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Como criar o Plano Estratégico para 2020 em seu Cartório

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Faltam menos de 45 dias para 2020 e a boa prática de Gestão das organizações é iniciar o planejamento para o próximo ano.

Poucos Cartórios realizam a prática de Planejamento Anual de forma correta e que muitas vezes são esquecidos dentro de uma gaveta e/ou pasta. Acaba sendo um instrumento invisível e que muitos já ouviram falar, mas ninguém nunca viu.

Por isso, resolvi escrever essas dicas para que você possa iniciar seu Planejamento Anual de uma forma específica e orientada para a utilização durante todo o ano de 2020. Vamos lá?

0. Se você já tem essa prática, talvez não tenha muita novidade esse artigo para você, mas acredito que possa fornecer uma forma mais simples de pensar nesse novo Plano de 2020. Se é sua primeira vez, nesse artigo você tem toda a diretriz para fazer sozinho o seu Plano. Existe uma regra básica: envolva sua equipe na execução deste plano. Façam juntos, integre, torne esse Plano da Equipe e deixe livre para que todos se sintam como donos do Cartório. Só assim para você criar uma gestão compartilhada, responsável e focada em resultado.

Destaque o propósito do Cartório: onde vocês desejam chegar daqui no mínimo 10 anos. Como você e sua equipe se vê? Escreva seu propósito e direcione todo o Plano para ser norteado de acordo com esse propósito maior. Se você já tem definido, o momento é de verificar se ele continua válido.

1. Inicie o Plano por uma análise do ano ou da situação atual. É importante você analisar o ambiente interno e externo do seu Cartório, colher o máximo de informação possível para tomar decisões e projetar metas específicas e mensuráveis que retratem a sua realidade.

Faça uma lista de resolução do que já conseguiu cumprir em seu planejamento do ano. Se não conseguiu, insira o porquê e se ainda for importante, reprograme para o próximo ano.

Você pode utilizar a Matriz de Análise do Ambiente Interno, projetado através da análise dos pontos fortes, fracos, pontos de melhorias e riscos, como também a Matriz de Análise do Ambiente Externo, através da análise de cenário Político, Econômico, Socioambiental e Tecnológico. A Matriz FOFA (ou SWOT no inglês) é a mais utilizada que agrega os dois ambientes de forma mais simples: Fortalezas, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

Verifique também os resultados atuais de seus processos se já possuir indicadores estabelecidos. Os mais comuns utilizados nos Cartórios são: Índice de Produtividade; Índice de Cumprimento de Prazos; Índice de Qualidade (ou Retrabalho); Índice de Satisfação do Cliente; Índice de Satisfação do Clima Organizacional; Índice de Absenteísmo; Índice de Treinamentos; Índice de Qualidade de Fornecedores; Índice de Tempo de Espera e de Atendimento.

2. Priorize qual o tipo de problema ou demanda de gestão que você precisa resolver, conforme a Matriz GUT (Gravidade, urgência e Tendência). Segregue os temas nos quatro pilares da metodologia BSC (Balance Scorecard): Cliente e Sociedade, Processos Internos, Conhecimento e Aprendizagem e Finanças. Com essa segregação, é possível agora você analisar os riscos emergentes que se, você não tomar nenhuma ação, que tipo de consequências e prejuízos esses problemas podem trazer (ou já o traz) para dentro do seu Cartório. Esses considerados os fatores do sucesso.

3. Inicie agora o mapeamento dos Objetivos Estratégicos de acordo com os pilares do BSC. Responda: “O que quero atingir resolvendo esses riscos e problemas atuais em meu Cartório?” A resposta pode determinar de forma assertiva o real Objetivo que você e sua equipe podem atingir. Desenvolva os indicadores de resultado ou KPIs no inglês, para saber se você conseguiu atingir cada objetivo definido no final do ciclo.

4. Para cada indicador, de acordo com o objetivo definido, estabeleça as metas de acordo com a metodologia SMART (Específico, Mensurável, Atingível, Realizável e com Tempo definido). As metas podem ser definidas por trimestre, semestre ou anuais.

5. Estabeleça o Plano de Ação Estratégico, de acordo com os pilares do BSC. Lembre-se sobre a consciência com os custos e com a gestão do tempo interno. Atividades sem prioridade definida e tarefas insignificantes são altamente prejudiciais. Na rotina, surgem diversos gargalos de tempo que podem fazer com que o plano de Ação Estratégico seja catastrófico. Não esqueça de olhar para os principais vilões do tempo e como eles atingiram seu cartório em 2019: reuniões em excesso, atividades burocráticas (ou fora da meta), distrações constantes. Planeje-se para não repetir os mesmos erros em 2020.

Adote um timesheet, ou seja, saber o tempo investido por ação, projeto ou melhoria a ser realizada durante o ano. Adote também uma previsão dos custos e investimentos e controle-os durante o tempo da ação, para correlacionar o nível de acerto do planejado versus investido. Ah, defina uma responsável para cada ação.

É natural do plano de ação produzir outros pontos prioritários da gestão: ações para datas comemorativas, ações para projetos socioambientais (que podem ou não estar correlacionado com as datas comemorativas); necessidades de treinamentos; necessidade de contratação de prestadores de serviços; plano orçamentário ou o Budget direcionado ao responsável para executar aquela atividade e adote sempre a prestação de contas ou o famoso Accountability, para trazer transparência ao processo.

6. Dissemine o Plano. É hora de Desdobrar as Diretrizes para todos os colaboradores avaliarem as sugestões em suas rotinas e ter um tempo para ajustes demandadas pelos colaboradores auxiliares. Deixe o plano num painel de Gestão a Vista ou utilize ferramentas digitais para que todos tenham acesso a ele. Recomendo utilizar o Trello para controlar todo o plano de ação e evidenciar sua eficácia com a colaboração de todos os colaboradores.

Assim, você deixa de apagar incêndios, economiza, envolve outras pessoas e compartilha os desafios de seu cartório, caminha junto com um time fortalecido com uma visão de futuro clara e transparente para todos, motivando e conectando toda a equipe.

Esse Plano tem que se manter vivo durante todo o ano dentro do Cartório, pode ser reprogramado, reajustado, inserido novas ações, enfim tem que se fazer pertinente para o registro histórico da evolução da gestão da serventia.

Se você tiver dúvidas ou dificuldades, deixe seu comentário ou envie uma mensagem para que eu possa te ajudar melhor.

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Inspire Qualidade é um método de Incentivo, Treinamento e Educação para a Melhoria da Eficiência da Gestão de Cartórios, de forma contínua e sustentada. Foi desenvolvido em 2013 e atende Cartórios e organizações de todos os setores em todo o Brasil, criado e conduzido pela especialista Thais Ribeiro, Fundadora e Consultora da Íntegra Soluções Empresariais.

Thais Ribeiro é Especialista em Gestão e Qualidade. Atua há mais de 15 anos com Consultoria Organizacional, Certificação ISO9001, Análise e Desenvolvimento Comportamental. Mestranda, Administradora, Escritora, Palestrante e Criadora do Programa Inspire Qualidade. Empreteca. Psicohipnoterapeuta. Programadora Neurolinguística. Coaching. 
 Contato: thais@inspirequalidade.com.br

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