarquias. Pode ser que o primeiro impacto seja negativo para quem não conheça a fundo sua filosofia, mas se entender todo o contexto cultural de padrões, processos e hierarquia que tanto se fala nos livros de Gestão de Qualidade, tenho a afirmar que eles cumprem devidamente o que é estabelecido para ser feito e da forma que deve ser feita, independente de quem quer que seja.

O Japão tem sua “marca registrada” de Qualidade devido aos padrões estabelecidos no Gerenciamento de Rotina. Um padrão quando adotado para ser modificado ele deve ser “testado e devidamente aprovado” que fornecerá resultados melhores do que o atual e esse caminho de testes e aprovações, seguem novas regras para aprovar o novo padrão.

Parece redundante, mas eles adotam processos para tudo e seguem a risca o que pode tornar talvez uma simples mudança e adaptação, como morosa e burocrática. Contudo a garantia da qualidade ou do zero defeito pode ser quase sempre atendida. Todas as variáveis são estudadas e testadas, organizadas e gerenciadas através da formalização dos processos, rotinas e tarefas estabelecidas para que haja o melhor resultado possível. Tudo o que se inicia, é finalizado dentro dos padrões. E não só isso, as pessoas são tão bem treinadas e educadas, que vivem esse padrão.

Claro que as estruturas dos padrões possuem melhores percepções nas atividades de produtos do que nas atividades de serviços. As fábricas possuem a tecnologia a seu favor, para eliminar qualquer tipo erro humano. Os processos principais de fabricação são conduzidos por robótica e apenas na estrutura de verificação e finalização dos processos que possuem operadores humanos. São rigorosos com metas e estabelecem metas tanto para a equipe quanto individuais. São rigorosos com a segurança no trabalho. Toda a gestão dos resultados é colocada em painel para acesso de todos os colaboradores através de indicadores. Técnicas de Kanban, Just in Time e Kaizen são as ferramentas padrões mais utilizadas. Como eu sei sobre isso? Minha prima e seu marido trabalham em fábricas e acompanhei na semana a rotina deles também quando estive por lá.

A minha experiência no Japão foi bem rápida e o pouco que tive contato com a cultura, levam tudo muito a sério, tornando algumas coisas inflexíveis e burocráticas. Inclusive sobre o idioma, é mito pensar que eles sabem inglês, pois não sabem! Talvez pelo fato histórico da 2ª Guerra Mundial. A dificuldade de comunicação aqui é muito grande, o que faz perceber que estão fechados para algumas ações de globalização, já que eu estava no interior e em uma cidade considerada grande e desenvolvida na província de Aichi. Eu senti que eles não gostam de turista também, aquela máxima que “visita incomoda as vezes o dono da casa, mudando toda a sua rotina”. O que me fez pensar assim foi quando precisei acionar o seguro para utilizar o sistema de saúde deles.

Quando acionei o seguro, levaram mais de 5h para me dar um retorno de hospital que poderia me atender e pior, apenas em japonês.  O hospital só atende das 8h ás 11h e o seguro não disponibilizava interpretes. Ainda assim, por saberem apenas japonês não conseguia ir ao hospital pois não conseguia chamar taxi. Lá não existe Uber ou apps para taxis.

Desisti de ir ao hospital. As chances de não me compreenderem e me medicarem errado era grande. Foquei em ações de medicina caseira, chá de gengibre, muita água e limpeza das vias nasais com água e sal, já que eu estava com a sinusite e rinite atacada. Nome popular: funcosho, devido a florada dos Sakuras, a polinização é bem forte por aqui e os turistas sofrem!

É uma experiência bem diferente. É um país fortemente ligado a sua cultura, diferenciado por isso. Uma experiência única. Por conta de tantos desatres naturais e histórias de calamidades, incluindo vulcões, tufões, inundações, terremotos e tsunamis, o Japão já aprendeu até demais da conta sobre a arte da reconstrução após a destruição. Nem me lembre da Segunda Guerra Mundial que deixou consequências terríveis, incluindo as duas bombas atômicas.

O Japão sempre consegue se recuperar e ficar ainda mais forte independente de sua crise ou obstáculo. Isso é consequência da sua cultura que valorizam o coletivo e trabalham duro em pró de todos e não só de um. Dizem que só quando um país vive uma crise que se pode conhecer o verdadeiro caráter do seu povo e o Japão já teve a chance de mostrar isso diversas vezes.

Isso porque, em um país sem crises é muito fácil dizer que o povo é paciente, compreensivo ou cooperativo. Mas é só uma crise ou tragédia acontecer para sentirmos na pele a dimensão exata que algumas palavras têm, como bondade, compaixão e solidariedade, palavras que muitas vezes enchemos a boca para dizer, mas que na verdade não sabemos seu verdadeiro valor e nem sua real proporção.

O pragmatismo, a persistência e o foco em atingir aquilo que é preciso, faz com que o cidadão japonês pareça frio, mas eles só estão focados naquilo que é preciso, no agora, com o mínimo de esforço preciso, seguindo o que deve ser seguido, para manter a paz e a ordem local, seja ela interna (dentro de cada um) ou externa (o que se pode ver com os olhos ao seu redor). E claro, a disciplina é inspiradora!

Corregedoria recomenda o Programa Inspire Qualidade para Cartórios

A Associação dos Notários e Registradores do Estado de Mato Grosso (Anoreg-MT) realizará nos dias 13 e 14 de abril a 3ª Edição do Programa Inspire Qualidade Total nos Serviços Notariais e Registrais (PIQ-MT) e a Corregedoria-Geral da Justiça recomenda que todas as serventias do Estado participem, inclusive tendo enviado ofício com essa finalidade.

     O treinamento terá início às 9h, na sede da Associação, em Cuiabá, e, objetivando reunir o maior número possível de serventias, os valores da inscrição estão divididos em três formas:

Categoria da serventia Valor serventia associada Valor serventia não associada
Serventias grandes (arrecadação de 20%) R$ 200,00 por pessoa R$ 300,00 por pessoa
Serventias médias (arrecadação de 17,5%) R$ 100,00 por pessoa R$ 200,00 por pessoa
Serventias pequenas R$ 50,00 por pessoa R$ 100,00 por pessoa
Serventias deficitárias R$ 25,00 por pessoa R$ 50,00 por pessoa

     Para atender a alguns pedidos das serventias que são interinas, a Associação protocolou requerimento na Corregedoria-Geral da Justiça do Estado de Mato Grosso solicitando que as despesas com o curso pudessem ser lançadas no Sistema Gestão Integrada dos Foros Extrajudiciais e Judicial (GIF).

     A capacitação será ministrada pela consultora Thais de Paula Ribeiro, um laboratório prático de aplicação das principais normativas ISO9001 e NBR15906, estabelecendo boas práticas para a implantação de um sistema de gestão da qualidade dentro de uma serventia. Após os encontros presenciais, ela ficará à disposição dos participantes do treinamento por um período de 30 dias, por intermédio de grupo no WhatsApp.

     Para fazer a inscrição, clique aqui.

Assessoria Anoreg

Fonte: http://anoregmt.org.br/portal/conteudo,15575,0,2,le,corregedoria-recomenda-que-serventias-participem-de-programa-de-qualidade.html

Gestão para Cartório: A deficiência na comunicação com o cliente

Ei você, que se interessou pelo tema. Preste bem atenção: este artigo pode conter críticas ao seu cartório. Então, se você não está preparado para conhecer certas verdades sobre a sua Gestão no cartório, recomendo que troque de página, de artigo, ou até mesmo de site. Depois não diga que eu não avisei!!!!

Desde 2013 venho observando e acompanhando a evolução da gestão dos cartórios no Estado e o movimento nacional pela busca pela Qualidade na prestação de serviços, através do Programa Inspire Qualidade e o PQTA.

Com o indicador de número de premiações e certificações aplicado pelas instituições para “medir” a evolução da melhoria da prestação de serviços nos cartórios, pode ser correto afirmar que sim, os cartórios têm melhorado a sua Qualidade.

Eu pergunto para você, prezado Titular, escrevente ou você mesmo que é um auxiliar do Cartório, você concorda com isso? Pare e pense: seu cartório realmente tem aplicado a Qualidade na prestação dos seus serviços?

Em plena Era do Conhecimento, ainda se confunde dados x informação x conhecimento e isso tem tudo a ver com o nível da prestação de serviços que você realiza dentro do seu cartório e eu vou lhe explicar o porquê disso:

Dados é produto de pesquisa, criação, coleta e descoberta. É o material bruto que encontramos ou criamos para construir nossas comunicações, ou seja, é resultado de investigação, cálculo ou pesquisa ou aquilo que caracteriza ou é típico de alguma coisa. Simplificando o entendimento mental: dado pode ser considerado a informação capaz de ser processada por um computador. Vou deixar alguns exemplos de dados aqui: “faço 50 atendimentos por dia em meu cartório”; “hoje entrou 10 escrituras para serem feitas no cartório”.

Informação tem a ver com aquilo que se comunica através dos dados. É o conteúdo da mensagem emitida ou recebida. Representa a transmissão de mensagens elaboradas pelo pensamento que revelam as relações e padrões (o contexto) entre os dados apresentados. Um dado se transforma em informação quando tem utilidade para uma tomada de decisão. É importante frisar que quanto maior a quantidade de informação na mensagem recebida, mais precisa ela é. Por exemplo: “o dia de maior movimento no cartório é entre segunda a quarta, das 9h a 15h30min”; “Das 10 escrituras, 5 estão incompletas com documentos faltantes”.

O conhecimento é o ato ou efeito de apreender intelectualmente, de perceber um fato ou uma verdade; cognição, percepção. É fato, estado ou condição de compreender; entendimento. É o entendimento obtido através da experiência, seja ela má ou boa, ser de tal modo relevante que mereça ser guardada para usos futuros, tornando-se uma forma de crença justificada. É o resultado de uma determinada experiência. Por exemplo: “O perfil dos clientes atendidos tem tido um aumento significativo por idosos, analfabetos e que residem na área rural ou longe do centro”. Deste modo, da mesma forma que as informações são constituídas de dados, o conhecimento é constituído de informações.

Uma informação comunicada de forma assertiva é aquela que foi bem recebida e entendida pelo cliente. O contrário disso, quando existe alguma falha ou algo de errado neste processo comunicativo, dizemos que houve uma barreira à comunicação. O resultado desse processo pode ser negativo, ineficaz e, por vezes, prejudicial a sustentabilidade do Cartório. Portanto, o significado da comunicação não é simplesmente aquilo que você pretende, mas também a resposta que se obtém.

Vamos refletir: O cliente entra em contato (seja ela presencial, via telefônica ou virtual) e solicita informações sobre a execução de um certo ato, como você sabe que o cliente realmente compreendeu tudo o que você disse? Se passou uns dias e ele entregou documento errado, ou faltante, ou com qualquer tipo de falha que seja, de quem é a culpa? E tem aqueles casos, que retornam várias vezes com novas falhas (pior aquelas mesmas falhas) e isso, compromete todo o prazo e a qualidade da prestação dos serviços. O efeito é dominó.

Vou te ajudar a entender o processo da comunicação humana. Qualquer tipo de dado, informação ou conhecimento ele é detido por um ou mais sentidos (audição, tato, visão, olfato, paladar). Por sua vez, esses elementos são processados, organizados e filtrados, direcionando a real mensagem transmitida para a mente da pessoa. Logo, existe uma representação interna gerada através do pensamento (aquilo que foi entendido pela pessoa), da fisiologia (movimento do corpo) e do estado (emoções e sentimentos) que irão devolver como resposta a mensagem obtida através de comportamentos e ações.

Como o cliente vai conseguir entender a mensagem passada por um conhecimento extremamente técnico-legal e conseguir entregar os dados e informações para realizar seu serviço no Cartório? Algumas dicas:

Entenda com quem você está falando – Como está pessoa está vestida? Qual o status social? Que tipo de vocabulário ela utiliza? Personalidade é mais ativa (forte) ou reativa? Entendendo com que você está falando, lhe fornece pistas de como você deve agir, se comportar e se posicionar perante a pessoa, os termos que devem ser utilizados, o nível de detalhamento das informações, a forma como deve ser o tratamento perante ao cliente (tonalidade de voz, volume, velocidade..). Jamais se esqueça de trata-lo sempre pelo nome (Sr. João).

Utilize sempre das palavras e frases que o seu cliente utiliza – use as palavras que ele usa ou/e que coloca ênfase, use também seus termos preferidos, mesmo que estejam errados, mas é o que interessa para seu interlocutor. É muito constrangedor quando um atendente corrige um cliente porque ele disse “usocampeão”.

Observe atentamente suas expressões faciais e corporais. A postura é que ele está confortável perto de você? Está nervoso, ofegante? Olha nos olhos? É importante entender a resposta corporal, para saber se a mensagem está sendo bem recebida pelo cliente. Aconselho espelhar os movimentos corporais do cliente para criar uma maior sincronia na conversa.

Peça ao cliente repetir com suas palavras tudo aquilo que você acabou de orientá-lo para garantir o real entendimento perante todas as informações que foram transmitidas por você. É sua responsabilidade garantir que ele entendeu completamente a mensagem. Lembre-se de anotar ou entregar sempre por escrito aquilo que foi acabado de ser explicado. Confiar apenas na memória ou apenas no entendimento do cliente é um outro grande erro dos atendentes do cartório.

Resumindo, crie diariamente a habilidade da empatia, ou seja, a capacidade de compreender o sentimento ou reação da outra pessoa imaginando-se na mesma situação dela, não é apenas ver do ponto de vista da pessoa, é também sentir a dor que a pessoa sente. Talvez essa seja a máxima e o maior desafio na área do atendimento de cartórios.

Não existe certo ou errado no atendimento. Existe aquilo que gera conexão humana dentro de todos os parâmetros legais para garantir a segurança jurídica dos atos praticados e isso que define a filosofia da Qualidade dentro de um Cartório, não papéis para serem mostrados na auditoria.

Lembre-se que esta informação, que foi interpretada, tomada como verdadeira e guardada em sua memória foi a única que se integrou a seu repertório e, enfim, tornou-se conhecimento, ou seja, uma informação memorizada, disponível para usos futuros, refletidas em comportamentos e ações que agora você está apto a desenvolver e gerar novas fontes de sabedoria e compartilhar os resultados obtidos com a mudança dentro do seu cartório.

Estou curiosa de saber o que achou deste artigo e entender mais o tipo de informação e conhecimento que deseja receber. Que tal ser empático e me enviar um e-mail sobre isso?

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