PARTE 1 – Por que é importante investir na equipe do Cartório?
Ainda existe uma grande resistência dos Titulares em desenvolver programas de Incentivo, Reconhecimento e Recompensas para seus colaboradores, ou porque não acreditam nas melhorias, ou porque já investiram e não acertaram em seus resultados ou porque não souberam aplicar a ferramenta corretamente na Gestão do Cartório.
Por este motivo, me motivei a escrever este artigo para poder ajudar a você a implantar ferramentas que possibilitem maiores resultados e melhores performances na equipe do seu Cartório, alinhados a condição de ganha-ganha e criar uma Gestão de Cartório com propósito e resultados.
É surpreendente os dados apontados por pesquisas profissionais e que você deve saber:
- 20% de profissionais são infelizes no trabalho;
- 58% dos colaboradores acham que reconhecimento é a melhor maneira de aumentar o engajamento;
- As pessoas da geração Millennial requerem reconhecimento imediato por suas conquistas;
- 69% dos empregados trabalhariam mais se sentissem que seus esforços estão sendo apreciados;
- Apenas 14% das organizações oferecem as ferramentas necessárias para reconhecimento e recompensa a seus gestores;
- Empresas com programa de reconhecimento de colaboradores eficazes em aumentar o engajamento têm 31% menos demissões voluntárias;
- 87% dos programas de reconhecimento focam em tempo de empresa;
- 50% dos empregados acreditam que receber agradecimento de seus gestores melhora o relacionamento e constrói confiança com seus superiores.
Ainda sobre experiência com o Programa de Incentivo, é importante ressaltar os seguintes itens:
- O dinheiro pode motivar temporariamente, mas não por longos períodos de tempo. Os colaboradores podem ser altamente motivados dois dias depois de receber um aumento, mas após sete semanas eles estão já se perguntando quando receberão seu próximo aumento.
- Uma vez ultrapassado um determinado limiar financeiro, o dinheiro sai da mesa e os colaboradores são motivados por outras coisas.
- As duas principais razões pelas quais os colaboradores vão para novos empregos são para um melhor salário e oportunidade de desenvolvimento de carreira.
- Compensação possui significados diferentes para cada pessoa. Um funcionário pode ser motivado por um aumento salarial, enquanto outro pode estar mais interessado em opções de ações (stock options), férias extras. Organizações inteligentes consideram todas essas preferências dos empregados durante a compensação.
- Escreva sobre o reconhecimento: o que a pessoa fez, porque foi tão importante e as ações que surtiram efeito positivo na organização. Ofereça o reconhecimento escrito à pessoa ou a seu gestor, dependendo da estrutura da empresa. Assim, garanta que isso esteja nos arquivos do funcionário, para que sua contribuição não se perca.
- Acompanhe a nota com um presente: placas gravadas, certificados, vale-presentes ou qualquer coisa que represente o estilo da companhia e reforce a importância do bom trabalho e sirva de lembrança sobre aquilo.
- Apresente o reconhecimento em público: fale sobre o trabalho reconhecido durante uma reunião, ou por e-mail. Isso é importante para que toda a equipe saiba qual tipo de trabalho é valorizado pela empresa e que quem se esforça recebe o reconhecimento devido.
- Reconhecimento do colaborador deveria focar em suas contribuições e esforços. Se fizeram um bom trabalho, avise-os na hora. Não é porque uma pessoa está lá sabe-se quanto tempo no cartório, independentemente do que trouxe de resultado, que ela merece reconhecimento.
- Se você esperar uma semana ou duas para reconhecer a conquista, seu colaborador pode já ter esquecido o que fez. Tempo é essencial quando se trata de demonstrar gratidão. Elogie o desempenho na hora do feito, em vez de mais tarde, pois essa pequena massagem no ego fará maravilhas pelo trabalho futuro daquele funcionário.
As campanhas de incentivo têm impacto direto sobre a motivação dos colaboradores, influenciando inclusive as práticas para atração e retenção de talentos. Aliás, um programa bem desenvolvido pode ser determinante para a contratação de novos profissionais, bem como para a manutenção das equipes de alto desempenho — mesmo diante do assédio do mercado. Com a campanha de incentivo possibilitando a conquista de prêmios especiais por meio da própria dedicação e competência dos colaboradores, é possível se destacar e, consequentemente, conquistar novas oportunidades de ascensão dentro da empresa.
O reconhecimento é outro pilar da campanha de incentivo, já que por meio dessas ações é possível identificar e prestigiar os profissionais mais comprometidos. De fato, esse sistema evidencia as qualidades e o potencial de cada membro da equipe, contribuindo também para a elaboração do plano de sucessão corporativo.
As recompensas complementam o tripé, reforçando os 2 outros itens (motivação e reconhecimento) por meio da retribuição pelo empenho e entusiasmo dos colaboradores. Assim é possível estabelecer uma relação de ganhos baseada na meritocracia, na transparência e na imparcialidade.
Bom, esta é a primeira parte da série de artigos “Por que é importante investir na equipe do Cartório?” e contará com mais duas partes: “Como implantar uma Política de Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório” e “Sugestões de premiações para Incentivo, Reconhecimento e recompensas em seu cartório”. Agendadas para as próximas semanas!
Agora que você consegue perceber a importância de investir na equipe do seu Cartório, deixe seu comentário e contribua com a minha motivação para contribuir ainda mais para ajudá-lo em suas necessidades da Gestão do Cartório.
Desde 2013 venho desenvolvendo uma metodologia para incluir conceitos de boas práticas de Gestão e Qualidade nos Cartórios. Essa metodologia é conhecida como o PIQ (Programa Inspire Qualidade) que já atendeu mais de 130 cartórios em todo o Estado do Mato grosso até hoje – além de outros cartórios em outros Estados – tornando a Gestão de Cartório mais simples, prática e com resultados significativos.
O PIQ é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartório de modo contínuo e sustentado, focado nos requisitos do Modelo de Excelência de Gestão (MEG) da Fundação Nacional da Qualidade. Esse programa adota também outras normas de referências mundiais como a ISO9001, ISO14001, ISO45001, ISO31001, ISO26001, ISO37001, ISO19600 entre outras, pois o objetivo do Programa é tornar o seu cartório uma verdadeira referência mundial.
Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Mestranda, Administradora, Hipnoterapeuta, escritora do Livro Boas Práticas de Gestão do PIQMT, criadora do Programa Inspire Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001 e Desenvolvimento Comportamental. Contato: thais@inspirequalidade.com.br
6 formas de treinar funcionários sem gastar muito
Empresas contam seus segredos de como manter uma equipe capacitada sem colocar a mão no bolso.
Em períodos de crise, os cortes de custos às vezes são inevitáveis, O que não dá para deixar de lado, porém, são aspectos essenciais para o bom funcionamento de um negócio. O treinamento dos funcionários é um deles.
“Apesar de ser importante para desenvolvimento de qualquer empresa, esse ponto nem sempre é tratado como prioridade”, afirma Cláudio Nasajon, fundador da Nasajon Sistemas e especialista em estratégia e inovação.
Uma pesquisa realizada pela publicação T&D Inteligência Corporativa revelou que os investimentos em treinamento no Brasil equivalem a 0,83% do faturamento das empresas ante 1,1% nos Estados Unidos.
Existem empresas especializadas em fazer a capacitação de equipes, mas Nasajon acredita que o ideal é que tudo seja feito internamente. E não é necessário gastar muito. Conheça seis maneiras de treinar funcionários de diversos níveis hierárquicos sem ter que colocar a mão no bolso ou com um orçamento apertado.
1. Dividir conhecimento
Escolher um funcionário –que possui conhecimentos específicos sobre um tema importante para a empresa – para dar uma palestra para os demais pode ser uma forma eficiente de treinar uma equipe. Outra opção é criar grupos de estudos com funcionários de diversos setores para se aprofundar em determinados assuntos.
É o que faz a Nasajon Sistemas, que vende softwares para pequenas e médias empresas. A cada três meses, os gestores são incentivados a ler um livro sobre um tema pertinente para o negócio. Depois da leitura, eles fazem uma apresentação sobre a obra ressaltando os pontos que podem ser aplicados no cotidiano dos funcionários. Para incentivar, são distribuídos pequenos prêmios para as melhores apresentações.
“É uma forma eficaz de todos se manterem atualizados sem que tenham que ler dezenas de livros por mês”, afirma Cláudio Nasajon, presidente e fundador da empresa.
2. Incentivar mentores
Outra forma de capacitar os funcionários é criar um programa de mentoria, em que os mais experientes ou capacitados da empresa ajudam os demais a se desenvolverem dentro das funções. Na DNA Natural, que comercializa lanches, sucos e outros alimentos saudáveis, essas pessoas são chamadas de multiplicadores. “São funcionários que se destacaram e, além de suas funções habituais, ajudam os demais a seguirem os procedimentos dentro das lojas franqueadas”, afirma Andréa Medina.
A DNA Natural tem 75 franquias espalhadas por todas as regiões do Brasil, por isso é um grande desafio manter a mesmo padrão em todas os pontos. “Os multiplicadores ajudam a manter a equipe motivada, ao mesmo tempo promovem uma reciclagem constante dos funcionários”, diz Andréa. “Além disso, ter uma pessoa atenta aos processos ajuda a reduzir os custos durante a operação.”
3. Mudar as funções
Organizar uma mudança de funções entre os funcionários é uma forma de capacitar sem gastar. Essa técnica, conhecida pelo termo em inglês job rotation, é bastante utilizada em programas de trainees. A ideia por trás desse rodízio é incentivar os funcionários a aprender tarefas diferentes e desenvolver novas habilidades.
Uma das empresas que realizam essa prática é a americana Dell, fabricante de computadores. Os funcionários se inscrevem no programa e ao serem selecionados são enviados para trabalhar num setor diferente durante sete meses. O salário e a carga horária são mantidos. Durante o período, eles conseguem ter uma visão mais ampla do negócio.
Outra empresa que emprega a rotação de funções é o McDonalds. Os funcionários das lanchonetes não ficam apenas numa tarefa, mas devem dominar diversas atividades: desde a limpeza dos banheiros até o atendimento dos clientes nos caixas.
4. Visitar outras empresas
Compartilhar informações e organizar visitas as empresas que atuam num segmento similar pode ser uma boa forma de capacitar uma equipe. Foi o que percebeu Adriana Auriemo, diretora da Nutty Bavarian, rede de franquias que vende doces à base de amêndoas. Ela sempre conversava sobre negócios com colegas que também administravam franquias.
“Adquiria muito conhecimento durante essas conversas e tive a ideia de levar parte da minha equipe para conhecer os processos dessas outras empresas”.
As visitas mais recentes foram na Mr. Beer, rede que vende cervejas artesanais, e nas Óticas Carol. “Além de realizar networking, aprendemos muito sobre como cadastrar e renovar os contratos com os franqueados”, afirma Adriana.
5. Criar cartilhas e cartazes
Uma das formas mais comuns de treinamento é por meio de cartilhas e cartazes. Apesar de ser uma medida simples, ela é bastante efetiva para treinamentos simples. Foi o que comprovou Rodrigo Cascelli, gerente de marketing da rede de lanchonete Big X- Picanha. Alguns meses atrás, quando os problemas de falta de água começaram em São Paulo, Castelli sentiu a necessidade de treinar os funcionários das 50 lojas a respeito das medidas que deveriam ser adotadas.
A empresa optou por criar uma campanha com cartazes e adesivos para alertar sobre novos processos, como remover o excesso de comida antes de lavar os pratos. Os cartazes foram colocados nas cozinhas e nas áreas dos funcionários. “Conseguimos economizar entre 8% e 12% por mês”, afirma Castelli.
6. Procurar cursos online e palestras gratuitas
Muitas empresas investem em atividades educacionais para complementar a formação de seus funcionários, mas pequenos e médios negócios nem sempre tem orçamento para isso.
Uma solução pode estar nos cursos online. Existem opções gratuitas e que têm bastante qualidade, como os disponibilizados pela Fundação Getulio Vargas (FGV). Existem também algumas opções baratas: o site de educação à distância Veduca, por exemplo, tem cursos de MBA de grandes universidades e que custam em média dez vezes menos.
Além disso, existem diversos seminários e palestras online que podem ajudar a complementar o treinamento dos funcionários.
Fonte: http://dcomercio.com.br/
